小李是北京中唐公司總裁辦的秘書，他原來專門幫助程總處理日常雜務(wù)，由于程總工作調(diào)動(dòng)，小李上個(gè)月被安排給張總當(dāng)專職秘書。按照慣例，每天收到郵件后，小李將寫有張總“親收”等字樣的郵件分開，作為私人信件由張總親自拆封。但沒過幾天，張總就對(duì)小李說，很多信封上寫有“親收”字樣的信件大多是廣告信函，所以，今后不管信封上寫什么，都由小李拆封，先對(duì)信件進(jìn)行“過濾”。有一次，小李將一個(gè)冒充張總親戚的人的電話轉(zhuǎn)給了張總，對(duì)方在電話里糾纏了張總好幾分鐘，這讓張總非常不滿。他在批評(píng)小李時(shí)借題發(fā)揮：“該你接的電話卻轉(zhuǎn)給了我，可不該你拆的信你卻自己拆了。”原來張總已經(jīng)離婚多年的前妻上星期給張總寫的信被小李誤拆了。小李對(duì)接錯(cuò)電話的事挨剋心服口服，但對(duì)拆錯(cuò)信被剋的事則覺得自己是無辜的。他想與張總爭(zhēng)幾句，但最終還是忍住了。小李沒有對(duì)張總“出爾反爾”的行為據(jù)理力爭(zhēng)是對(duì)的，但是問題并沒有解決。對(duì)于這種問題沒有個(gè)既定的“說法”，那今后仍將有可能出現(xiàn)這類“誤會(huì)”。如果秘書不將這類誤會(huì)降到最低程度，那么不僅會(huì)影響與上司工作的配合，而且會(huì)影響上司對(duì)自己的信任，從而影響自己的職業(yè)發(fā)展。那么，如何預(yù)防工作誤會(huì)的出現(xiàn)呢？最好的辦法就是將秘書的日常工作盡可能地程序化和規(guī)范化。

　　所謂“程序化”，就是按一定的步驟進(jìn)行處理；而“規(guī)范化”就是按一定的規(guī)定處理。盡可能地將秘書的各種日常工作程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，這是由秘書工作的特點(diǎn)決定的。秘書在日常工作中有很多需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情，例如，上司正在主持一個(gè)會(huì)議時(shí)，秘書接到上司的一個(gè)老朋友打來的電話，對(duì)方要求找上司親自接電話。按有關(guān)規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)時(shí)原則上不得接電話，但是如果秘書機(jī)械地拒絕對(duì)方，則有可能鑄成大錯(cuò)，因?yàn)檎f不定上司想了解某種信息而早就在等對(duì)方的電話。遇到這類問題，秘書與上司之間就得有個(gè)說法，不然秘書就不好處理，容易造成誤會(huì)。

　　作為秘書，不僅需要當(dāng)機(jī)立斷的工作多，而且工作內(nèi)容的變化快，例如，按原訂的日程安排，秘書今天下午兩點(diǎn)應(yīng)陪上司去在郊區(qū)的車間檢查工作，可就在一點(diǎn)半，集團(tuán)公司×總的秘書來電話，說明天下午×總有急事要出門，希望將原訂于明天下午聽取匯報(bào)的時(shí)間改到今天下午三點(diǎn)半。如果改到今天下午三點(diǎn)半，那么原訂于今天下午去郊區(qū)的車間的時(shí)間就得改期……面對(duì)這種多米諾骨牌效應(yīng)，秘書又要重新與各方聯(lián)系協(xié)商，及時(shí)調(diào)整上司的工作日程；調(diào)整之后，又要盡快通知有關(guān)部門和人員……因此，秘書的日常工作顯得非常“雜”和“亂”。“雜”和“亂”不僅容易影響秘書工作的效率，而且容易造成與上司之間的誤會(huì)，例如，秘書把上司要接的電話給掛掉了，卻把上司不想見的客人給安排了。因此，要治理這種“雜亂”現(xiàn)象，秘書就要盡可能地將各項(xiàng)日常工作程序化，并形成一定的規(guī)范。

　　多與上司溝通，達(dá)成共識(shí)，“約法三章”

　　秘書在將各項(xiàng)日常工作程序化和規(guī)范化的過程中，應(yīng)找機(jī)會(huì)與上司溝通，就雙方的“權(quán)責(zé)”進(jìn)行劃分，例如，什么樣的電話秘書可以自行處理，什么樣的客人按什么方式接待……只要不違反原則，一般就要尊重上司的工作習(xí)慣和意愿。但是雙方的“權(quán)責(zé)”一旦確定下來，就應(yīng)明確秘書對(duì)自己分內(nèi)的工作有“權(quán)”自行處理，上司不能“出爾反爾”。有了一定的規(guī)定后，秘書就不需要事事都請(qǐng)示，這樣既提高了工作效率，又大大降低上司的誤會(huì)。不過，秘書要對(duì)上司實(shí)行“約法三章”得有個(gè)前提條件，那就是上司對(duì)你的人品和能力非常信任。