資料。

人們所說的“云”到底是什么？

除了天上飄著的朵朵白云，人們所說的“云”的確切含義是什么呢？

“云”和“云計算”這兩個術(shù)語，盡管開始流行的時間還不長，但是工程師們已經(jīng)在圖表當(dāng)中使用很多年了。起初，制圖者用“云”來表示一個自己不了解其內(nèi)部工作機(jī)理的網(wǎng)絡(luò)，或者表示一個跟主題內(nèi)容沒有多少關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)。隨著時間的推移，“云”成了互聯(lián)網(wǎng)的別名，而且這個名字一路流傳開來。

在今天“云計算”通常是指通過互聯(lián)網(wǎng)實時發(fā)布的大量信息服務(wù)和軟件工具，諸如電子郵件、電子日歷、網(wǎng)絡(luò)交流、文件備份、資料共享、同步更新之類服務(wù)都屬于云計算的范疇。人們不必把信息存放在個人計算機(jī)的固定硬盤或移動磁盤上，而是可以利用上述服務(wù)，在互聯(lián)網(wǎng)（“云”）上存放所有信息。這就意味著你可以在任何一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)或其他設(shè)備（比如裝有網(wǎng)頁瀏覽器的手機(jī)）上訪問和使用自己的信息與文檔。你的信息放在一個地方，你可以通過多種方式獲取它，而且在自己計算機(jī)的硬盤損壞或感染病毒的時候，你也不用擔(dān)心自己的數(shù)據(jù)會丟失。

只要能運行網(wǎng)頁瀏覽器，能上網(wǎng)，你就可以使用絕大部分云服務(wù)。在這些服務(wù)當(dāng)中，我覺得對組織管理而言極其有用的是Google公司的免費Gmail服務(wù)和蘋果公司的MobileMe服務(wù)（第九章將繼續(xù)討論這兩種服務(wù)）。

當(dāng)然，并非人人都是云計算的推崇者。讓個人的私密信息在茫茫蒼穹中飄蕩，很多人可不喜歡這樣的主意。有些人擔(dān)心別人掌握了你的個人資料，你就會在一定程度上失去對那些資料的控制。另外，還有些人擔(dān)心的是安全問題。自己在網(wǎng)上收發(fā)郵件、購買物品，所有這些網(wǎng)上活動都會受到廠商的監(jiān)控和跟蹤，有些人對此憤憤不平。不過，在我看來，云計算的確是利大于弊，個中原因你很快就可以看到。

舉例來說，公司出臺了新的差旅規(guī)定，你在自己的信箱中收到了公司投遞的新規(guī)定備忘錄。等你下次出差時，你就可以參照這些新規(guī)定執(zhí)行，以便正確填寫報銷單據(jù)，盡早支領(lǐng)差旅費?？墒?，如果下次出差是幾個月之后的事，你會怎么辦呢？在此期間，你該怎樣歸檔這份跨部門的備忘錄呢？

在這個問題上，我們大部分人的做法可能會如出一轍。你極有可能會把差旅規(guī)定備忘錄裝進(jìn)一個文件夾，貼上寫有“報銷程序”之類字樣的標(biāo)簽，然后把這個文件夾放進(jìn)專門存放財務(wù)資料的抽屜中?？墒牵阍趺从浀眠@個抽屜就是存放差旅規(guī)定備忘錄的地方呢？

或許你決定把這份備忘錄放在人力資源部門配發(fā)的專門文件夾中，這個文件夾里放的全都是公司的規(guī)章制度文件。即便如此，還是會有同樣的問題：以后你能記得自己把備忘錄放在這個文件夾里了嗎？

也許你會未雨綢繆，以防忘記把備忘錄放在什么地方，而把這個文件復(fù)印三份。一份放在“財務(wù)資料”抽屜中，另一份放在人力資源專用文件夾中，第三份放在一個新文件夾里，有關(guān)下次出差的全部資料都將放在這里。盡管需要執(zhí)行三次文檔歸類任務(wù)，而且也會加劇森林砍伐，不過這種策略可能還是行之有效的。

時至今日，你更有可能以電子郵件的形式收到公司發(fā)送的差旅規(guī)定備忘錄。妙極了！你可以把文件歸檔的事忘到腦后，就讓郵件存在電子郵箱里好了。當(dāng)然，收件箱到頭來也會像文件柜一樣雜亂無章，難以翻檢。什么東西放在哪里，你覺得毫無頭緒，況且也不可能在顯示屏上看到所有信息。但是，紙質(zhì)文檔和電子文檔之間存在一個根本性的差異。在電子郵箱中，你要尋找某些內(nèi)容的時候，不需要知道到哪里去找，這是計算機(jī)搜索功能大顯身手的地方。需要獲取備忘錄中有關(guān)信息的時候，只要鍵入幾個關(guān)鍵詞在文檔中搜索一下即可。

由此引出了我關(guān)于有序組織的第十二條原理，這一原理對我們現(xiàn)在需要的新組織模式至關(guān)重要：//不要給信息歸檔，用的時候去搜索就行了。//

這是搜索功能的美妙之處。無論把電子郵件放在哪個文件夾，都沒有關(guān)系。事實上，我認(rèn)為你根本就沒有必要把電子郵件放進(jìn)文件夾，只要有幾個大類文件夾就可以把你的所有計算機(jī)文件歸置好。計算機(jī)搜索功能會幫你找到自己需要的相關(guān)文件，而所用的搜索時間大概還不及你把椅子轉(zhuǎn)向文件柜的時間長。即使以前收到的備忘錄不是電子郵件，你也可以把它掃描下來，以電子文件的形式存放在自己的計算機(jī)或互聯(lián)網(wǎng)上，等到需要的時候，就可以去搜索這些信息。

換句話說，搜索是我們在信息時代生存發(fā)展的必需技能。搜索是新式組織管理的基礎(chǔ)。下一章會告訴你如何進(jìn)行更迅速、更精準(zhǔn)的搜索，從而讓你不必未卜先知，總能在需要的時候搜索到想要的內(nèi)容（這也會把因浪費紙張而造成的森林砍伐的風(fēng)險降到最小）。

你一定要知道的

每個人的組織模式不是一模一樣的。“同一套組織方法放之四海而皆準(zhǔn)”的觀念源遠(yuǎn)流長，這種組織方法沒有考慮我們的個體差異、個體經(jīng)驗、個體制約和個體弱點。

鑒于過去幾年間出現(xiàn)的種種技術(shù)進(jìn)步，以往那些舊的組織規(guī)則已經(jīng)過時了，再也無法滿足我們今天的需要了。

我們今天需要的是一種全新的有序組織方法，這種方法能夠辨別我們的個體差異，考慮我們自身的制約和弱點，充分利用無所不在的可能技術(shù)。這種新式組織方法甚至賦予我們脫離組織的自由。

搜索功能是新式組織管理的基礎(chǔ)。我們不必在文件歸檔方面耗費時間和精力，也用不著為了找到重要信息而勞神費力。我們要做的所有工作就是搜索。