正確區(qū)分工作任務(wù)需要和任職資格

一項任務(wù)就是人們具體做的事：記錄顧客打電話預(yù)訂的菜單、送Pizza、保持計算機網(wǎng)絡(luò)在線并運行正常等。任職資格就是指人們的專業(yè)技能、專長或人們從事某種工作的任職條件，例如持有駕駛證、性格樂觀或熟悉電腦網(wǎng)絡(luò)等。

要盡量避免犯二者之間概念混淆的通病。要求自己在考慮人們完成工作任務(wù)和承擔(dān)職責(zé)所需的特定專長之前，先明確地界定工作任務(wù)和職責(zé)各是什么。

設(shè)定優(yōu)先順序

一份寫得好的職務(wù)說明書不單單包括工作所需的任務(wù)和職責(zé)的明細，更要能反映出事情的優(yōu)先順序。換句話說，好的職務(wù)說明書要能夠在核心任職能力的基礎(chǔ)上，區(qū)分出什么樣的任務(wù)和職責(zé)是重要的，什么是次要的。

別陷入困局

資格證書包括學(xué)位證書和執(zhí)照等，代表候選人通過某種考試或完成某類學(xué)業(yè)的證明，是候選人取得的官方認可。對于某些工作而言，資格證書是必須具備的。（例如，送Pizza的人需要有駕駛執(zhí)照；你聘用的外科醫(yī)生需要獲得醫(yī)療委員會的許可執(zhí)照。）有時候，當你遇到應(yīng)征者人數(shù)過多、實在忙不過來的情況下，可以把資格證書當作門檻先篩掉一部分人。（例如，你只考慮擁有學(xué)士學(xué)位或同等學(xué)力的候選人。）

與此同時，在實際處理過程中，你也要有一定的靈活性。如果你偏愛某個候選人——例如該人選的高學(xué)歷——或許對于所招聘的崗位來說不是必需的條件，特別是你對某個候選人的豐富的工作經(jīng)驗和取得的成就有所偏愛時，你可以靈活地處理問題。而在招聘中高級管理職位時，尤其如此。最重要的是，你要確認你所要求的資格證書對于評判候選人的能力有直接影響，確保所招聘到的候選人日后有可能成為企業(yè)最優(yōu)秀的員工。

別忽略軟技能

誠然，每一個職位都有其專業(yè)上的要求，這些要求一般是你同主管經(jīng)理共同商定的，但也不要忽視候選人的軟技能，軟技能的范圍很廣，但也是甄選候選人的關(guān)鍵性的條件。這些技能包括能與各層次的人們溝通的能力、專業(yè)技能、背景、團隊合作的能力（作為團隊的領(lǐng)導(dǎo)者或者隊員）以及其他因素，例如，強烈的職業(yè)道德感、高效地、有創(chuàng)造性地解決問題的智慧。如果候選人在這些方面能力不夠——即使候選人有扎實的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗——也無法保證他們一定能夠適應(yīng)企業(yè)快速變化的發(fā)展要求，而這種快速變化在當今的商業(yè)領(lǐng)域是難免的一個部分。

想一想：當你看到一個個CEO們將企業(yè)辦得很成功時，你很少聽到關(guān)于他們專業(yè)技能的介紹——財務(wù)、營銷、工程或者管理——而更多的是關(guān)于他們較強的人際能力的介紹。你一定希望你企業(yè)的員工具備溝通技巧、領(lǐng)導(dǎo)力、合作能力以及進行變革的能力。

確保工作是可執(zhí)行的

直到你所聘用的員工開始工作時，你方才發(fā)現(xiàn)有些職務(wù)說明制定得很不成功。因此，你必須確保你所制定的職務(wù)說明是可執(zhí)行的。記住，工作的可執(zhí)行性并非取決于需要完成的任務(wù)的數(shù)量。其中一個決定因素是這些任務(wù)的相容性。例如，大多數(shù)人認為，一個員工的創(chuàng)造力也許非同尋常，但是并不總能勝任一些講求細節(jié)的任務(wù)。同樣地，有些人的最佳狀態(tài)表現(xiàn)在通過自己的能力完成復(fù)雜的、分析性的工作的時候，一般說來，這些人的性格往往偏于內(nèi)向而不是外向。在這里我們得到的啟示是，當你將一大摞的任務(wù)寫進職務(wù)說明書的時候，不要讓這個職務(wù)成為只有極少數(shù)人能夠勝任的工作，而將大多數(shù)人拒之門外。

盡量明確

你不必非得先成為威廉·莎士比亞才能制定出一份職務(wù)說明書，然而，你得體味不同詞語在表達上的細微差別。你需要斟酌用詞，確保你的表達清楚地說明該份工作的實際要求。表41列舉了一些描述得太籠統(tǒng)的任務(wù)說明書的例子，以及經(jīng)過修改后重新明確的說明。

表41

好壞兩種任務(wù)描述的區(qū)別

太籠統(tǒng)具體明確

處理管理事宜人事變動表的接收、檢索，以及每月進行歸檔

良好的溝通技巧能夠與非技術(shù)專業(yè)人員溝通技術(shù)問題的能力

計算機知識精通MicrosoftWord、Excel和QuickBooks的使用

設(shè)定工資幅度

在你啟動招聘程序（見第5章）并且開始甄選你所設(shè)計的職位的理想人選之前，你應(yīng)該設(shè)定該職位的工資幅度。在第10、11章，我詳細討論了如何通過設(shè)定薪酬和福利構(gòu)建有效的薪酬體系。

崗位名稱

由于當今大多數(shù)企業(yè)的大部分工作都是多任務(wù)的工作，單憑崗位名稱已經(jīng)不再能體現(xiàn)該崗位所承擔(dān)的所有職責(zé)，因此，如何更好地設(shè)定崗位名稱頗為棘手，并需要慎重對待。而一個表達不準確甚至夸張的崗位名稱可能給應(yīng)聘者造成錯誤的概念，并會讓他們感到不滿、失望。

澄清工作性質(zhì)是豁免還是非豁免也非常重要?；砻鈫T工是指無論員工的實際工作小時，按周薪、月薪或年薪計工資。而非豁免員工是按小時計工資（有些可能是拿薪水的），如果每周工作超過40小時，就有資格享受領(lǐng)取加班費待遇（詳見第10章）。

如果你很難給崗位想出個名稱，可以登錄美國勞工部職業(yè)名稱詞典（DOT）的網(wǎng)站進行查詢，網(wǎng)址是www wave net/upg/immigration/dot_index html該詞典將各行各業(yè)的工作分門別類，并在同一類中按照職能和職責(zé)進行進一步區(qū)分。DOT給每一種具體的工作編了一個9位編碼，并界定了每一種工作的基本內(nèi)容。當你想要描述技術(shù)類或技能類的工作，或你想把一個退伍軍人的軍事職業(yè)專業(yè)轉(zhuǎn)換成普通人的專業(yè)技能時，你會發(fā)現(xiàn)這個詞典特別有幫助。

與其他文件不同，職務(wù)說明書一般被看作是法律文件。正因為如此，所有涉及種族、膚色、宗教信仰、年齡、性別、出生國或國籍、身體或精神殘疾的問題都有可能為你招致一場歧視訴訟的案件。（偶爾，雇主如果將一項崗位要求作為實際職業(yè)資格要求，可免于歧視糾紛。一個被大家經(jīng)常引用的例子就是女生宿舍，如果要給女生宿舍招聘一名內(nèi)部輔導(dǎo)員，該人員就必須是一名女性。你也可以找到一些有關(guān)年齡限制的例外情況。當然，這些例外情況是有條件的，聰明的雇主會通過律師的幫助對職務(wù)說明書逐字進行嚴格的推敲。）

員工分類：當然重要

你的客戶可以不關(guān)心你的企業(yè)里員工的種類，但是你的會計肯定會關(guān)心，聯(lián)邦政府和州政府內(nèi)部負責(zé)工資所得稅的部門也會關(guān)心。下面介紹通用的員工分類法，并簡要概括主要的分類標準。（關(guān)于員工分類如何影響薪酬、工資所得稅和福利制度，見第10章。）