張弛有度——項目沖刺管理

曾經和一位長期駐外實施項目的項目經理聊天，他說：

我們的公司在上海，去年承攬了深圳一個大項目，我任項目經理，項目組有9個成員都跟我一樣是上海派駐深圳實施項目的，大概每個月可以回一趟上?！，F(xiàn)在我們的項目進度嚴重滯后，原計劃10個月驗收,現(xiàn)在已經做了12個月,預計至少還要投入1～2個月。由于項目組成員長期出差在外，團隊士氣下降得很厲害，他們的激情和凝聚力都在下降，沖突也多起來，一些成員開始不再關注項目結果，目標意識差，責任心也越來越差，缺乏求勝的欲望。更可怕的是，連我在內大家都感覺到項目的盡頭還是那么的模糊，而團隊又如此缺乏斗志，我該怎么辦呢？

這位項目經理所講的案例非常典型，我們姑且不分析項目如何延期的原因，項目延期的原因通常是多因素的，但就他描述的情況看，如果不改變這種工作效率低下的團隊狀態(tài)，可以判斷，該項目延期會越來嚴重，甚至可能把項目拖垮。

事實上，團隊士氣和項目工作進展的非常微妙。我們經常遇到的困擾是當項目還有很遠歷程要走的時候，團隊士氣卻異常低下，因為當多數(shù)團隊成員認為項目已經接近尾聲的時候，其實真正的工作量也許剛剛過半。做項目就像長跑運動員賽跑，一定要把握好節(jié)奏，沒經驗的運動員往往在賽程還沒過半的時候就把體力消耗光了。張弛有度的項目節(jié)奏在項目實施過程非常必須，而這一點恰好又是中國人的專長，因為我們非常善于搞運動，搞突擊，中國人也習慣于搞運動，所以我們經常會遇到大掃除運動、植樹運動、交通安全月運動等各式各樣的運動。我們經常會看到“大干一百天，保證XX工程如期竣工”、“安全運營XX天”等運動標語。要解決開頭案例中項目經理的難題，最好的辦法是掀起一波項目攻堅沖刺運動。某種意義上講，為了更好的把握項目節(jié)奏，項目經理適時推動一些工作沖刺運動對團隊工作效率提升、項目時間和成本的管控非常必須。下面介紹幾個項目沖刺運動的關鍵成功要素。

1. 晰目標

最首要的一點就是樹立項目階段沖刺的目標，研究發(fā)現(xiàn)，影響團隊氛圍的最主要的因素就是團隊的目標是否清晰。在漫長的項目實施過程中，尤其在中后期，團隊成員最大的迷惑是目標缺失，項目啟動時的大目標可能被淡忘，或者因為種種外界條件的變化而被扭曲，團隊成員在一種看似有遠大目標，其實近期目標缺失的狀態(tài)下工作，因而看不到實際的終點，繼而士氣下降。樹立清晰的階段沖刺目標有助于把所有團隊成員的注意力聚焦起來，讓團隊振作起來，在短期內一鼓作氣完成一個非常清晰、具體的目標。清晰的目標具備以下幾個特點：

1) 團隊成員非常清楚地認識到現(xiàn)實和目標之間的差距

2) 團隊成員對短期目標的達成形成共識

3) 有能力達成短期目標，并信心十足

4) 所需要的資源能夠得到保障，前進路上的障礙能夠清楚

沖刺目標要具體并且能夠分解能到所有成員頭上，使得每一位團隊成員非常清楚自己在實現(xiàn)這一目標過程中的責任和所要付出的努力。

2. 詳計劃

目標清晰還不算，更重要的是要制定一個詳細地、切實可行地達成目標的計劃，光有目標沒有配套的行動計劃，沖刺運動非常容易流于形式。一個周詳?shù)挠媱潙撉逦x沖刺運動中的所有關鍵活動，針對每一個關鍵活動，又要明確其責任人、起始時間、結果輸出、檢查標準等等。周詳?shù)挠媱澮軌蛑文繕说膶崿F(xiàn)，目標的實現(xiàn)要分解為若干個能按時完成的小活動。

實踐中比較有效的方式是項目經理確定總體目標和總體計劃，把具體的工作分解到小的團隊或個人頭上，再由每個小團隊或個人制定自己所承擔工作部分的詳細計劃，并報項目經理審批。