無論是政府機(jī)關(guān)、企業(yè)還是各類社會(huì)組織，通過一些具體可行的方法對(duì)全體工作人員進(jìn)行一些習(xí)慣的訓(xùn)練，這對(duì)于提高人員素質(zhì)是至關(guān)重要的。一個(gè)人的思想意識(shí)、思維方式等很難改變或改造，但一個(gè)人的行為是可以靠強(qiáng)力來扭轉(zhuǎn)的，我們可以通過改造行為的方式來達(dá)到改造思維的目的。當(dāng)然，這種行為的改造有時(shí)是強(qiáng)制性的。勉強(qiáng)成習(xí)慣，習(xí)慣成自然。

　　1清單習(xí)慣

　　以企業(yè)為例，企業(yè)的使命落實(shí)到戰(zhàn)略，戰(zhàn)略落實(shí)到規(guī)劃，規(guī)劃分解成計(jì)劃，計(jì)劃分解到日程。員工就應(yīng)該按本系統(tǒng)、本組織的日程要求，做自己的工作日志。

　　工作日志就是我們提出的清單的一種形式。

　　工作日志其實(shí)很簡單，就是把當(dāng)天要做的事情一項(xiàng)一項(xiàng)地列出來，加上序號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)、用時(shí)，一天結(jié)束后看看完成了沒有、做到位了沒有、做好了沒有，沒有完成或沒有做好的原因是什么。這樣一來，天長日久，就會(huì)形成習(xí)慣，想問題就會(huì)比較全面，而且有利于跟上下游的工序配合。如果一個(gè)人力資源部的全部工作人員的工作日志都在內(nèi)網(wǎng)上共享，那么整個(gè)部門的工作效率就會(huì)大大提高。

　　在《細(xì)節(jié)決定成敗》的附錄三——“總經(jīng)理必須做的事”中，列出了總經(jīng)理每天、每周、每旬、每月、每半年、每年六個(gè)不同的時(shí)間段應(yīng)該做些什么，一共70條。這也是一種清單習(xí)慣。有時(shí)習(xí)慣性地為自己整理一下工作內(nèi)容、大小項(xiàng)目以及工作進(jìn)度，確實(shí)可以既省時(shí)又省力。

　　日本的汽車出租公司的司機(jī)外勤管理方法就既簡單又有效。他們?cè)诿枯v汽車上安裝一臺(tái)針孔打印機(jī)，備用的是一種專用的打印紙（如圖31所示）。

　　圖31

　　打印紙上有三圈數(shù)字用來記數(shù)：汽車打火和熄火的時(shí)間（以記錄車輛做功時(shí)間）、行車?yán)锍蹋ㄒ杂涗涇囁伲挝粫r(shí)間耗油量（以記錄運(yùn)行成本）。每車每天一張記錄紙就把該車的全天候工作狀態(tài)、工作效率和成本一一記錄在案。如有堵車等特殊情況，司機(jī)會(huì)另做記錄和說明，并經(jīng)用車人證明后，傳真回公司備案。因此，評(píng)比、考核、計(jì)酬的依據(jù)就很充分了。這就是一種清單習(xí)慣。

　　孫中山的這段話出自《建國方略》，“坐”是“因?yàn)椤钡囊馑肌Ｕ鐚O中山先生所說：“中國事向來之不振者，非坐于不能行也，實(shí)坐于不能知也?！鼻鍐尾浑y設(shè)計(jì)，也不難執(zhí)行，關(guān)鍵是我們?cè)覆辉高@么做；清單習(xí)慣借助自動(dòng)化、信息化來實(shí)現(xiàn)也不難，我們也可以開發(fā)出類似的自動(dòng)化設(shè)備，關(guān)鍵是我們是否認(rèn)為需要。

　　2定置習(xí)慣

　　所謂定置包含兩方面：空間的定置和時(shí)間的定置。

　　空間的定置主要是指所有物品、材料、工具等都需要有一個(gè)擺放次序，有一個(gè)固定的擺放位置。我們?cè)鴮?duì)三家企業(yè)的176名辦公室工作人員做過一次檢測，得出的結(jié)果是平均每人每天有87分鐘在找文件、重新整理文件、找尺子圓規(guī)之類。這是很可怕的，工作時(shí)間被無謂地浪費(fèi)，工作效率大大地降低。而這又不能怪他們工作不努力，完全是因?yàn)闆]有經(jīng)過定置管理訓(xùn)練的緣故。

　　多數(shù)制造型企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)都推行過“5S管理”，生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、半成品、成品、工具、工裝、配件、耗材等的放置都很有秩序，即使人員換崗也不存在找不到東西的現(xiàn)象，而絕大多數(shù)非制造型企業(yè)的白領(lǐng)卻很少進(jìn)行過這種管理訓(xùn)練。

　　定置習(xí)慣還包括時(shí)間的定置。所謂時(shí)間的定置就是一些常規(guī)的、成周期的事情，應(yīng)定時(shí)進(jìn)行。

　　以各種會(huì)議而言，很多董事長、總經(jīng)理就完全沒有時(shí)間定置概念。很多員工都不喜歡這種情況：下午四點(diǎn)，突然接到總經(jīng)理的電話，“五點(diǎn)半開個(gè)會(huì)”。而每個(gè)人都有自己的安排：拜訪客戶、接待記者、部門討論等等，即使在寫一份報(bào)告被無故中斷也很不好。如果隨時(shí)可以召集開一個(gè)不知主題、不明議題的會(huì)，只能說明我們手頭工作量不滿。最終，那個(gè)臨時(shí)召集的會(huì)效率也會(huì)很低。想要提高會(huì)議的效率，就應(yīng)該制定例會(huì)制度，形成時(shí)間定置概念。哲學(xué)家康德在哥尼斯堡大學(xué)教學(xué)時(shí)，每日起床、寫作、講課以及吃飯和散步，時(shí)間都非常準(zhǔn)確。早晨，每當(dāng)鄰人看到康德教授攜著手杖步出家門，走向兩旁栽著菩提樹的小路時(shí)，此故事見亨利?！ずＤ摹墩摰聡诮毯驼軐W(xué)的歷史》一書。就知道是六點(diǎn)半了。如果自家的鐘是六點(diǎn)三十五分，那一定是自家的鐘快了五分鐘，撥回來準(zhǔn)沒錯(cuò)。當(dāng)然，我們不一定要像康德那樣生活，但在工作中有良好的時(shí)間定置習(xí)慣，就會(huì)使團(tuán)隊(duì)成員之間的配合更默契，整個(gè)組織工作效率就會(huì)提高。