管理待辦事項

你可以在Google日歷（及Google郵箱）、Outlook、iCal及其他日程安排程序中創(chuàng)建任務(wù)列表。不過，組織管理待辦事項未必就是日歷程序的強(qiáng)項。因此，我選擇使用一個叫做“Things”（）的應(yīng)用程序，這個程序?qū)ｉT用來管理待辦事項。

Things是運(yùn)行在iPhone手機(jī)和Macs電腦上的應(yīng)用程序，可以很好地實(shí)現(xiàn)二者之間的任務(wù)同步。最重要的是，Things程序允許我通過多種方式組織管理自己的待辦事項。我可以維護(hù)多個待辦事項清單，可以按項目劃分任務(wù)類別，也可以為任務(wù)設(shè)置完成期限，或者只是將任務(wù)歸類到“某日完成”的類別中，每項任務(wù)都可以添加可搜索的標(biāo)簽。

我在前面曾經(jīng)提到，我總是//盡量使用已經(jīng)上手的工具//，因為這樣用于學(xué)習(xí)的時間最少。正是出于這個原因，我會在Gmail郵箱中給那些需要采取行動的電子郵件標(biāo)上星號，或者加上“待辦”的標(biāo)簽。但對其他待辦事項，我就需要使用一個功能更加強(qiáng)大的工具，以便自己能夠隨心所欲地使用各種功能。這個工具就是Things。

紅色=工作日程，藍(lán)色=娛樂日程

在Google日歷中維護(hù)多個日程表，似乎有些難度，感覺很容易搞混。不過，這件事其實(shí)要比你想的簡單得多。

首先，把某項日程安排從一個日程表拷貝到另一個日程表，這在Google日歷中是一件非常簡單的事情。創(chuàng)建一項新的安排時，你可以只將其指派在一個日程表中。不過在創(chuàng)建之后，可以打開該項日程，點(diǎn)擊Google日歷中下拉菜單項“更多操作”，然后選擇“重復(fù)活動”，在這里設(shè)定另一個日期。隨后點(diǎn)擊“保存”，即可完成復(fù)制。拷貝到每個日程表，都需要手動重復(fù)操作，不過整個過程僅需要幾秒鐘的時間。

此外，在Google日歷的視圖當(dāng)中，可以查看不同日程表中的所有日程安排，來源不同的每項日程都會用不同的顏色區(qū)分開來，因而我能判斷出這項安排屬于哪個日程表。例如，我在Google日歷中的工作安排是紅色的，而我和桑婭的共同日程用藍(lán)色表示，桑婭的日程安排用的是綠色。當(dāng)我在一個視圖中查看日程組合時，一眼就能看出哪一項是我的工作安排，哪一項是桑婭的工作安排，如此等等。只要點(diǎn)擊日程安排的名字，就能在組合日程視圖中進(jìn)行增加或刪除。

現(xiàn)在你可能會想：“既然所有信息都能顯示在一個很大的日程表中，除了能讓遛狗師查看起來略微簡單一點(diǎn)之外，設(shè)置多個單獨(dú)的日程表又有什么好處呢？”為了回答這個很好的問題，我可以提醒你回顧一下第七章闡述的主題。對我而言，從信息過濾的角度來看，跟特定人士共享特定日程安排是很有意義的事情。

譬如，我們的遛狗師無須知道我工作日程及社交安排的詳細(xì)情況?？墒?，如果我和桑婭只有一個內(nèi)容繁多的日程表，而我們的遛狗師也可以共享其中的所有信息，那她很快就會應(yīng)接不暇了。她無法從中迅速找到只跟自己有關(guān)的事項。因此，讓她接觸項目繁多的龐大日程表實(shí)在是會降低工作效率，結(jié)果就是欲速則不達(dá)。

我們只跟遛狗師共享與她有關(guān)的日程安排，實(shí)際上是為她過濾了我們的日程信息。這種做法有利于實(shí)現(xiàn)我們跟遛狗師共享日程安排的首要目標(biāo)：讓她輕輕松松地知道什么時候需要她提供服務(wù)。