電子郵件已經(jīng)變得如此不可或缺，你需要掌握正確的工具才能真正充分挖掘它的潛力。當(dāng)然，有很多電子郵件系統(tǒng)可以幫助我們與他人進(jìn)行電子化聯(lián)系，僅舉數(shù)例：Gmail、Microsoft Outlook、Lotus Notes、Thunderbird、MSN Hotmail以及Yahoo! Mail。

最好的電子郵件系統(tǒng)是能讓我對(duì)多年來積累的信息進(jìn)行快速排序和查找的系統(tǒng)。通過任何一臺(tái)電腦或者聯(lián)網(wǎng)手機(jī)都能訪問這樣的郵件系統(tǒng)。最好的電子郵件系統(tǒng)易于使用，有巨大的免費(fèi)存儲(chǔ)空間，因而從來不必為了給新郵件騰空間而刪除舊郵件。最好的電子郵件系統(tǒng)過濾垃圾郵件的性能很優(yōu)越。

這就是Gmail。

Gmail（）是我用得最多的腳手架。（只要有一個(gè)免費(fèi)的Google賬戶，就能使用Gmail及其他任何Google產(chǎn)品。）在某種程度上說，我使用Gmail的方式跟其他任何人都一樣：發(fā)送和接收電子郵件。不過，很多人沒有認(rèn)識(shí)到的是，Gmail能做的事情還有很多。例如，我還使用Gmail作為待辦事項(xiàng)列表和內(nèi)容管理系統(tǒng)。我在Gmail上創(chuàng)建特定類型的備忘郵件，也在上面組織管理自己的某些電子文檔。由于Gmail使用Google搜索工具，因而我也用Gmail存放某些電子文件。我將在本章中詳細(xì)說明這些做法。

有句話我要順便說在前頭：如果你因?yàn)樵诠ぷ髦袌?jiān)持使用Outlook而有意跳過本章內(nèi)容，我還是請(qǐng)你耐心看完。首先，如果你在公司上班，把公司郵箱用于私人通信可不是一個(gè)好主意。你的確應(yīng)該有自己獨(dú)立的私人電子郵件賬戶，Gmail就是最好的選擇。希望你很快就會(huì)明白這一點(diǎn)。

此外，如果你被解雇了（但愿不會(huì)如此），公司可能會(huì)在毫無察覺的情況下，鎖閉你原來使用的電子郵箱，這可意味著你將無法獲取那些私人郵件。因此，要把自己的私人郵箱跟公司郵箱分離開來，使之成為你自己越來越大的信息倉庫的組成部分。

Gmail還是一個(gè)性能卓越的聚合器，其聚合服務(wù)使用極其簡便，不會(huì)造成任何麻煩。假定你選擇美國電報(bào)電話公司（AT&T）的家用DSL上網(wǎng)業(yè)務(wù)，因而一直使用該公司的Yahoo!郵件服務(wù)作為私人電子郵箱，那你可以設(shè)置Gmail郵箱選項(xiàng)，使其自動(dòng)接收來自AT&T Yahoo!郵箱（也可以是你所使用的其他任何電子郵件賬戶）的郵件，這樣你就可以在一個(gè)郵箱中接收所有郵件了。在你通過Gmail郵箱回復(fù)來自AT&T Yahoo!郵箱的郵件時(shí)，如果選擇Gmail會(huì)在該郵件的“來自”框中自動(dòng)填上AT&T Yahoo!郵箱地址。這樣一來，收件人就不會(huì)看到你是用Gmail郵箱回復(fù)郵件了，從而避免給他們?cè)斐苫靵y，也不會(huì)給自己添麻煩（比如向你姑媽解釋為什么沒把新郵箱告訴她）。我會(huì)在本章后續(xù)部分解釋如何使用Gmail的這一特色功能。

把所有郵件集中放置在一個(gè)地方（Gmail），能幫助你更好地實(shí)現(xiàn)有序組織。首先，你可以快速而又便捷地查找不同郵箱里的所有郵件。這樣一來，你就更有可能找到某封特定郵件。其次，把所有郵件放在Gmail中，可以充分發(fā)揮其巨大存儲(chǔ)空間的好處，從而永久保存所有電子郵件。

意料之外的重大創(chuàng)新

Google公司這樣一個(gè)以提供搜索引擎為唯一核心服務(wù)（起碼一開始是這樣）的公司為什么會(huì)首先開發(fā)一套電子郵件系統(tǒng)呢？你可能會(huì)對(duì)這個(gè)問題感到好奇。這個(gè)問題的答案跟搜索有關(guān)，這聽起來不會(huì)讓你驚訝吧。