三、高校校友工作信息化建設(shè)發(fā)展的對策及建議

1.解決體制孤島問題——確立發(fā)展的戰(zhàn)略理念，建立有效的CIO機(jī)制

正確的校友工作信息化建設(shè)指導(dǎo)思想和理念至關(guān)重要，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，明確方向，充分認(rèn)識到加快校友工作信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，明確高校信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，要從行動(dòng)上而不是口頭上實(shí)施校友工作信息化。建立完善、有效的CIO體制，形成強(qiáng)有力的組織保障體系和持續(xù)長效發(fā)展的生態(tài)發(fā)展體制，對校友工作的信息化建設(shè)具有重要意義，是解決體制孤島問題的有效途徑。CIO是chief information officer(信息主管)的縮寫，最早始于美國政府機(jī)構(gòu)，興盛于企業(yè)，后來被美國多數(shù)高校所采用。CIO最初的定義是：它是高級行政管理團(tuán)隊(duì)的一員，技術(shù)和其他信息資源的管理者，IT計(jì)劃的負(fù)責(zé)人，新系統(tǒng)發(fā)展的負(fù)責(zé)人，政策發(fā)展制定的負(fù)責(zé)人，機(jī)構(gòu)整體戰(zhàn)略計(jì)劃程序制定的參與者。^[3]完整的CIO機(jī)制應(yīng)包含領(lǐng)導(dǎo)層、聯(lián)絡(luò)層、監(jiān)聽層、傳播層、故障排除層、資源分配層和談判層。目前CIO機(jī)制可以通過兩種方式實(shí)現(xiàn)：一種是由上至下的行政主導(dǎo)方式，即CIO機(jī)制人員由高校統(tǒng)一任命；一種是由下至上的潛移默化方式，即校友總會利用現(xiàn)有的資源持續(xù)提供相應(yīng)服務(wù)，形成實(shí)質(zhì)上的CIO機(jī)制。^[4]結(jié)合我國高校的實(shí)際校情，由下至上的方式較為可行。具體做法依次為：在校友總會配備專職信息化成員，負(fù)責(zé)信息化工作的具體實(shí)施、部署和培訓(xùn)等；在各院系和相關(guān)職能部門設(shè)置校友信息聯(lián)絡(luò)員，一個(gè)單位一個(gè)，聯(lián)絡(luò)員可不具備技術(shù)基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的溝通、協(xié)調(diào)和最終使用、操作；成立校友咨詢委員會，為校友信息化建設(shè)的決策提供有效咨詢，負(fù)責(zé)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)督、評估和用戶體驗(yàn)反饋，校友咨詢委員會可以定期更新，接受推薦，吸納更多有想法的校友加入；由校友會專職信息員1名和開發(fā)公司人員1名共同組成技術(shù)支部組，人員無須多，但是要明確，負(fù)責(zé)具體的技術(shù)支持和后期維護(hù)、再開發(fā)；隨時(shí)將已經(jīng)成型的實(shí)施方案和開發(fā)半成品交由領(lǐng)導(dǎo)小組審批，領(lǐng)導(dǎo)小組由分管副校長和校友總會秘書長負(fù)責(zé)，這是校友工作信息化建設(shè)的最高決策機(jī)構(gòu)。

此外，有效的CIO機(jī)制是建立在全體成員具有相當(dāng)?shù)姆e極性和創(chuàng)造性基礎(chǔ)之上的，在實(shí)施的過程中進(jìn)行有效的說明解釋、宣傳動(dòng)員必不可少。CIO機(jī)制在校友信息化的實(shí)施過程中是個(gè)漸進(jìn)的過程，不能一蹴而就；對于在初級階段與協(xié)作階段的基礎(chǔ)性建設(shè)應(yīng)當(dāng)給予充分重視，審時(shí)度勢，根據(jù)實(shí)際校情做好具體計(jì)劃和措施，提高成功率。

2.解決資金孤島問題——提高資金的利用效率，建立多元的資金渠道

校友工作是一項(xiàng)周期性的、不間斷的長期工作，因此校友工作的信息化建設(shè)和維護(hù)也將是一項(xiàng)長期、反復(fù)的工程，在確保學(xué)校的財(cái)政投入的同時(shí)，建立合理的、自力更生的校友工作信息化投入機(jī)制和經(jīng)費(fèi)來源機(jī)制是信息化建設(shè)的有力保障。首先，在項(xiàng)目立項(xiàng)之初，對項(xiàng)目進(jìn)行合理預(yù)期和評估，合理分配有限的資金，優(yōu)先保證未來5年的項(xiàng)目維護(hù)費(fèi)用。其次，聘請專業(yè)風(fēng)投人士(最好是校友)，引入社會資金，做好投資效益分析；如可以在門戶網(wǎng)站和管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，預(yù)留校友企業(yè)宣傳欄，并提供在線交易系統(tǒng)，然后將銷售額按比例投入到校友信息化建設(shè)中；還可以與相關(guān)的旅游公司、學(xué)校附近的酒店、電子商務(wù)企業(yè)等各行各業(yè)的企業(yè)進(jìn)行合作洽談，為校友提供特定優(yōu)惠和折扣。如此結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的投資運(yùn)營理念，不僅可以提高系統(tǒng)的訪問量和使用率，也可以為相關(guān)企業(yè)增加業(yè)務(wù)量，更可為校友信息化建設(shè)提供多渠道的資金支持，并逐漸形成學(xué)校的獨(dú)立品牌，以保障信息化建設(shè)的長期資金來源。

3.解決標(biāo)準(zhǔn)孤島問題——打破信息化部門壁壘，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制

校友工作信息化標(biāo)準(zhǔn)的研究和制定有利于滿足學(xué)校整體信息化建設(shè)的需要，打破各部門之間“各自為戰(zhàn)、軍閥割據(jù)”的現(xiàn)狀，消除部門壁壘，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，是解決校友工作信息化標(biāo)準(zhǔn)孤島問題的前提。建立校友信息化標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，不僅是開展校友工作信息化建設(shè)的需要，而且有助于推動(dòng)學(xué)校整體的信息化建設(shè)。所謂的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制應(yīng)該是將標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)融入系統(tǒng)建設(shè)之中，重視信息編碼、管理、業(yè)務(wù)、運(yùn)維服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及標(biāo)準(zhǔn)示范的推廣；保證數(shù)據(jù)在采集、處理、轉(zhuǎn)換、傳輸?shù)倪^程中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可循，以便最大限度地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在部門間的對接和信息資源共享，同樣也可使系統(tǒng)具有較好的擴(kuò)張性和通用性，減少操作人員的負(fù)擔(dān)，使操作方式簡單有效，從而為校友工作信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.解決信息孤島問題——更新數(shù)據(jù)庫建設(shè)理念，建立同步周期數(shù)據(jù)庫

學(xué)生與學(xué)校之間的關(guān)聯(lián)從學(xué)生接到入學(xué)通知書那一刻便已經(jīng)開始，這也是學(xué)生生命周期的始點(diǎn)，對于學(xué)校而言，這個(gè)周期一旦開始便永久存在，沒有終點(diǎn)，從廣泛意義來看，校友是學(xué)生生命周期的大部分存在和重要階段，“學(xué)生→校友”的數(shù)據(jù)信息應(yīng)是沒有斷層的、持續(xù)累積的過程。因此，應(yīng)當(dāng)成立一個(gè)校級層面的學(xué)生數(shù)據(jù)庫，將學(xué)生在校期間的所有來自教務(wù)、學(xué)工、就業(yè)和研究生部等部門的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理和整合匯總，為每一位學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活建立一個(gè)完整的電子信息檔案。當(dāng)學(xué)生畢業(yè)成為校友后，將該數(shù)據(jù)庫全部遷移到校友管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，由校友總會和各個(gè)院系共同進(jìn)行后續(xù)的更新與維護(hù)。由此，形成一條完整的生態(tài)數(shù)據(jù)鏈，為建成同步周期數(shù)據(jù)庫提供了可能，從而解決了校友工作信息化建設(shè)中信息孤島的問題。

5.解決應(yīng)用孤島問題——拓展新媒體信息視野，建立移動(dòng)信息分享平臺

基于互聯(lián)網(wǎng)的以手機(jī)、平板電腦為代表的新媒體電子設(shè)備的快速發(fā)展，衍生出了諸多的、日新月異的新媒體交互工具和應(yīng)用軟件，且這些硬件和軟件正在以各種方式相互結(jié)合、滲透和交融，深刻地改變了人們的生活、工作、學(xué)習(xí)和思維方式。新媒體首先是數(shù)字化的，具有快速傳播和高度互動(dòng)的特征^[5]；因此，校友工作的信息化建設(shè)若想滿足校友的需求，必須借助新媒體技術(shù)的優(yōu)勢和發(fā)展，充分運(yùn)用新媒體壟斷性的功能優(yōu)勢——即時(shí)交流互動(dòng)和信息迅速傳播共享的功能為校友提供服務(wù)，并盡可能地將校友信息化建設(shè)與當(dāng)下最熱的、使用率最高的微信、微信公共平臺等社交媒體的開發(fā)平臺對接，盡可能地將對新媒體已經(jīng)習(xí)慣了的校友吸引到校友管理系統(tǒng)中來，構(gòu)建起新的、更有針對性的、客戶相對集中的新關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，不斷拓展信息化建設(shè)的視野，提供更多、更有價(jià)值的共享資源。

另外，校友工作信息化建設(shè)應(yīng)該包含兩期項(xiàng)目——項(xiàng)目一期：開發(fā)搭建基于PC端的校友管理系統(tǒng)；項(xiàng)目二期：校友服務(wù)App，功能與PC端校友管理系統(tǒng)的功能保持一致，從而最大限度地滿足校友隨時(shí)隨地訪問的需要，為校友工作信息化建設(shè)成果的應(yīng)用又增添一層保障，從而解決應(yīng)用孤島問題。

當(dāng)前，我國高校正處于創(chuàng)新發(fā)展和改革轉(zhuǎn)型的攻堅(jiān)階段，挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。充分開發(fā)和有效利用校友資源已經(jīng)成為高校拓展辦學(xué)資源、提高教育質(zhì)量、提升學(xué)校品牌的有效途徑。高校校友工作者需緊緊抓住此發(fā)展機(jī)遇，充分明確校友工作信息化建設(shè)對于校友工作開展和學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的深刻意義，站在學(xué)校變革和校友工作可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，用科學(xué)生態(tài)發(fā)展的眼光，促進(jìn)和推動(dòng)校友工作信息化的建設(shè)。