2.3 工程部檔案管理

為了規(guī)范工程管理過程中各種文件、資料的收發(fā)、整理、立卷、裝訂、歸檔、查閱、銷毀及移交，保證文件、資料的有效使用，相關(guān)部門應(yīng)對(duì)文件、資料進(jìn)行規(guī)范化管理。

2.3.1 工作人員文件資料管理的職責(zé)

1）資料員負(fù)責(zé)工程文件、資料的日常管理工作（包括資料編號(hào)），并且對(duì)歸檔資料的有效性負(fù)責(zé)。

2）各專業(yè)工程師和工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)的工程資料的整理、審查，并且移交資料員，對(duì)文件、資料的完整、正確及有效使用負(fù)責(zé)。

3）工程部經(jīng)理對(duì)轄區(qū)內(nèi)的文件資料的管理和有效使用負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

2.3.2 文件資料的分類

1.文字資料

1）工程前期開工手續(xù)資料（如建筑工程施工許可證、中標(biāo)通知書、夜間施工噪聲排放許可證、質(zhì)量備案資料、檔案責(zé)任制備案資料）。

2）工程項(xiàng)目合同/協(xié)議及公司批準(zhǔn)的延期申請(qǐng)。

3）施工組織設(shè)計(jì)和補(bǔ)充施工組織設(shè)計(jì)（審批單作為其附件），以及監(jiān)理規(guī)劃和細(xì)則、總施工進(jìn)度計(jì)劃。

4）監(jiān)理月報(bào)、指令、通知、函件和承包商回復(fù)。

5）甲方指令、通知和承包商回復(fù)及現(xiàn)場(chǎng)移交書和開工令。

6）設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)計(jì)文件及交房標(biāo)準(zhǔn)。

7）甲方專題會(huì)議紀(jì)要和監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要。

8）工程質(zhì)量事故核查、處理資料。

9）施工進(jìn)度統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃報(bào)表。

10）工程量報(bào)表及請(qǐng)款單。

11）設(shè)計(jì)變更。

12）現(xiàn)場(chǎng)變更洽商與經(jīng)濟(jì)簽證。

13）現(xiàn)場(chǎng)材料價(jià)格回執(zhí)單

14）圖紙問題技術(shù)核定單。

15）提料單。

16）認(rèn)價(jià)單。

17）工程款支付憑證記錄表、違約罰單。

18）（行政監(jiān)督部門參加的）分部驗(yàn)收資料及會(huì)議紀(jì)要和整改報(bào)告。

19）施工日記、工程過程檢查記錄資料（包括樣板驗(yàn)收資料）和水電費(fèi)用計(jì)量憑證。

20）外部文件資料。

21）公司內(nèi)部部門間往來資料。

22）內(nèi)部工程竣工驗(yàn)收資料、保修期滿解除確認(rèn)表。

23）勘察資料。

24）單位工程樁基竣工資料（裝訂成冊(cè)版）。

25）單位工程竣工資料（裝訂成冊(cè)版）。

2.圖片圖像資料

圖片圖像資料包括工程項(xiàng)目照片、錄音、錄像帶等。

3.電子資料

電子資料包括現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理資料及公司各部門電子郵件的相關(guān)資料。

4.實(shí)物

實(shí)物主要是指合格樣品。

2.3.3 文件資料的管理規(guī)定

1）工程部資料員是現(xiàn)場(chǎng)資料管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)及時(shí)做好現(xiàn)場(chǎng)資料的收集、整理、歸檔工作，確保工程項(xiàng)目資料的完整、正確和安全。

2）有以下情況之一的文件標(biāo)記為不合格文件：

①?zèng)]有及時(shí)注銷的舊版本圖紙。

②編號(hào)不連續(xù)的文件。

③為傳真件的文件。

④模糊不清的文件。

⑤資料不全、缺頁的文件。

⑥簽字、蓋章不全或無授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的文件。

3）現(xiàn)場(chǎng)工程師應(yīng)嚴(yán)格遵守資料管理制度，借閱的資料、現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生的資料應(yīng)按照要求及時(shí)歸檔，協(xié)助做好現(xiàn)場(chǎng)資料管理工作。

4）工程部經(jīng)理統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)資料管理工作，協(xié)調(diào)、指導(dǎo)資料員、現(xiàn)場(chǎng)工程師、監(jiān)理單位、施工單位做好資料管理工作。

5）借閱工程資料必須履行手續(xù)，不得遺失、更換。

6）工程項(xiàng)目資料必須建立資料臺(tái)賬、資料目錄。

2.3.4 文件資料的收集與整理

1）各資料責(zé)任人在收到文字性文件資料后應(yīng)進(jìn)行審閱、原位標(biāo)注等工作，并且及時(shí)移交資料員進(jìn)行編號(hào)歸檔。

2）對(duì)于變更已歸檔的資料，資料責(zé)任人應(yīng)告知資料員修正/廢止的部分：全部作廢時(shí)，將作廢資料作為其附件歸檔，編號(hào)不撤銷并在資料目錄中注明廢止和保存地；部分廢止時(shí)，資料責(zé)任人協(xié)助資料員在作廢項(xiàng)進(jìn)行“廢止、改為××號(hào)第×條”的標(biāo)記。

3）圖紙變更時(shí)，資料責(zé)任人應(yīng)書面通知使用人和保存人并限期將作廢圖紙返回銷毀后發(fā)放圖紙變更。

2.3.5 文件資料的立卷與裝訂

1.文件資料的立卷依據(jù)

工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分，各部分文件都有各自的組卷依據(jù)，如下所述：

1）工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

2）監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

3）施工文件按單位工程、分部工程組卷。

4）竣工圖按專業(yè)組卷。

5）竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

2.文件資料的立卷要求

1）文字資料的立卷要求，具體包括：

①檔案材料歸檔時(shí)，以A4（即210mm×297mm）規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)，不足A4規(guī)格的應(yīng)用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。

②檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對(duì)因復(fù)寫而透底的材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。

③文字材料組卷時(shí)，厚度不得超過2cm，一卷內(nèi)有多種材料時(shí)，應(yīng)用彩色薄紙隔開。

④裝訂時(shí)，用棉繩以“三孔一線”方式裝訂成冊(cè)，入檔案盒。

2）圖紙的立卷要求。紙質(zhì)竣工圖（或其他歸檔的紙質(zhì)圖）歸檔組卷時(shí)以手風(fēng)琴式折疊為A4圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。

3）立卷檔案必須裝訂整齊，以相關(guān)流水號(hào)打印頁碼。

4）立卷檔案每卷必須有獨(dú)立的頁號(hào)和卷內(nèi)目錄。

5）立卷檔案必須統(tǒng)一使用現(xiàn)行的封面、卷盒和目錄。

6）為使檔案管理更有序、便于使用，各種檔案資料均應(yīng)以項(xiàng)目分類編號(hào)。

7）圖片、圖像及電子資料保存于項(xiàng)目總經(jīng)理或主管計(jì)算機(jī)中的文件夾中，在資料屬性中注明資料名稱、簽署人及日期等重要身份資料；實(shí)物資料保存于監(jiān)理辦公室樣板區(qū)內(nèi)；樣板右上角標(biāo)簽注明其屬性。

3.文件資料的卷內(nèi)頁碼編號(hào)

文件按要求立卷后，需要對(duì)每卷的文件資料單獨(dú)進(jìn)行頁碼編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始，案卷不宜超過30mm。頁號(hào)編寫在單頁右下角；雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角；折疊后的圖紙一律在右下角。

4.文件資料的卷內(nèi)目錄編寫

文件按要求立卷、編號(hào)后，還需要在每卷的首頁編制該卷文件的卷內(nèi)目錄。目錄中應(yīng)包括各文件的標(biāo)題、序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、頁碼、內(nèi)容摘要、存檔人、存檔時(shí)間和保存限期等內(nèi)容，具體見表2-4。

表2-4 文件資料卷內(nèi)目錄

5.文件資料案卷的裝訂

文件資料案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂（視實(shí)際情況而定）。裝訂應(yīng)采用線繩以三孔左側(cè)裝訂法裝訂。

2.3.6 文件資料的歸檔

公司所開發(fā)的項(xiàng)目均有單獨(dú)的項(xiàng)目代號(hào)或簡(jiǎn)稱，工程項(xiàng)目正在進(jìn)行時(shí)，部門資料員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目和文件類別進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)，并且分別存放。工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員5元。

1.歸檔文件的要求

1）歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

2）工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，幅面整潔。

3）工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4）工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

2.歸檔文件的分類與編號(hào)

資料員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料，在分類的基礎(chǔ)上均按接收的先后順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)基本原則：部門名稱縮寫+文件分類縮寫+專業(yè)分類縮寫（如無可省略）+文件順序號(hào)（分類后再編寫）。

在進(jìn)行文件歸檔分類時(shí)，將同一個(gè)文件分類的文件放到一起歸檔。下面就一些公司常見的文件類別進(jìn)行簡(jiǎn)單的列舉。

（1）管理規(guī)范文件（GF） 例如：

1）公司管理規(guī)范的文件編號(hào)為GC-GF-GS-。

2）工程類表單的文件編號(hào)為GC-GF-GC-001。

3）工程部?jī)?nèi)部管理規(guī)范的文件編號(hào)為GC-GF-GC-002。

4）工程管理規(guī)范的文件編號(hào)為GC-GF-GC-003。

5）工程部人員架構(gòu)及職責(zé)的文件編號(hào)為GC-GF-GC-004。

（2）工程指導(dǎo)文件（ZD） 例如，工程指導(dǎo)書的文件編號(hào)為GC-ZD-。

（3）政府來文（ZL） 例如，政府文件的文件編號(hào)為GC-ZL-。

（4）公司來文（GL） 例如：

1）報(bào)公司各部門文件的文件編號(hào)為GC-GL-001。

2）發(fā)設(shè)計(jì)管理部文件的文件編號(hào)為GC-GL-002。

3）發(fā)成本管理部文件的文件編號(hào)為GC-GL-003。

4）其他文件的文件編號(hào)為GC-GL-004。

（5）會(huì)議紀(jì)要（JY） 例如：

1）公司每周/每月工程例會(huì)紀(jì)要的文件編號(hào)為GC-JY-LH-。

2）公司現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要的文件編號(hào)為GC-JY-XC-。

3）專題會(huì)議紀(jì)要的文件編號(hào)為GC-JY-ZT-。

4）其他會(huì)議紀(jì)要的文件編號(hào)為GC-JY-QT-。

（6）工程前期準(zhǔn)備（QQ） 例如：

1）基地情況資料的文件編號(hào)為GC-QQ-JD-。

2）施工單位考察的文件編號(hào)為GC-QQ-SK-。

3）監(jiān)理單位考察的文件編號(hào)為GC-QQ-JK-。

4）用水、用電文件的文件編號(hào)為GC-QQ-。

5）技術(shù)資料的文件編號(hào)為GC-QQ-JS-。

6）其他文件的文件編號(hào)為GC-QQ-QT-。

（7）工程勘察往來文件（KC） 例如：

1）初勘資料的文件編號(hào)為GC-KC-CK-。

2）詳勘資料的文件編號(hào)為GC-KC-ZL-。

3）抽查紀(jì)錄的文件編號(hào)為GC-KC-CC-。

4）其他文件的文件編號(hào)為GC-KC-QT-。

（8）監(jiān)理單位往來文件（JL） 例如：

1）監(jiān)理合同的文件編號(hào)為GC-JL-HT-（含招標(biāo)投標(biāo)文件）。

2）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則的文件編號(hào)為GC-JL-XZ-。

3）監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要的文件編號(hào)為GC-JL-JY-。

4）監(jiān)理月報(bào)及審核意見的文件編號(hào)為GC-JL-YB-。

5）發(fā)監(jiān)理單位文件的文件編號(hào)為GC-JL-FW-。

6）其他來文的文件編號(hào)為GC-JL-QT-。

（9）工程施工文件（SG） 例如：

1）施工合同的文件編號(hào)為GC-SG-HT-（含招標(biāo)投標(biāo)文件）。

2）施工組織設(shè)計(jì)（施工單位提供）的文件編號(hào)為GC-SG-ZZ-。

3）施工方案（施工單位提供）的文件編號(hào)為GC-SG-FA。

4）施工單位來文的文件編號(hào)為GC-SG-LW-。

5）發(fā)施工單位文件的文件編號(hào)為GC-SG-FW-。

6）工程聯(lián)系單的文件編號(hào)為GC-SG-LX-。

7）工程報(bào)告及函件的文件編號(hào)為GC-SG-BG-。

（10）工程物資文件（WZ） 例如，物資合同的文件編號(hào)為GC-WZ-。

（11）工程設(shè)計(jì)文件（按日期）（SJ） 例如：

1）方案、擴(kuò)初階段的文件編號(hào)為GC-SJ-FA-。

2）施工圖階段的文件編號(hào)為GC-SJ-SG-。

3）圖紙會(huì)審紀(jì)要的文件編號(hào)為GC-SJ-HS-。

4）技術(shù)交底記錄的文件編號(hào)為GC-SJ-JD-。

（12）工程簽證文件（QZ） 例如，工程簽證的文件編號(hào)為GC-QZ-。

（13）工程限價(jià)文件（XJ） 例如，限價(jià)單的文件編號(hào)為GC-XJ-。

（14）工程計(jì)劃文件（JH） 例如：

1）計(jì)劃管理的文件編號(hào)為GC-JH-。

2）總進(jìn)度控制計(jì)劃及評(píng)審記錄的文件編號(hào)為GC-JH-KZ-。

3）施工圖紙交付計(jì)劃的文件編號(hào)為GC-JH-TZ-。

4）分包商進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃的文件編號(hào)為GC-JH-JC-。

5）樣板確認(rèn)計(jì)劃的文件編號(hào)為GC-JH-YB-。

6）甲供材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃的文件編號(hào)為GC-JH-CL-。

7）資金使用計(jì)劃的文件編號(hào)為GC-JH-ZJ-。

8）總進(jìn)度計(jì)劃（施工單位）的文件編號(hào)為GC-JH-JD-。

9）月/周計(jì)劃（施工單位）的文件編號(hào)為GC-JH-YJ。

（15）材料與設(shè)備管理文件（CL） 例如：

1）機(jī)電設(shè)備的文件編號(hào)為GC-CL-JD-。

2）建材裝飾的文件編號(hào)為GC-CL-JC-。

3）樣板登記一覽表的文件編號(hào)為GC-CL-YB-。

4）收（調(diào)）料單的文件編號(hào)為GC-CL-SD-。

5）設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄的文件編號(hào)為GC-CL-YS-。

（16）進(jìn)度款支付文件（JD） 例如：

1）工程進(jìn)度款審批單的文件編號(hào)為GC-JD-GC-。

2）物資進(jìn)度款審批單的文件編號(hào)為GC-JD-WZ-。

3）扣款通知單的文件編號(hào)為GC-JD-KK-。

4）獎(jiǎng)/罰款通知單的文件編號(hào)為GC-JD-JF-。

（17）工程交工文件（JG） 例如：

1）交工前樓宇檢查記錄的文件編號(hào)為GC-JG-001。

2）竣工資料的文件編號(hào)為GC-JG-002。

（18）工程驗(yàn)收文件（YS） 例如：

1）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的文件編號(hào)為GC-YS-。

2）工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（不需要政府參與的驗(yàn)收）的文件編號(hào)為GC-YS-BG-。

3）政府驗(yàn)收證的文件編號(hào)為GC-YS-ZF-。

4）履約評(píng)定表的文件編號(hào)為GC-YS-PD-。

（19）投訴處理文件（TS） 例如：

1）投訴記錄表的文件編號(hào)為GC-TS-JL-。

2）投訴分析報(bào)表的文件編號(hào)為GC-TS-FX-。

（20）后勤管理文件（HQ） 例如：

1）后勤管理資料的文件編號(hào)為GC-HQ-GL-。

2）考勤表的文件編號(hào)為GC-HQ-KQ-。

3）其他文件的文件編號(hào)為GC-HQ-QT。

（21）工程其他管理文件（QT） 例如：

1）零星工程資料的文件編號(hào)為GC-QT-001。

2）其他文件的文件編號(hào)為GC-QT-002。

3.歸檔文件的檢索與標(biāo)識(shí)

1）工程檔案中的每一個(gè)文件夾必須有文件卷目總索引、文件卷目索引表、卷內(nèi)文件目錄表三級(jí)索引表，以便對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢索。

2）文件卷目總索引列明歸檔文件各卷目編號(hào)及名稱。

3）文件卷目索引表列明本卷目歸檔文件的分類及名目。

4）卷內(nèi)文件目錄表作為文件的最終目錄，在文件歸檔時(shí)進(jìn)行登錄，必須列明文件的編號(hào)、主題及歸檔時(shí)間等具體文件資料。

5）對(duì)施工和物資合同可按工程部所編合同號(hào)進(jìn)行排序，并且在首頁打印出目錄表。

6）對(duì)已分類和編號(hào)的文件，應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單清晰、明了、易懂。

7）在該工程結(jié)束時(shí)，原件需交政府職能部門保存的，應(yīng)將相應(yīng)的復(fù)印件存檔，并且在復(fù)印件上注明原件去處。

2.3.7 文件資料的傳遞與移交

1）設(shè)立文件簽收本，一切文件資料必須在送達(dá)時(shí)要求簽收；設(shè)立文件發(fā)文本，一切文件資料必須在發(fā)送時(shí)要求接收人簽收。

2）工程部各崗位人員調(diào)離本崗位前，工程部經(jīng)理應(yīng)組織其同交接人員辦理工作移交，相應(yīng)責(zé)任轉(zhuǎn)移。

3）公司內(nèi)部指令、通知、報(bào)告必須采取書面形式，均應(yīng)采取實(shí)名制。

4）對(duì)監(jiān)理工程師、承包商所有文件資料必須采取書面形式，均應(yīng)采取實(shí)名制。

5）所有對(duì)內(nèi)和對(duì)外文件資料必須按職責(zé)規(guī)定權(quán)限審查簽發(fā)。

6）工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi)，部門資料員將一份完整的工程竣工檔案移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門資料員5元。

7）工程項(xiàng)目竣工移交后，現(xiàn)場(chǎng)的文件資料按公司規(guī)定和要求進(jìn)行交接。

2.3.8 文件資料的保管

資料員必須確保工程檔案的安全和不流失，還應(yīng)當(dāng)保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。

1.工程檔案密級(jí)

1）密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

2）工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

2.工程檔案保管期限

1）工程檔案保管期限分為永久、長期、短期。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。

2）同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。

3）對(duì)于不同的歸檔文件的保管期限可以參考建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表（見表2-5）。此表主要說明工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等類別文件資料的保存單位、保管期限及是否向城建檔案館移交等情況。

表2-5 建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表

（續(xù)）

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（續(xù)）

（續(xù)）

（續(xù)）

（續(xù)）

（續(xù)）

（續(xù)）

2.3.9 文件資料的借閱與統(tǒng)計(jì)

1.文件資料的借閱

施工過程中，各部門、各人員如需借用相關(guān)的項(xiàng)目資料，應(yīng)到項(xiàng)目部資料員處辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，填寫資料借閱登記表，或者出具借條，并且在使用完畢后，立即歸還。資料員對(duì)借出資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤。

2.文件資料的統(tǒng)計(jì)

資料員必須每月對(duì)資料的收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促歸還借閱到期文件。

2.3.10 作廢文件的定義與銷毀方法

1.作廢文件的定義

作廢文件是指整套施工圖紙或部分施工圖紙已經(jīng)設(shè)計(jì)方通知進(jìn)行更換和期滿的文件資料。

2.作廢文件的銷毀方法

（1）設(shè)計(jì)圖紙類 設(shè)計(jì)圖紙類應(yīng)從使用者手中收回并移交工程部專業(yè)工程師。

（2）外來文件資料 對(duì)于監(jiān)理單位和施工單位，項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)作廢工作聯(lián)函且送達(dá)；對(duì)于工程部，資料員收回文件做好作廢標(biāo)識(shí)后擱置。

（3）期滿文件資料 期滿文件資料由項(xiàng)目經(jīng)理與資料員進(jìn)行集中銷毀。