值得秘書特別注意的是，只要是新發(fā)生的帶有重要?jiǎng)酉蛐?、?dǎo)向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題，就應(yīng)該及時(shí)采報(bào)。要防止把按需要采報(bào)歪曲成為“按胃口喂報(bào)”。

12.秘書如何做好信訪批示件的辦理工作

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好信訪件辦理工作，是機(jī)關(guān)秘書發(fā)揮助手作用、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)重要工作，是黨政機(jī)關(guān)一項(xiàng)必不可少的事務(wù)性工作。信訪批示件，從廣義上講，是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信訪問題、信訪工作的批示，批示的對(duì)象主要包括：有關(guān)部門報(bào)送的信訪信息,信訪工作總結(jié)、匯報(bào)、通報(bào)，上級(jí)有關(guān)部門轉(zhuǎn)辦的信訪件，直接來自群眾的信件、電話及來訪記錄，等等。從狹義上講，主要指對(duì)群眾信訪件的批示，包括對(duì)直接的來電來信來訪和上級(jí)部門轉(zhuǎn)辦的信訪件的批示。

辦理工作主要可分為以下四個(gè)階段。

（1）信訪件呈送領(lǐng)導(dǎo)批示前的準(zhǔn)備階段

①接收登記。信訪件接收的主要形式有：來電來訪記錄、來信簽收、上級(jí)轉(zhuǎn)辦信訪件的簽收、網(wǎng)上信件查收等。接收時(shí)要做好信訪件編號(hào)、來信人姓名、通訊地址或聯(lián)系電話、反映事項(xiàng)等有關(guān)情況的登記工作。

②內(nèi)容摘要。指對(duì)信訪件主要內(nèi)容進(jìn)行概括，形成簡(jiǎn)短的一小段話，以節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)閱批信訪件的時(shí)間，便于領(lǐng)導(dǎo)有針對(duì)性地作出批示。

③建議批示內(nèi)容。根據(jù)“屬地管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”和“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的信訪工作原則，信訪件的轉(zhuǎn)辦是有規(guī)律可遵循的，即可以就信件來源?行政歸屬地）及其反映內(nèi)容，出批轉(zhuǎn)哪個(gè)單位辦理的建議。

（2）領(lǐng)導(dǎo)批示的轉(zhuǎn)辦督辦階段

①轉(zhuǎn)辦。信訪件及領(lǐng)導(dǎo)批示要及時(shí)交辦具體承辦單位或承辦人。一般的信訪批示件在一日內(nèi)交辦到位，緊急和重要的信訪批示要當(dāng)即交辦。如果領(lǐng)導(dǎo)批示要求限時(shí)辦結(jié)的，交辦時(shí)要特別說明辦理的時(shí)限。

②催辦督辦。信訪批示件交辦后，要及時(shí)或定期催辦督辦，并做好記錄；對(duì)緊急和重要的信訪批示，要隨時(shí)檢查辦理進(jìn)度，催促加快辦理，推動(dòng)批示落實(shí)。

（3）信訪件辦理結(jié)果的反饋階段

①匯總辦理結(jié)果。為確保信訪件辦理有始有?、領(lǐng)導(dǎo)批示得到切實(shí)落實(shí)，要按期對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示信訪件的辦理結(jié)果進(jìn)行收集、匯總，一般可以按月進(jìn)行，并報(bào)作出批示的領(lǐng)導(dǎo)審閱；重要的信訪批示件辦理結(jié)果要單獨(dú)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱示。

②答復(fù)解釋。秘書在處理信訪批示時(shí)，會(huì)經(jīng)常接到信訪人的電話或直接來訪問詢，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定，做好答復(fù)解釋工作。

（4）信訪批示件的整理分析階段

①整理歸檔。按期對(duì)信訪批示件及辦理結(jié)果匯總情況進(jìn)行整理，一般一月整理一次，年終進(jìn)行歸檔。

②分析統(tǒng)計(jì)。對(duì)一個(gè)階段信訪件所反映內(nèi)容進(jìn)行歸納統(tǒng)計(jì)，分析當(dāng)前社會(huì)上反映強(qiáng)烈的矛盾、問題產(chǎn)生的原因，研究解決、消除這些矛盾?問題的對(duì)策，供領(lǐng)導(dǎo)決策和有關(guān)部門在工作中參考。

辦理信訪批示件應(yīng)注意以下問題。

（1）擺正位置

秘書在辦理信訪批示時(shí)，要在自身職責(zé)范圍內(nèi)辦理，既不能越位，也不能推脫。如在接電接訪時(shí)，不要說過頭話、做過頭事，防止問題、矛盾的擴(kuò)大、激化；在轉(zhuǎn)辦信訪件時(shí)，不能打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)，對(duì)承辦單位隨意加壓或發(fā)號(hào)施令；同時(shí)，在職責(zé)范圍內(nèi)可以給予信訪人解決和答復(fù)的問題，要積極予以解決、答復(fù)，不能推諉或置之不理。

（2）及時(shí)高效

信訪件是群眾在生產(chǎn)生活中遇到問題、困難和矛盾時(shí)的請(qǐng)求和呼聲。盡快?理信訪批示件，能及時(shí)化解矛盾、處理問題、解決糾紛，這也是政府與群眾之間建立信任關(guān)系的有效方式，是樹立政府及領(lǐng)導(dǎo)良好形象的重要途徑。

（3）嚴(yán)格保密

保密是辦理信訪批示件的根本要求。信訪批示中，很大一部分是針對(duì)重要問題、矛盾問題的批示，有的關(guān)系到個(gè)人的名譽(yù)、利益或人身安全，有的涉及一部分群體的利益甚至社會(huì)的穩(wěn)定，因此，必須嚴(yán)格做好保密工作。保密的要求體現(xiàn)在辦理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。如信訪件的接收階段，要保證信訪內(nèi)容不泄露，就不能隨意由他人代收，更不得將信件丟失被他?撿拾；轉(zhuǎn)辦階段，要確保信訪件?領(lǐng)導(dǎo)批示在復(fù)印、交辦過程中的機(jī)密性，防止與交辦工作無關(guān)的人看到有關(guān)內(nèi)容，等等?？梢哉f，辦理信訪批示件的人，必須每時(shí)每刻都保持高度的政治敏銳性，嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定，既要慎言、慎行，又要無私、無欲，對(duì)與辦理工作無關(guān)的任何人，都不能隨意透露。

（4）耐心細(xì)致

耐心細(xì)致是辦理信訪批示件的一個(gè)重要要求。只有耐心細(xì)致，才能保證辦理工作不出差錯(cuò)，才能使每一封信訪件都得到及時(shí)高效辦理。信訪件辦理是一項(xiàng)長(zhǎng)年累月的工作，做這項(xiàng)工作的人必須耐得住寂寞，不求名利；此外，還要全心全意為群眾著想，這樣，才能耐心閱讀每一封來信，細(xì)心處理每一份批示。每一封信訪件在送交領(lǐng)導(dǎo)閱批前，都要認(rèn)真登記、摘要；在交辦過程中，都要仔細(xì)檢查，防止出現(xiàn)頁(yè)碼不全、漏轉(zhuǎn)或錯(cuò)轉(zhuǎn)等錯(cuò)誤；收到辦理結(jié)果反饋時(shí)，要認(rèn)真檢查是否按領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行了落實(shí)，是否解決了信訪人的困難、問題。辦理信訪批示的人，在接待查詢辦理結(jié)果的信訪人時(shí)，對(duì)在規(guī)定范圍內(nèi)可以給予答復(fù)的問題，要認(rèn)真準(zhǔn)確地予以答復(fù)；當(dāng)時(shí)不能答復(fù)的，要耐心進(jìn)行解釋，積極做好疏導(dǎo)工作。