第四章

從被動應付到主動掌控工作和生活

你知道“時間就是金錢”這句話是誰說的嗎？是本杰明·富蘭克林。這位美國著名的學者、政治家、賓夕法尼亞大學的創(chuàng)始人，1736年在他一篇名為《為渴望富裕的人提出的有效建議》的文章中提到了這句話。這句話直到今天同樣可以作為一本致富寶典的書名被印在封面上，其中所包含的眾多建議，更是反復在金融類暢銷書中出現(xiàn)。

按照富蘭克林的哲學，時間就是金錢，那么只要你能夠有效利用自己的時間，你就可以變得富有。沒過多久，這一原則就被企業(yè)所采納。在工業(yè)化進程中，以時間作為衡量標準的方法被應用到了生產(chǎn)領(lǐng)域，當時企業(yè)的白領(lǐng)階層暫時還未受其害。

到了20世紀50年代，彼得·德魯克針對白領(lǐng)階層闡述了他的“目標管理”學說。根據(jù)這一學說，企業(yè)不再對個別員工實行硬性管理，而是任由他們安排自己的工作時間，這樣做的目的是能夠?qū)崿F(xiàn)既定的、多方共同協(xié)商制定的目標。

這種管理體系在相當長的時間里被企業(yè)所采納，直到20世紀80年代中期，企業(yè)中出現(xiàn)了新的情況：由于員工的工作量不斷增大，企業(yè)要在預先確定的時間內(nèi)完成一些臨時制定、加入的目標開始變得困難。因此，他們開始尋找一種能為自己提供支持的手段，時間管理就在這樣的背景下應運而生了。此后，員工們開始在培訓班上學習各種有效利用時間的方法。比如：

· 首先闡明你的工作目標，并據(jù)此給自己制定必要的任務。

· 接著將每項任務劃分為若干項你可以在一個月、一周或是一天內(nèi)完成的階段性任務。

· 每天下班回家之前，制訂出第二天的工作計劃。

· 把同一類的事情集中起來一起處理，比如寫信、打電話等等。

從時間管理者發(fā)展為自我管理者

在接下來的一段時期，這種規(guī)劃、安排自身工作的方式很快被證明還不夠完善。人們繼續(xù)抱怨：盡管如此，我還是無法完成我的工作任務。每天晚上我的辦公桌上都會有一大堆未完成的任務，因此我不得不在辦公室工作到很晚，結(jié)果，我留給家人、朋友以及自己休息的時間變得越來越少了。就在這樣的抱怨聲中，“時間管理”經(jīng)過進一步的完善，演變成了更有效的“自我管理”模式。

“自我管理”與傳統(tǒng)的“時間管理”的區(qū)別在于，每個人不僅要詢問自己：“哪些任務是我在某項工作中必須完成的？”同時還要明白，“我個人覺得什么才是重要的？哪些任務我必須，而且也希望在業(yè)余時間完成？”

如果一個人能夠回答好這些問題，那他的日程表上除了“與領(lǐng)導商談”，肯定還會出現(xiàn)“家長會”和“背部體操”之類的內(nèi)容。

“自我管理”還十分注重對任務的分析與調(diào)查，以明確某項任務應該被歸為“重要任務”還是“緊急任務”。“緊急”這個詞，背后隱藏的往往是時間的緊迫性或是對其他事情的直接影響。與此相反，“重要”涉及的才是任務的內(nèi)容本身。

在工作領(lǐng)域，“緊急任務”往往是及時回復他人。許多事情是向客戶承諾過的，所以“今天無論如何都要給對方一個答復”。家庭方面，如果家里沒有食物，而孩子又在等著吃飯，那么購物就算得上是“緊急任務”了。此外，月末交房租同樣也屬于一項“緊急任務”。

培訓新員工則屬于工作中的“重要任務”，否則新員工進入不了狀態(tài)，既浪費錢，又無法為企業(yè)創(chuàng)造任何利潤。此外，在企業(yè)中引進能夠提高工作效率的軟件，也是我們應該給予重視的“重要任務”。私人領(lǐng)域中，“重要任務”包括抽出足夠的時間與孩子及愛人交談、定期檢查身體以及早發(fā)現(xiàn)疾病等等。

根據(jù)“重要任務”與“緊急任務”的區(qū)別，“時間管理”及“自我管理”定義了以下四種任務類型。

A類任務：這類任務既重要，同時也十分緊急，你必須馬上完成。

事例：

· 孩子摔倒時對他們進行安慰。

· 你正打算出國旅行，可是發(fā)現(xiàn)自己的護照過期了，這時你要去申請延長旅行護照的有效期。

· 你的重要客戶提出不滿后，給他回個電話。

B類任務：這類任務很重要，但不是很緊急，因此可以暫時放一放。根據(jù)其重要性，你也可以選擇交由他人去處理。

事例：

· 距規(guī)定的納稅期限還有一段時間，但可以提前做報稅單。

· 廚房的水龍頭漏水，請人來修理。

· 培訓新的同事/員工，讓他們熟悉工作。

C類任務：這類任務的重要性相對低一些，但是十分緊急。你可以根據(jù)實際情況委托別人去處理。（工作上的事可以委托給同事、相關(guān)的專業(yè)部門或是專門的服務提供商，私人事宜則可以交給愛人、鐘點工或是其他的服務提供商。）

事例：

· 把填好的轉(zhuǎn)賬單送到銀行。

· 家里的植物缺水時給它們澆水。

· 處理某位相對來說不重要的客戶的訂單。

D類任務：這類任務既不重要也不緊急，你可以放心地把它們丟在一邊，不去操心。

事例：

· 拆閱郵箱里或是辦公桌上的廣告信。

· 熨燙內(nèi)衣或餐巾。

對于上述這些有關(guān)“緊急任務”與“重要任務”的事例，你是不是會有一些反對意見呢？比如當我們把“熨燙內(nèi)衣或餐巾”這項任務歸入D類任務時，你可能會問：“這件事真的不用去做嗎？”也許對你來說，把內(nèi)衣熨平或把餐巾整整齊齊地摞在一起是非常重要的，那么你完全可以把這項任務歸入其他你認為合適的類別。同樣，廚房的水龍頭不斷滴水可能會讓你感到心煩意亂，或者你反對任何浪費水的行為，那么“請人修理水龍頭”這件事就不應該被歸入B類任務（重要但不緊急），而是應該當做A類任務（既重要又緊急）來處理。這說明：我們分別賦予各項任務何種意義，完全取決于我們自身的價值體系。

今天不太緊急的任務，明天可能就會十會緊迫

哪些任務你會一拖再拖，直至它們變得十分緊迫？這些任務是否都屬于同一類別？最常見的例子包括寫公函之類的行政事務、熨衣服之類的日常工作以及匯款之類的經(jīng)濟事務等等。考慮一下，你有沒有可能把這些“討厭的工作”委托給別人去做？如果可能的話，你會委托給誰？倘若這些工作非你親自完成不可，那么在你“崩潰”之前，最好趕快抓緊時間去做。這是一項非常有效的自我管理技巧，它能幫助你擺脫沉重的負擔，從而作好準備去面對其他真正緊張、重要的工作。

隨著時間的推移，各項任務的性質(zhì)可能會發(fā)生一些變化，這一點將給我們的分類工作造成不小的困難。我們還是舉前面提過的廚房水龍頭漏水的例子：當水龍頭每三四分鐘才漏出一滴水的時候，我們可能并不會把它當成一回事，因而修理工作被一拖再拖。結(jié)果，當某天水突然從水管中傾瀉而出的時候，原先并未引起我們多少重視的工作，一下子就變得十萬火急了。

任務的緊迫性以及由此所產(chǎn)生的忙碌，多數(shù)都是我們自己造成的。

因為時間難以控制，所以我們只能選擇控制自我。比如說，我們只能通過重新規(guī)劃工作結(jié)構(gòu)以及盡量協(xié)調(diào)自身任務與利益的方法，實現(xiàn)對那些我們能夠支配的時間的高效利用。

由此，“時間管理”及“自我管理”發(fā)展成為了真正的工作技巧。隨著我們?nèi)粘Ｉ畹纳婕懊嬖絹碓綇V，各項有待完成的任務差別不斷增大，這種技巧就顯得越發(fā)重要了。

也正因為如此，當慕尼黑的大學教師卡爾海因茨·A·蓋斯勒（Karlheinz A. Gei?茁ler）指出“時間管理”不過是渴望幸福的一種現(xiàn)代化表現(xiàn)形式時，許多人都感到非常難以理解。蓋斯勒認為，雖然“時間管理”能夠為日常工作、生活的時間規(guī)劃提供實際的幫助，但與此同時，它往往會和無法滿足的期待、錯誤的建議以及“閃爍”在我們面前的幸福承諾聯(lián)系在一起。因此，“時間管理”不過是一種吸引人的現(xiàn)代童話罷了。

不過有人可能會這樣反駁：“時間管理”并不是一種人生哲學，因而它不可能喚起人們對幸福的追求。

“時間管理”是這樣一種工作技巧，它能幫助我們規(guī)劃我們的日常生活，同時可以令我們把精力集中到重要的事情上。

由于外界以及我們自身對自己提出的要求越來越多，我們越發(fā)明顯地感受到了時間的短缺?？梢哉f，這是社會加速發(fā)展帶來的必然結(jié)果。“時間管理”將成為你戰(zhàn)勝這些挑戰(zhàn)的第一步。