商務(wù)函件的禮儀

在頻繁的商務(wù)往來中，函件起到了很大的作用，是企業(yè)與企業(yè)之間溝通的橋梁。

1.函件的書寫禮儀

(1)稱呼要準(zhǔn)確，要有禮貌。在商務(wù)函件中，準(zhǔn)確和禮貌的稱呼是對(duì)收件人的尊重，也會(huì)受到收件人的認(rèn)可。

(2)問候要真誠。函件開頭之后的應(yīng)酬語(承啟語)起著開場白的作用。無論是經(jīng)常通信者還是素昧平生者，信的開頭應(yīng)有問候語。向?qū)Ψ絾柡蛞宦暎潜夭豢缮俚亩Y儀。問候語可長可短，即使短到“您好”兩字，也體現(xiàn)出寫信人的一片真誠。

(3)結(jié)束語不可少。正文最后一行下空兩行處寫結(jié)束語。

2.函件的收發(fā)禮儀

收、發(fā)各種函件也需要掌握一些禮儀技巧。技巧運(yùn)用得當(dāng)，會(huì)產(chǎn)生積極效果，否則，將無法達(dá)到預(yù)期目的，從而違背了收、發(fā)函件的初衷。

收、發(fā)各種函件應(yīng)該掌握哪些禮儀呢?不妨參考如下幾個(gè)方面。

(1)邀請(qǐng)函。

第一，邀請(qǐng)函的內(nèi)容包括：會(huì)議舉辦的宗旨、時(shí)間、地點(diǎn)、被邀請(qǐng)者的姓名和職稱。注意：邀請(qǐng)函中被邀者的姓名、職稱一定要書寫工整。

第二，由于被邀請(qǐng)者的身份不同，邀請(qǐng)函發(fā)送方式也要相應(yīng)變化。如果被邀者的身份、地位較高，則應(yīng)由專人派送；如果是一般身份的賓客則可通過郵寄、發(fā)電子郵件的方式送達(dá)。值得注意的是，郵寄發(fā)送邀請(qǐng)函裝封時(shí)，正面要朝上，郵票要貼正。

第三，邀請(qǐng)函的發(fā)送時(shí)間，一般提前一個(gè)星期；記者招待會(huì)的邀請(qǐng)函大多提前五天發(fā)送。

(2)答復(fù)函。

收到邀請(qǐng)函后，不論出席還是不出席，都必須盡快給邀請(qǐng)者一個(gè)答復(fù)，答復(fù)函的書寫格式與邀請(qǐng)函大致相同，圈選出席或不出席，并在空白處寫上祝賀的話語，及時(shí)寄出。如果不能出席，還應(yīng)另備信函說明缺席理由，并真誠地請(qǐng)對(duì)方諒解，此信函與答復(fù)函一并寄出。如有必要還應(yīng)給對(duì)方打電話，再次說明缺席理由，并向?qū)Ψ降难?qǐng)表示由衷的感謝。

(3)謝函。

日常生活中，謝函很少使用。一般情況下，人們收到禮品或應(yīng)邀參加宴會(huì)時(shí)，都以電話致謝。當(dāng)然，也有以信函的方式表達(dá)謝意的，這時(shí)對(duì)信函中的用字遣詞一定要慎重，因?yàn)檫@很可能是主人收到的唯一一封謝函，為表誠意，馬虎不得。

邀請(qǐng)函、答復(fù)函和謝函的書寫和發(fā)送是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，書寫應(yīng)以“工整、得體、簡明”為原則，發(fā)送要以及時(shí)為條件，千萬不能有絲毫怠慢，使邀請(qǐng)函、答復(fù)函和謝函失去原有的功效。

3.信箋(信紙)的禮儀

信箋在商業(yè)交往中起到了很大的作用，商業(yè)信箋也代表著企業(yè)的形象，所以在使用函件的過程中，也要注意信箋的禮儀。

(1)在訂購企業(yè)信箋的時(shí)候，將企業(yè)的電話號(hào)碼和傳真號(hào)碼寫在信箋的首行空白處，這樣收件人就能很容易與企業(yè)聯(lián)系，這給收件人帶來了很大的便利。

(2)信箋上的字體要夠大，也不是越大越好，以對(duì)方能夠看清字體為最佳。

(3)信箋的內(nèi)容寫好以后，要把信箋折疊整齊，再裝進(jìn)信封里。

(4)如果企業(yè)的電話或者地址發(fā)生變化，要及時(shí)訂購新的信箋，此時(shí)如果還使用舊的信箋會(huì)給企業(yè)和商業(yè)伙伴帶來麻煩。

(5)信箋表面要保持整潔，臟兮兮的信箋會(huì)讓企業(yè)的形象大打折扣，同時(shí)在使用信封的時(shí)候，記得要把信封完全封好，這樣才不會(huì)破壞信箋的美感。

商品展覽會(huì)參展單位的禮儀

展覽會(huì)主要是有關(guān)方面為了介紹本單位的業(yè)績，展示本單位的成果，推銷本單位的產(chǎn)品、技術(shù)或?qū)＠约嘘惲袑?shí)物、模型、文字、圖表、影像資料等供人參觀了解的一種形式，是一種宣傳性的聚會(huì)。有時(shí)，人們也將其簡稱為展覽，或稱之為展示、展示會(huì)。

展覽會(huì)禮儀通常是指商界單位在組織、參加展覽會(huì)時(shí)，所應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)范與慣例。

參展單位在正式參加展覽會(huì)時(shí)，必須要求自己的全部派出人員齊心協(xié)力、同心同德，為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個(gè)主要方面，參展單位尤其要予以特別的重視。以下分別對(duì)其作簡要的介紹。