如果能將自己目標(biāo)的內(nèi)容明確清晰地寫出來，你就能了解到目標(biāo)的全貌，以及手頭要做的事的相互比重差異。一般公司將從事的工作內(nèi)容明確地寫在紙上稱之為“工作報(bào)表”。你也可以借鑒過來，只要是自己該做的事，如果事先都能寫出一份與工作報(bào)表相類似的“清單”，這對(duì)于你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)將產(chǎn)生各種預(yù)想不到的好處。

依據(jù)這個(gè)“清單”，你可以清楚地了解該給自己安排什么，或者你要求的是取得什么樣的成效等。在許多場(chǎng)合中，你每天到底該做些什么事只有你自己最清楚。但就怕其中也包括了許多徒然浪費(fèi)時(shí)間而不重要的事。

因此，選擇第一件該處理事情的能力就顯得十分重要。然后，從各種不同性質(zhì)的工作中，擬訂優(yōu)先順序努力實(shí)行。如果能經(jīng)常把第一優(yōu)先處理的工作視為當(dāng)務(wù)之急，那么我們便不會(huì)為毫無效率或停滯不前而感到困頓了，也不會(huì)再為那些毫無結(jié)果的努力徒然消耗寶貴的時(shí)間和體力。

你要記住一點(diǎn)，手邊的事情并不一定就具有第一優(yōu)先處理的重要性。離預(yù)期完成時(shí)間越近的工作，也許是很迫切需要完成的工作，但若從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來看可能就沒那么重要了。因此，培養(yǎng)適當(dāng)而正確的判斷及實(shí)際上能使作業(yè)順利展開的習(xí)慣，定可將你的行動(dòng)效率立刻增加數(shù)倍。

事先做好工作清單的準(zhǔn)備工作，不僅能幫助你認(rèn)清必須完成的工作，也可用以檢查必須完成的工作是否有拖延現(xiàn)象。更重要的是，工作清單是一個(gè)判斷哪項(xiàng)工作是重點(diǎn)、應(yīng)該首先完成的有力工具。即便是一般的日常生活，也可利用相同的方法。

如果不善加利用這個(gè)技巧，將會(huì)失去全盤事物的重點(diǎn)，從而造成核心問題的模糊不明或被忽略遺漏。要知道當(dāng)我們醉心于某些小事物的層面時(shí)，便成為我們忽視主要問題的借口。在這種情形下，工作清單可告示我們所忽略的主要事物。

由新的觀點(diǎn)重新衡量你現(xiàn)在的工作，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)在你目前背負(fù)的幾項(xiàng)責(zé)任中，別人也應(yīng)該可以分擔(dān)部分的責(zé)任。那時(shí)，你便會(huì)明白你應(yīng)該全神貫注于必須你自己進(jìn)行，否則將無法達(dá)成的事情上。

（貼士）如何區(qū)分重要的事？

把你做的事情劃分為五種類別，你就會(huì)知道自己應(yīng)該做什么了。

Ａ類：重要且緊急

這些是必須立刻要做好的工作。例如，老板要你在明天早上１０點(diǎn)鐘以前提出一份報(bào)告。因?yàn)樗o急而又重要，要比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的原因，則現(xiàn)在已經(jīng)不能再拖延了。

Ｂ類：重要但不緊急

對(duì)這一類工作的注意，可分辨出一個(gè)人辦事有沒有效率。我們生活之中，大多數(shù)真正重要的事情都不是緊急的，我們可以現(xiàn)在或稍后再做。在很多情形之下，我們確實(shí)這樣拖延著。這些是我們“永遠(yuǎn)沒有著手”的事情。

例如：

你要參加提高能力的學(xué)習(xí)班；

你想找出時(shí)間先初步匯集事實(shí)資料之后，再提出的新計(jì)劃；

你一直想寫的兩篇文章；

你一直想閱讀、仔細(xì)鉆研的某本書；

你想開始的健身計(jì)劃……

這些事情都有一個(gè)共同點(diǎn)：盡管它們具有重要性，可以影響到你的健康、財(cái)務(wù)和家庭福利，但是你自己如果不采取初步行動(dòng)，它們就可以無限期地拖延下去。如果這些事情沒有涉及別人的優(yōu)先工作，或規(guī)定期限而使它們成為“緊急”，你就可能永遠(yuǎn)不會(huì)把它們列入你自己優(yōu)先要辦的工作。

Ｃ類：緊急但不重要

這一類是表面上看起來極需要立刻采取行動(dòng)的事情，但是如果客觀地檢視，我們就會(huì)把它們列入次優(yōu)先里面去。

例如，有一位朋友約你去吃飯，都是些好長(zhǎng)時(shí)間未見面的好朋友。你或許會(huì)認(rèn)為這是一個(gè)次優(yōu)先的事情，但是有一個(gè)人站在你面前，等著你回答，你就會(huì)接受了他的請(qǐng)求。因?yàn)槟阆氩怀鲆粋€(gè)婉言謝絕的辦法。然后因?yàn)檫@些事情本身有期限，必須馬上去做，于是Ｂ類的優(yōu)先事情就只好向后移了。

Ｄ類：繁忙

很多工作只有一點(diǎn)價(jià)值，既不緊急也不重要，而我們常常在做更重要的事情之前先做它們，因?yàn)樗鼈儠?huì)分你的心——它們給你一種有事做和有成就的感覺，也使我們有借口把更有益處的第二類工作向后拖延。

例如，一位經(jīng)理在一個(gè)星期六早晨到他的辦公室去，要做某一件他一直拖延沒有做的事情。他決定先把他桌上的東西整理一下，整理好了以后，他想，既然整理了桌子上的東西，也整理一下抽屜好了。他把一個(gè)早上的時(shí)間用在重新整理抽屜和檔案上面。但他并沒有做自己原來要完成的事情。

Ｅ類：浪費(fèi)時(shí)間

是不是浪費(fèi)時(shí)間，當(dāng)然是屬于個(gè)人的主觀認(rèn)定。美國(guó)小說家海明威給“不道德”下的定義是：“事后覺得不好的任何事情?！?/p>

例如，如果我們看完電視之后覺得很愉快，那么看電視的時(shí)間就用得不錯(cuò)。但是如果事后我們覺得用來看電視的時(shí)間不如看一本好書，那么看電視的時(shí)間就可歸在“浪費(fèi)”一類。

不能認(rèn)真控制時(shí)間的人，常常把他們的低效率歸罪在這一類事情有什么問題上。不過這不是問題所在，問題是把太多的時(shí)間用在Ｃ和Ｄ類而不是用在Ｂ類事情上。

知道了上面的分類方法，那么你每天早上非做不可的第一件事，就是將當(dāng)日的工作計(jì)劃寫在筆記簿上，然后按上面的方式分類。