——以對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)為例

對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)校友總會　馮利　張瑞　蘇隆中

【摘要】校友工作信息化建設(shè)是開展校友工作的前提，是高校校園信息化建設(shè)的重要組成部分，是滿足校友需求的有效途徑。校友信息化建設(shè)過程中由于歷史遺留問題、經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌問題、缺乏總體規(guī)劃、觀念落后，導(dǎo)致了體制孤島、資金孤島、標(biāo)準(zhǔn)和信息孤島、應(yīng)用孤島四個(gè)方面的問題。本文基于可操作性理念，有針對性地給出了五條對策：確立發(fā)展的戰(zhàn)略理念，建立有效的CIO機(jī)制；提高資金的利用效率，建立多元的資金渠道；打破信息化部門壁壘，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制；更新數(shù)據(jù)庫建設(shè)理念，建立同步周期數(shù)據(jù)庫；拓展新媒體信息視野，建立移動信息分享平臺。

【關(guān)鍵詞】校友；信息化建設(shè)；高校；CIO機(jī)制；數(shù)據(jù)庫

校友是一個(gè)對母校有著天然高度認(rèn)同感的群體，是保證高校持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，對高校的改革和發(fā)展有著不可替代的重要作用。在當(dāng)今多元化和復(fù)雜化的社會發(fā)展進(jìn)程中，校友在其職業(yè)領(lǐng)域和社會上的地位對高校的整體辦學(xué)水平和社會聲譽(yù)起著極大的正面導(dǎo)向作用，如何進(jìn)一步整合開發(fā)校友資源，深度有效挖掘校友的潛力，實(shí)現(xiàn)校友資源的合理利用，已然成為當(dāng)下所有高校校友工作的當(dāng)務(wù)之急。然而，對校友資源的任何開發(fā)、整合、利用和挖掘都離不開對校友資源的管理，因此，如何充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升高校校友工作信息化建設(shè)水平，已成為信息化背景下各高校開展校友工作不得不面對的一項(xiàng)重要課題。

一、校友工作信息化建設(shè)的必要性

1.校友工作信息化建設(shè)是開展校友工作的前提

在當(dāng)今社會高度信息化的大環(huán)境下，信息以及信息的有效性顯得尤為重要，校友工作信息化的建設(shè)實(shí)際上是校友工作的信息化。分布在國內(nèi)外各地區(qū)不同領(lǐng)域、不同崗位的校友們是校友工作開展的主要對象和主體，如何聯(lián)系到這些校友，以及聯(lián)系到這些校友后如何保持、維護(hù)和進(jìn)行互動，是開展校友工作的基礎(chǔ)和重中之重。因此，聯(lián)系到校友，確保聯(lián)系渠道暢通，建立扎實(shí)完整的校友信息數(shù)據(jù)庫，是校友工作信息化的基石，是開展校友工作的前提。校友工作信息化建設(shè)的首要任務(wù)即是收集校友信息，掌握盡可能完整的校友信息是開發(fā)挖掘校友資源的基礎(chǔ)，通過現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理手段的運(yùn)用，對收集到的信息進(jìn)行分類整理和組合，以提高校友信息管理和開發(fā)的工作效率。^[1]

目前校友工作中收集的校友信息主要包括最為基礎(chǔ)的姓名、性別、學(xué)歷、專業(yè)、畢業(yè)年份等基本信息，這些信息相對準(zhǔn)確，且不會隨時(shí)間而改變；但是由于受到工作方式和生活節(jié)奏的影響，校友的聯(lián)系電話、工作單位、通訊地址等信息變化相對頻繁，且校友數(shù)量龐大并逐年增加，因此，如果利用傳統(tǒng)方式，則校友信息的更新將會變得極為不易；此外，校友返校收集到的校友信息、各院系自身收集匯總的校友信息，此類信息冗余度極高，如果不借助于校友信息化的建設(shè)，這些問題將會成為有效開展校友工作的瓶頸，不僅嚴(yán)重降低工作效率，而且很難實(shí)現(xiàn)校友信息及時(shí)更新和匯總整理。因此，全面實(shí)施校友工作信息化建設(shè)刻不容緩。

2.校友工作信息化建設(shè)是高校校園信息化建設(shè)的重要組成部分

高校校園信息化的服務(wù)對象主要是在校在讀師生。一方面，校友作為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生并不在高校校園信息化的服務(wù)范圍內(nèi)，因此，校友工作信息化建設(shè)是對高校校園信息化建設(shè)的有效補(bǔ)充，校友工作信息化建設(shè)承擔(dān)著管理每年從學(xué)生管理系統(tǒng)中“被退出”的學(xué)生信息的任務(wù)，但是管理方式又與現(xiàn)有的學(xué)生管理系統(tǒng)存在很大差別；另一方面，現(xiàn)在的在校生即是未來的校友，加強(qiáng)在校生的校友意識的培養(yǎng)本身就是校友工作的一部分，將在校生的相關(guān)信息納入到校友工作信息化系統(tǒng)中，可以有效地扭轉(zhuǎn)“培養(yǎng)一批學(xué)子，丟失一批校友”的窘境，從而助推高校信息化的全面、系統(tǒng)建設(shè)。

3.校友工作信息化建設(shè)是滿足校友需求的有效途徑

校友離開母校走向社會，分布在海內(nèi)外各地，雖不能經(jīng)?；啬感Ｌ皆L，卻會異常思念、牽掛母校，并想要了解母校的最新發(fā)展。定期推送校友通訊、文字、圖片、聲音、視頻等，可以生動直觀地展示母校近況，緩解校友的思念之情。很多校友愿意回報(bào)母校，為母校的發(fā)展做貢獻(xiàn)，但是地域不便和煩瑣的手續(xù)又使校友“望而卻步”；設(shè)立專門的、安全的、簡易的在線捐贈系統(tǒng)，不僅可以方便校友隨時(shí)隨地捐贈，而且也有助于對校友捐贈信息進(jìn)行反饋。校友們畢業(yè)后，往往需要尋找昔日的同窗、了解老同學(xué)的信息并建立聯(lián)系，面對龐大的數(shù)據(jù)量和不斷更新的聯(lián)系方式，要想滿足校友們的需求，必須依靠校友工作信息化的建設(shè)。因此，校友工作信息化的建設(shè)也是為校友服務(wù)的，是滿足校友與校友之間、校友與母校之間溝通交流需要的有效途徑。