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第二章 職業(yè)素養(yǎng)成就秘書一生(7)

先做秘書后做領導 作者:張俊杰


隨著時代的發(fā)展,新的形勢要求企業(yè)經營管理工作必須制度化、規(guī)范化、法制化,客觀上對企業(yè)秘書的工作提出了更高的要求。要做好新形勢下的企業(yè)秘書工作,就必須緊跟時代步伐,掌握科學的方法,并不斷地完善自我。

7.商務秘書應具備哪些能力

能力,是人們從事一定活動的技能和本領。不同的職業(yè)對人們能力的要求是不同的。商務秘書是在市場經濟條件下興起的一種社會職業(yè),以投資經營者和商務管理者為服務對象,主要從事行政辦公事務性工作和決策輔助性工作。商務秘書應具備以下幾種能力。

(1)表達能力

表達能力有兩種:一是文字表達能力;二是口頭表達能力。

文字表達能力即運用文字書面形式反映客觀情況、傳遞信息、表達思想的能力。商?秘書常常需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定措施、編制計劃,撰寫各種報告,供企業(yè)決策時參考,因此書面表達能力是商務秘書的基本功。商務秘書要有深厚的文字修養(yǎng),因為他的工作不僅要對材料進行綜合分析,更主要的是對領導者的工作思路要進行演繹或歸納,將領導確定的原則具體化,將零散的思維條理化,將未成型的意圖清晰化。所有這些都要靠規(guī)范、準確、精練的文字予以表達。

口頭表達能力,就是運用口頭語言交流思想、傳達信息的能力。它較書面表達使用頻率更高,使用范圍更廣。秘書的口才,直接影響著他參謀和助手效能的發(fā)揮?!罢f”的過程?一方面是表達自己的理解和?解,另一方面也能跟領導、群眾溝通。能說會道的商務秘書總是受人歡迎的,能說不只是一種修養(yǎng),也是一種才能的顯露。

(2)學習閱讀能力

學習閱讀能力,就是指感知書面信息知識的能力。社會的發(fā)展進入了信息時代,今天的領導和管理者比任何時候都需要迅速地獲得有用的信息,以應付日益復雜和多變的環(huán)境。閱讀文件,翻閱資料及業(yè)務書刊,是商務秘書收集信息的主要手段。對于商務秘書來說,閱讀不但要迅速而且要準確,準確地領會文章的中心意思及準確地判斷信息是否有用。日本經營學專家、日本系統(tǒng)研究中心總經理片方善治說:“在入信息革命的今天,能否及早獲得較多的信息,已成為事業(yè)成敗的關鍵。而利用信息的關鍵不在于收集,而在于選擇?!边@就對商務秘書的閱讀能力提出了更高的要求。

(3)社交能力

主要指與社會正常交往的能力。美國實業(yè)家,石油大王D·洛克菲勒“會付更多的薪水給擅長待人,而非擅長處理事務的人?!痹谶@一點上,他與曾經的美國總統(tǒng)西奧多·羅斯福的觀點不謀而合:“成功的第一要素是懂得如何搞好人際關系?!鄙虅彰貢鴳邆湟欢ǖ纳缃荒芰?,懂得多種場合的禮儀、程序,善于待人接物,善于運用交際手段和藝術,妥善處理交際中的矛?和沖突。

商務秘書具有廣泛的社交能力,做到既輕松愉快地完成工作,又能與外界保持良好的關系,是獲得事業(yè)成功的重要條件。美國麥凱信封公司董事長麥凱告訴我們:“走出辦公室,廣結善緣,盡量推銷自己,做一個消息靈通人士……都是建立人際關系的好方法。在工作世界里,人際關系經常是決定成敗的關鍵?!?/p>

(4)判斷能力

美國人才代征聘專家皮貝克說:“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷,而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的?!睘榱藢崿F(xiàn)領導的指示,商務秘書必須正確領會領導意圖。?論是日常的還是突然而來的工?,商務秘書都必須從各個角度對問題進行思考和分析,盡快地作出判斷,準確無誤地應付,當機立斷地去做,才不致出現(xiàn)失誤或漏洞。

美國企業(yè)界的傳奇人物,美國克萊斯勒汽車公司總裁艾科卡說過:“如果你已經有了95%的資料,但想再取得其余的5%,卻還得花費六個月。到了那時,市場行情已經變了,你的資料也過時了。生活的全部要點就是:選擇時機?!笨梢娫谌缃竦摹吧虘?zhàn)”中,商務秘書成熟敏捷的判斷力更為重要。

(5)掌握外語的能力

隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴大,越來越多的管理者?到國外進行投資、經濟管理或??國際貿易交際、商務談判、簽訂合同等,這就要求商務秘書要具備一定的外語能力?,F(xiàn)在即使是沒有涉外經營業(yè)務的企業(yè),也要求商務秘書人員掌握1至2門外語,能夠利用外語閱讀或查閱資料,并熟練掌握外語會話、寫作的能力。

(6)計算機操作能力

美國在線公司總裁史蒂夫·凱斯說:“當多數(shù)人上網時,這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息,這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務秘書需要閱讀、收集大量信息,或進行日常事務處理,或進行復雜的計算,都離不開計算機。利用網絡可以實現(xiàn)資源共享,快捷地了解世界經濟發(fā)展的現(xiàn)狀,節(jié)約人力和時間。隨著電子商務的興起和發(fā)展,不斷提高計算機操作能力對商務秘書而言是大勢所趨。

(7)創(chuàng)新能力

創(chuàng)新能力是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務秘書的創(chuàng)新能力,是指創(chuàng)造性地貫徹領導意圖,為領導工作提供最佳服務的能力。商務秘書能否發(fā)揮參謀作用,很大程度上取決于其創(chuàng)新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾說:“嶄新的思想是為公司也為自己創(chuàng)造財富的唯一途徑?!睕]有創(chuàng)新的意識,沒有創(chuàng)新的?維,沒有創(chuàng)新的膽略,是不可能為領導決策提供有價值的參謀建議的。

(8)運用WTO規(guī)則的能力

WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的游戲規(guī)則體系,是一種崇尚公平、開放、規(guī)范競爭的規(guī)則網絡。中國加入WTO后,如何適應新的游戲規(guī)則下的競爭,并運用這些規(guī)則參與競爭,是必須首先解決的關鍵問題。中國企業(yè)在這一方面的能力還很薄弱,龍永圖曾對此感慨地說:“入世后我們最大的風險不是開放,而是不熟悉規(guī)則”。作為商務秘書,應清晰地了解加入WTO對本企業(yè)到底面臨哪些機遇和挑戰(zhàn),甚至能游刃有余地運用WTO規(guī)則。在盡可能短的?間內提高自身熟悉規(guī)則、運用規(guī)?的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。

要做一個合格的現(xiàn)代商務秘書,擁有多方位的能力是很重要的。一個優(yōu)秀的秘書必須具有果斷辦事的本領,兵來將擋,水來土掩,擁有該出手時就出手的魄力。同時,他們懂得如何去努力尋找和挖掘機遇,并迅速果斷地做出決定,最終取得令人羨慕的成果。

  

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