文件管理的最終目的就是方便保存和迅速提取，計(jì)算機(jī)里面的文件也是如此。為了達(dá)到這一目的，目前最理想的方法就是分類(lèi)管理，從硬盤(pán)分區(qū)開(kāi)始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要根據(jù)自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級(jí)的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外，所有的文件、文件夾都要規(guī)范化地命名，并放在最合適的位置。這樣，當(dāng)我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找。實(shí)行這種方法也許開(kāi)始并不是一件輕松的事，因?yàn)槲覀兌剂?xí)慣于隨手存放文件和辛苦、茫無(wú)頭緒地查找文件。但只要我們稍微堅(jiān)持一下，好的習(xí)慣就會(huì)養(yǎng)成，以后查找文件的時(shí)候就省時(shí)方便多了，也不用為丟失文件而煩惱了。
　　以下幾招可以使你輕松整理好你的電子文件：
　　好好使用“我的文檔”
　　我們要好好利用“我的文檔”的強(qiáng)大功能，桌面上、開(kāi)始菜單、資源管理器、保存/打開(kāi)窗口中都能夠很容易地找到它。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪(fǎng)問(wèn)的文件存儲(chǔ)在這里?！拔业奈臋n”存儲(chǔ)在C盤(pán)，在重裝系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)存在誤刪除的問(wèn)題，可以在非系統(tǒng)盤(pán)建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的“移動(dòng)”按鈕，將“我的文檔”建立在C盤(pán)以外的分區(qū)中。如果重裝系統(tǒng)，就不會(huì)丟失文件了。
　　建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)
　　文件夾結(jié)構(gòu)是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)文件管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對(duì)自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也會(huì)有很大差異，因此分析自己的信息類(lèi)別是建立適當(dāng)結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當(dāng)多的自由撰稿人和編輯是以軟件、硬件的類(lèi)別建立文件夾的，而很多老師則以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。
　　文件夾與文件的數(shù)目不宜多
　　文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過(guò)多，一個(gè)文件夾里面有40個(gè)以?xún)?nèi)的文件是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過(guò)100個(gè)文件，瀏覽和打開(kāi)的速度就會(huì)變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個(gè)文件夾或建立一些子文件夾。另一方面，如果有的文件夾中文件數(shù)目長(zhǎng)期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。
　　文件和文件夾的命名
　　為文件和文件夾取一個(gè)好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒(méi)有固定的定義。一般以最短的詞句描述此文件夾的類(lèi)別和作用，能讓你自己不需要打開(kāi)就能知道文件的大概內(nèi)容，就是好的名稱(chēng)。要為計(jì)算機(jī)中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來(lái)制訂。最開(kāi)始使用這些規(guī)則時(shí)，肯定不會(huì)像往常一樣隨便輸入幾個(gè)字那樣輕松，但一旦你體會(huì)到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時(shí)，相信你會(huì)堅(jiān)持不懈地執(zhí)行下去。此外，文件名要力求簡(jiǎn)短，雖然我們的系統(tǒng)可以支持長(zhǎng)文件名，但長(zhǎng)文件名會(huì)給我們的識(shí)別、瀏覽帶來(lái)混亂。
　　將待處理與已完成的文件分開(kāi)存放
　　不要把以前的文件和你正在處理的文件放在一起，如果一年前的郵件還和新郵件放在一起，那你將會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間尋找文件。所以，要及時(shí)地處理過(guò)期的文件，該備份的備份，該刪除的刪除。清理之后，你會(huì)發(fā)覺(jué)你的計(jì)算機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)速度也快了許多。
　　快捷方式有利于直接打開(kāi)我們需要的文件
　　如果我們經(jīng)常要快速訪(fǎng)問(wèn)某一個(gè)文件比如寫(xiě)字板或者某一個(gè)應(yīng)用軟件，可以點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你需要的地方。當(dāng)然，當(dāng)某些文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)時(shí)，你需要及時(shí)將某些快捷方式刪除，以免過(guò)多的快捷方式占用了太多空間而影響計(jì)算機(jī)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。
　　以上這六招，并不復(fù)雜，卻能大大提高我們的工作效率，節(jié)省我們的時(shí)間。如果你現(xiàn)在就開(kāi)始，那請(qǐng)首先拿出一張紙，明了你的信息類(lèi)別，明確準(zhǔn)備創(chuàng)建的文件夾個(gè)數(shù)與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規(guī)則及歸檔規(guī)則，然后按此規(guī)則將計(jì)算機(jī)中已經(jīng)存在的大量信息進(jìn)行移動(dòng)、更名、刪除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習(xí)。也許開(kāi)頭會(huì)很難，也許規(guī)則會(huì)很繁瑣，但相信過(guò)不了多久，你就能看到井井有條的文件與文件夾，并享受高效管理帶來(lái)的快樂(lè)了。