商務交接儀式的禮儀

交接儀式一般是指施工單位依照合同的約定將已經(jīng)建設、安裝完成的工程項目或大型設備，經(jīng)有關部門驗收合格后正式移交給使用單位之時，所專門舉行的慶祝典禮。交接的禮儀，也就是在舉行交接儀式時所需遵守的有關規(guī)范，具體包括以下三個方面。

1．交接儀式的準備

成功的交接儀式需要做很多準備工作，其中有三方面的工作必不可少，即來賓的邀約、交接儀式現(xiàn)場的布置、儀式用品的預備。

(1)來賓的邀請。

在交接儀式上，來賓的邀請通常由施工單位負責邀請，對于具體的邀請名單，可以同工程的接收單位協(xié)商。一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然是越多越好。如果參加者太少，難免會使儀式顯得冷冷清清。但是，在確定參加儀式的總人數(shù)時，必須考慮場地條件與接待能力。如果參加儀式的人數(shù)超過接待能力，就會適得其反。

按照慣例，交接儀式的出席人員應當包括以下人員：接收單位的有關領導、施工單位的有關領導、政府主管部門的有關領導、工程協(xié)作單位的有關人士和新聞界記者，等等。在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關人員之外，對于其他所有的人員，均應提前送達或寄達正式的書面邀請，以示對對方的尊重之意。

政府主管部門和媒體記者對企業(yè)的發(fā)展起到了很大的作用，所以，對這些人更要注意相關的禮儀。在邀請政府主管部門領導的時候，要表現(xiàn)得心誠意切，努力爭取。在交接儀式上，施工單位和接收單位可以與政府主管部門的領導相互溝通和了解，進一步加深與政府的關系。另外，主辦方也要盡可能地多邀請新聞記者參加交接儀式，在儀式的當天，還要為他們盡可能地提供便利。如果還要邀請海外的媒體人員參加交接儀式，則必須認真遵守有關的外事規(guī)則與外事紀律，事先履行必要的報批手續(xù)，以減少不必要的麻煩。

(2)布置舉行交接儀式的現(xiàn)場。

在選擇交接儀式的現(xiàn)場時，施工單位可以和接收單位協(xié)商，根據(jù)具體情況選擇適宜的地址。根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經(jīng)建設、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現(xiàn)場。有時，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所，如賓館等。

如果把交接儀式的現(xiàn)場選擇在即將交付使用的工程所在地，那么出席交接儀式的人員能夠身臨其境，對工程項目也會有直觀的了解，新聞記者也更加容易開展工作，對工程的宣傳工作就會更加容易一些。但是如果工程在荒郊野外，那么在工程現(xiàn)場舉行交接儀式就有一些不合時宜，政府的有關領導和新聞記者很難到齊，不利于交接儀式的進行。

如果把交接儀式的現(xiàn)場選擇在施工單位，那么儀式現(xiàn)場的布置也就十分容易了，而且也免去了繁雜的接待工作。如果工程在荒郊野外或者工程現(xiàn)場暫時不宜請外人參觀，那么，在施工單位舉行交接儀式是比較好的選擇。此時，接收單位要協(xié)助施工單位做好準備工作。

如果以上兩個地點都不合時宜，那么，就只好在賓館或者酒店舉行交接儀式了。在賓館的禮堂或者多功能廳舉行交接儀式，可以節(jié)省很多的布置工作，而且環(huán)境舒適，提升交接儀式的檔次，有關人員更樂于前往參加儀式。不過，在賓館舉行交接儀式，成本花費較大。

主辦方在選擇和布置場地時，要具體情況具體分析，選擇最好的舉辦地點，為交接儀式的成功舉行奠定基礎。

(3)儀式上所需物品的準備。

在交接儀式上所需要的物品，應由施工單位進行準備。在交接儀式上最重要的物品就是交接的象征之物。一般包括政府有關部門的驗收文件和交接物品的明細表。驗收文件是政府有關部門對工程進行檢驗以后，證明工程可以交付使用的法律文件。如果交接的是酒店或賓館，那么在交接儀式上還會準備一把鑰匙，交給接收單位，鑰匙具有象征意義，因此，即使有多把鑰匙，也只要準備一把即可。

在交接儀式的現(xiàn)場，需要有一個主席臺。在主席臺上，應該懸掛一個巨型橫幅，橫幅最好是噴繪的，顏色以紅色為最佳，上面最好以工程作為背景，還要在橫幅上寫上交接儀式的名稱，如“某工程交接儀式”，名稱下面要寫上主辦方和日期。在主席臺上也要鋪上紅色的地毯，根據(jù)嘉賓的人數(shù)擺放一定數(shù)量的桌椅。除此之外，主辦交接儀式的單位，還需要為交接儀式的現(xiàn)場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，在舉行交接儀式的現(xiàn)場四周，尤其是在正門入口之處、干道兩側、交接物四周，可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環(huán)境。