三條工作—生活平衡原則中的每一條都可以單獨實施。但是,它們更經(jīng)常地被結(jié)合起來使用。那是因為各原則間相得益彰,而且實際上它們也有重疊的地方。舉例來說,鼓勵員工明確個人的優(yōu)先目標,把員工當做一個完整的人看待和支持,這是必不可少的一個因素。在比較工作流程時,對員工在工作現(xiàn)場的效率的評估非常重要。這都需要經(jīng)理人更多關(guān)注工作結(jié)果而不是手段。因此,我們需要更多地關(guān)注結(jié)合在一起的三條原則。
讓我們先考慮一下薩姆的例子。薩姆是一家制藥公司下屬最大一家藥廠24小時指揮中心的主任,這家藥廠有8 000名員工。指揮中心的30位員工監(jiān)管著10 000個熱點區(qū)域,其中包括火警區(qū)、排污站和危險的制造流程。舉例來說,指揮中心監(jiān)管著以-70存放化學(xué)物質(zhì)容器的幾個閥門。在閥門處工作的員工必須身著特殊的防護服,并且一次最多在那里待10分鐘。如果他們超出了時間限制,指揮中心就必須發(fā)出警報并做出反應(yīng),類似的情況經(jīng)常發(fā)生。因此,我們都可以理解,在指揮中心工作要承受很大的壓力。
因為指揮中心必須24小時有人,制定工作時間表一直是一個挑戰(zhàn)。薩姆經(jīng)常很難安排從午夜到早晨8點的值班。輪班每周換班21次,員工在交班時的信息交流一直不太順利。更麻煩的是,指揮中心還要應(yīng)對更多的工作。指揮中心監(jiān)控的熱點區(qū)域數(shù)目明年要增加50%,即達到15 000處,而兩年內(nèi)更可能要提高到20 000處。
薩姆本可以把指揮中心新增的工作室單純看成是業(yè)務(wù)問題,并尋求簡單的解決辦法。他也許會想,如何才能排好班,減少超時工作,確保信息交流的效率?但是薩姆同時也認識到,超負荷的工作量已經(jīng)影響到了員工的個人生活。由于財務(wù)方面的限制,目前不可能增加人手?,F(xiàn)有員工的工作時間將會更長,壓力會更大。薩姆相信,如果忽視這些事實,任何方案都不會可行。他的員工不是機器人,他們是完整的人,擁有不同種類、豐富的個人生活。必須考慮業(yè)務(wù)需要,同樣,也必須考慮個人需求。
薩姆首先召集了他手下的所有員工,并清楚地表明了指揮中心的工作目標。他解釋了團隊工作對于整個工廠的安全運作非常重要的原因,包括在關(guān)鍵的研究流程和制造流程中的協(xié)作。他坦白地告訴大家,中心的工作量一定會增加,但目前沒有辦法增加人手。
薩姆對指揮中心有一個遠景,認為它會更加以顧客為導(dǎo)向,這樣就可以主動預(yù)期中心的需要。他向團隊講述了為便于維護和檢修而改進關(guān)閉生產(chǎn)線方法的必要性。他強調(diào)預(yù)測的重要性,而不是等著讓緊急情況刺激每個人行動起來。薩姆認為要實現(xiàn)這一目標,每個人都必須更多地關(guān)注來自中心客戶的反饋。員工需要得到更多的培訓(xùn),工作可能會單調(diào)而辛苦。薩姆把這些清楚地告訴了員工。同時,他承認,工作量很費神,會對員工的個人生活有負面影響,他請大家向他或相互之間講述一下新的時間表對大家的負面影響。
在這次對話之后,薩姆開始創(chuàng)新性地試驗各種指揮中心的運作方式。他要求員工對排班提出建議,不僅僅針對業(yè)務(wù)需要,也要考慮他們自己的個人需要。正像其他遵循三條原則的經(jīng)理人一樣,薩姆告訴員工,只要能取得大家期望的結(jié)果,什么樣的解決方案都不算出格。他還告訴員工,不必一次解決完所有的問題。他們可以嘗試各種行動方案,從經(jīng)驗中慢慢找到有效的方法。
幾周之內(nèi),薩姆的工作團隊找到了一種全新的方法。他們計劃12小時換一次班,第一周工作3天,休息4天;下一周工作4天,休息3天。按兩周的周期計算,他們總共工作84小時,比以前多出4個小時。但是同時,工作時間排好了,也很穩(wěn)定,他們的休息時間更集中了??偟膩碚f又是一個可以接受的補償。
這個系統(tǒng)目前已經(jīng)運作兩年多了,它獲得了很大成功。在工作方面,新的排班減少了7次輪班,這意味著減少了7次信息傳遞過程,這樣,傳遞中便減少了疏忽和錯誤的發(fā)生幾率。排班可預(yù)測性大大減小了超時(加班)現(xiàn)象,員工們擁有更多的休息天數(shù)。此外,新的排班計劃更便于培訓(xùn)主管。過去排班計劃一出現(xiàn)不可預(yù)測的漏洞,主管們就被牢牢捆在指揮中心。他們常會獨自值晚班,這樣他們幾乎沒有機會互相學(xué)習(xí),并且安全也會有問題。但是現(xiàn)在的輪班制度使他們能接觸到各個班次,從而可以熟悉整個工藝、系統(tǒng)和安全流程。
更讓薩姆高興的是,就像他預(yù)見的那樣新的系統(tǒng)讓中心變得更主動、更以客戶為中心了?,F(xiàn)在員工輪班非常穩(wěn)定,也不用再爭搶著填補漏班,他們可以更多考慮相互協(xié)調(diào)和改善流程問題。舉例來說,曾經(jīng)有一次新藥的銷量增加很快,超過預(yù)期的300%。但不幸的是這種藥的生產(chǎn)線必須按計劃維護而不得不停工6天。這時,指揮中心的人與生產(chǎn)部門和維護部門一起努力,將停工時間縮短到了2天。
最后,因為排班表是大家一致通過的,而且很穩(wěn)定,員工之間、員工與管理層之間的爭端減少了很多??傊?,員工士氣高漲,壓力變小。自然,生產(chǎn)率也隨之提高了。
在家里,新的排班表讓員工可以去追求個人的需要,而這在以前的舊系統(tǒng)中是根本不可能的。有的員工能在白天去學(xué)校就讀碩士課程,有的員工在休息日通過努力獲得了文憑。許多雇員告訴薩姆,固定的排班表可以讓他們在家里更好地休息,或者為個人的人生規(guī)劃、目標而努力。從生活角度來看,新的計劃非常成功,具有一定諷刺意味的是,越來越多的人希望來這里工作了。薩姆最近觀察到,指揮中心對于新雇員和其他部門的人具有很大的吸引力。
我們也發(fā)現(xiàn)另一個應(yīng)用三條原則的案例。這是一個擁有80 000名員工的制造公司,高層經(jīng)理非常希望能在不同地區(qū)之間以一種最好的方法進行知識交流。他們決定試驗一種革新性的新方法,新方法有兩個部分:一部分便于銷售代表實時收集和共享銷售、營銷信息,它是基于計算機的數(shù)據(jù)倉庫;另一部分是允許每個銷售代表獨立使用功能完善的地區(qū)級管理系統(tǒng)。這兩個試驗項目的成敗將決定公司全球營銷和銷售的發(fā)展方向。
由3男3女組成的項目組將監(jiān)督和協(xié)調(diào)這兩個項目。泰瑞女士是項目組的領(lǐng)導(dǎo)。從一開始,項目團隊就感到了很大的壓力。公司領(lǐng)導(dǎo)認為,組織對學(xué)習(xí)和信息傳遞流程的管理方式是其戰(zhàn)勝對手的關(guān)鍵。盡管有很大壓力,泰瑞還是堅信,如果讓業(yè)務(wù)目標完全取代個人目標,項目組最終得到的不會是成功。她評論道:“忽略人們的個人問題是不現(xiàn)實的。”當時,所有的團隊成員都有個人問題:團隊里有兩個孕婦,三個最近過生日,一個有兼職工作,另一個需要在晚上讀MBA,還有一個正在鬧離婚。
在項目團隊第一次開會之前,泰瑞與每位成員都照過面,了解他們最近一年各自的個人需要,并幫助他們把個人需要按重要性排序。然后,在第一次項目組會議上,泰瑞主要談?wù)摿藰I(yè)務(wù)目標。她清晰而全面地向項目團隊講述了公司領(lǐng)導(dǎo)對團隊的期望、時間表和具體的任務(wù)。她告訴大家團隊的績效如何評估,什么樣的結(jié)果代表著成功。
接著,泰瑞坦誠地談到了個人的重要目標,并讓大家展開討論。她先問了幾個問題:“盡管我們有這么多工作要做,但是你們有哪些個人的重要目標是必須完成的?換句話說,當我們開始這項工作時,從個人角度看,什么目標對你們最重要?”團隊成員開始紛紛講述自己的困難,由于他們之前已經(jīng)和泰瑞對過話,現(xiàn)在講出來就很輕松。這場會議變成了一次討論如何協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)與個人目標的頭腦風(fēng)暴會議。舉例來說,他們認為他們需要知道如果某人不得不耽誤工作時,如何互相幫助。他們還明白了必須計劃好各自的時間安排,這樣就不會出現(xiàn)如果某人缺席臨時找不到人,或者工作計劃被迫中斷的情形了。
在試驗進展的過程中,每周都會舉行一次專門討論個人目標和業(yè)務(wù)規(guī)劃的會議。團隊成員可以仔細了解其他人工作/個人的工作進展,也可以溝通自己各種個人需要的變化。就像一位團隊成員所說的,“我們知道每個人家里的紀念日、學(xué)校里的節(jié)日,甚至某個人的足球隊訓(xùn)練計劃。做到這點非常容易,因為我們每個人都開誠布公。”某些過分的要求,諸如去法國參加冗長的洗禮儀式、一年前計劃好的6周假期等其他個人時間的局限都被看做是合理的業(yè)務(wù)問題。
可以想像,這次試驗項目以成功而告終,團隊的績效非常好。
這三條原則都顯然被經(jīng)理人以“飛躍雷達盲區(qū)”的方式投入實踐,避開了官方禁止的項目常令人滿意。所有嚴格的時限都滿足甚至提前完成了。另外,大家都知道這是集體努力的成果。最重要的是,團隊開發(fā)的知識交流系統(tǒng)可以在公司得到全球化應(yīng)用。他們接受了客戶、團隊成員、高級管理者的三百六十度評估。無論從哪個角度看,這個項目都是成功的。
毋庸置疑,團隊每位成員的生活和職業(yè)都受益于這段經(jīng)歷。沒有人因為工作被迫犧牲自己的生活目標。同時,像一位項目成員所說的,“這個項目的環(huán)境是我經(jīng)歷過的最棒的一個”,團隊每個成員都很坦誠并且相互信任。項目完成后,這個團隊隨之解散。當然,泰瑞獲得了升遷,目前她領(lǐng)導(dǎo)著公司最大一個地區(qū)公司之一的戰(zhàn)略—后勤部。