第四，會議議題不能安排過多。

我們不提倡有一點小事就召集大家開會，但是我們也不提倡將好多問題都集中在一個會議上進行。目標太多就等于沒有目標，因為目標太多就抓不住重點。比如，會議議題較多，而每個人關心的重點又不同，討論的時候就難免會分散，結論達成的速度會減慢，使得會議時間延長，而時間過長的會議又會讓與會者感到疲倦，影響到會議效率。因此，每次會議的議題不能太多，一般1~2個議題為宜，盡量不要超過3個議題。

第五，會議的時間不宜過長。

一個成年人聚精會神投入工作的時間大約為2小時左右，如果會議長達四五個小時，就會讓人“疲憊不堪”，效率可想而知。最適宜的會議時間為0 5~2小時，這樣既有利于大家充分溝通并達成最佳結論，也可以避免因疲憊而耗費時間。

第六，試試站著開會。

如果議題比較重大，大家達成意見比較困難，會議的時間就會難以控制。而再加上會議室的環(huán)境，座椅舒適，燈光明亮，飲水機、咖啡機、微波爐等也往往一應俱全，甚至還有新鮮的水果，這就為加長會議提供了良好的條件。

為了避免在不知不覺中延長會議，不妨試一試站著開會，這樣就會營造出時間比較緊急，盡快想辦法結束會議的壓力。日本企業(yè)的會議室大多都十分簡陋，不但無煙無茶，甚至沒有椅子，開會的人都只能站著。這似乎有點不近人情的味道，但對壓縮會議時間、提高效率卻非常有效。

第七，會議盡量安排在下班之前召開。

這也是一個促使大家盡快達成統一意見、縮短會議時間的方法。會議之所以遲遲不能結束，很多時候就是因為與會者時間觀念差，不到會議最后很難做出果斷的決定。例如，如果上午9點開會，預備1個小時的會議，就會容易磨蹭到11點多；下午2點開會，就容易拉長到5點。不如換個時間段，將時間安排在上午11點或者下午5點舉行，距離下班時間1個小時，這就等于給出了明確的時間期限，大家也就會盡快表達自己的觀點和看法，從而有效地提高會議的效率。

第八，控制每個人發(fā)言的時間。

    如果與會者有10人，每個人發(fā)言10分鐘就是100分鐘，而總是有些人在發(fā)言時滔滔不絕，結果使會議時間不斷加長。要解決這一問題，主持會議者需要提前約定好每個人發(fā)言的時間長度，讓大家在發(fā)言之前都做到“心中有數”。對于那些健談到忘了時間的人，應及時提醒，避免其占用過量的會議時間。提醒可在與會者用了一半時間時進行一次，讓他們盡快闡述重點，在最后兩三分鐘可以再提醒一次，以便讓發(fā)言者利用剩余的時間做一個簡短的總結。