商務(wù)函件的禮儀
在頻繁的商務(wù)往來中,函件起到了很大的作用,是企業(yè)與企業(yè)之間溝通的橋梁。
1.函件的書寫禮儀
(1)稱呼要準(zhǔn)確,要有禮貌。在商務(wù)函件中,準(zhǔn)確和禮貌的稱呼是對收件人的尊重,也會受到收件人的認(rèn)可。
(2)問候要真誠。函件開頭之后的應(yīng)酬語(承啟語)起著開場白的作用。無論是經(jīng)常通信者還是素昧平生者,信的開頭應(yīng)有問候語。向?qū)Ψ絾柡蛞宦?,是必不可少的禮儀。問候語可長可短,即使短到“您好”兩字,也體現(xiàn)出寫信人的一片真誠。
(3)結(jié)束語不可少。正文最后一行下空兩行處寫結(jié)束語。
2.函件的收發(fā)禮儀
收、發(fā)各種函件也需要掌握一些禮儀技巧。技巧運(yùn)用得當(dāng),會產(chǎn)生積極效果,否則,將無法達(dá)到預(yù)期目的,從而違背了收、發(fā)函件的初衷。
收、發(fā)各種函件應(yīng)該掌握哪些禮儀呢?不妨參考如下幾個方面。
(1)邀請函。
第一,邀請函的內(nèi)容包括:會議舉辦的宗旨、時間、地點(diǎn)、被邀請者的姓名和職稱。注意:邀請函中被邀者的姓名、職稱一定要書寫工整。
第二,由于被邀請者的身份不同,邀請函發(fā)送方式也要相應(yīng)變化。如果被邀者的身份、地位較高,則應(yīng)由專人派送;如果是一般身份的賓客則可通過郵寄、發(fā)電子郵件的方式送達(dá)。值得注意的是,郵寄發(fā)送邀請函裝封時,正面要朝上,郵票要貼正。
第三,邀請函的發(fā)送時間,一般提前一個星期;記者招待會的邀請函大多提前五天發(fā)送。
(2)答復(fù)函。
收到邀請函后,不論出席還是不出席,都必須盡快給邀請者一個答復(fù),答復(fù)函的書寫格式與邀請函大致相同,圈選出席或不出席,并在空白處寫上祝賀的話語,及時寄出。如果不能出席,還應(yīng)另備信函說明缺席理由,并真誠地請對方諒解,此信函與答復(fù)函一并寄出。如有必要還應(yīng)給對方打電話,再次說明缺席理由,并向?qū)Ψ降难埍硎居芍缘母兄x。
(3)謝函。
日常生活中,謝函很少使用。一般情況下,人們收到禮品或應(yīng)邀參加宴會時,都以電話致謝。當(dāng)然,也有以信函的方式表達(dá)謝意的,這時對信函中的用字遣詞一定要慎重,因?yàn)檫@很可能是主人收到的唯一一封謝函,為表誠意,馬虎不得。
邀請函、答復(fù)函和謝函的書寫和發(fā)送是一項十分嚴(yán)肅的工作,書寫應(yīng)以“工整、得體、簡明”為原則,發(fā)送要以及時為條件,千萬不能有絲毫怠慢,使邀請函、答復(fù)函和謝函失去原有的功效。
3.信箋(信紙)的禮儀
信箋在商業(yè)交往中起到了很大的作用,商業(yè)信箋也代表著企業(yè)的形象,所以在使用函件的過程中,也要注意信箋的禮儀。
(1)在訂購企業(yè)信箋的時候,將企業(yè)的電話號碼和傳真號碼寫在信箋的首行空白處,這樣收件人就能很容易與企業(yè)聯(lián)系,這給收件人帶來了很大的便利。
(2)信箋上的字體要夠大,也不是越大越好,以對方能夠看清字體為最佳。
(3)信箋的內(nèi)容寫好以后,要把信箋折疊整齊,再裝進(jìn)信封里。
(4)如果企業(yè)的電話或者地址發(fā)生變化,要及時訂購新的信箋,此時如果還使用舊的信箋會給企業(yè)和商業(yè)伙伴帶來麻煩。
(5)信箋表面要保持整潔,臟兮兮的信箋會讓企業(yè)的形象大打折扣,同時在使用信封的時候,記得要把信封完全封好,這樣才不會破壞信箋的美感。
商品展覽會參展單位的禮儀
展覽會主要是有關(guān)方面為了介紹本單位的業(yè)績,展示本單位的成果,推銷本單位的產(chǎn)品、技術(shù)或?qū)@约嘘惲袑?shí)物、模型、文字、圖表、影像資料等供人參觀了解的一種形式,是一種宣傳性的聚會。有時,人們也將其簡稱為展覽,或稱之為展示、展示會。
展覽會禮儀通常是指商界單位在組織、參加展覽會時,所應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)范與慣例。
參展單位在正式參加展覽會時,必須要求自己的全部派出人員齊心協(xié)力、同心同德,為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方面,參展單位尤其要予以特別的重視。以下分別對其作簡要的介紹。