在第二個(gè)四分之一的地方放你可以轉(zhuǎn)給別人去處理的文件。

在第三個(gè)四分之一的地方存放最近必須由你親自處理的文件。只有你自己最清楚，下一步與這些文件有關(guān)的問(wèn)題該如何處理。這堆文件需要你特別關(guān)注。

第四個(gè)四分之一的地方有些特殊，這里只存放那些你工作中馬上就要處理的文件。

如果能夠嚴(yán)格遵守上述簡(jiǎn)單的原則，“四分法”就會(huì)屢試不爽：不搞一個(gè)過(guò)渡的文件堆，每份文件只處理一次，不搞第五、第六個(gè)或更多的地方堆文件。在自己喜歡的環(huán)境中生活和工作，是一件很快樂(lè)的事。

如果你到華盛頓的國(guó)會(huì)圖書館去，就會(huì)看到天花板上漆著11個(gè)字，這是著名詩(shī)人波普寫的，這11個(gè)字是：秩序是天國(guó)的第一條法則。所以，我們每天下班后，一定要抽出十幾分鐘時(shí)間，將自己的辦公桌整理一遍。批示完畢的文件，一定要轉(zhuǎn)交出去，絕不能在自己手里過(guò)夜；暫時(shí)沒(méi)有用的文件，一定要存入檔案柜，絕不能雜亂地堆在眼前；需要處理的文件，一定要整理好放在辦公桌上顯眼的位置，絕不能對(duì)待辦的事情心中無(wú)數(shù)。然后，在整理完畢的桌前，認(rèn)真總結(jié)一遍今天的工作，計(jì)劃一遍明天的工作。如果能堅(jiān)持每天這么做，一定會(huì)有收獲。

整理好自己的桌面，其實(shí)是一個(gè)打理工作的過(guò)程。將批示文件轉(zhuǎn)出去，就是千萬(wàn)不要讓緊急事件在自己這里擱置，往往一擱置，就很容易忘記，很容易造成重大失誤；將無(wú)用文件存起來(lái)，就是千萬(wàn)不要讓過(guò)去的事情、沒(méi)用的東西占據(jù)自己有限的大腦而讓自己感覺(jué)還有許多事情要做，產(chǎn)生緊張情緒，造成不必要的負(fù)擔(dān)，這對(duì)心理、工作都無(wú)益；將待辦文件整理出來(lái)，就是千萬(wàn)別讓日后的工作盲目無(wú)序，一定要分清輕重緩急，做到心中有數(shù)，這樣各項(xiàng)工作才不會(huì)拖、不會(huì)誤。

整理好自己的桌面，其實(shí)也是一個(gè)打理心情的過(guò)程。經(jīng)過(guò)一天的緊張工作，難免會(huì)頭昏腦漲、心緒煩亂?？粗鴶[滿一桌的雜亂文件、紙張，定會(huì)感覺(jué)今天的事沒(méi)有做完，明天的事沒(méi)有頭緒。日積月累，有用的、無(wú)用的、緊急的、稍緩的，各種事情就不光占滿桌面，更占滿了整個(gè)大腦，心情緊張、失去信心將無(wú)可避免，工作效率必然無(wú)從提高，收獲成功更是無(wú)從談起。如果騰出十幾分鐘，整理一下辦公桌，梳理一下工作計(jì)劃，舒緩一下緊張心情，然后在整潔的環(huán)境里深呼吸、踱幾步，做一個(gè)認(rèn)真的思考、簡(jiǎn)單的放松，心情愉快地結(jié)束今天，信心滿懷地開(kāi)始明天，工作質(zhì)量必然會(huì)得到提高。

細(xì)細(xì)品來(lái)，這整理的對(duì)象還可以拓展一下：

定期整理一下電腦里的程序和文檔，該升級(jí)的升級(jí)，該殺毒的殺毒，該備份的備份，該清理的清理，這樣電腦運(yùn)行會(huì)更迅捷，效率會(huì)更高。

定期把辦公桌收拾得干凈整潔、井然有序。例如，如果辦公桌上零碎的小東西太多，最好的辦法就是買一個(gè)收納盒，把辦公用具、名片、便箋紙等小東西分類塞進(jìn)去，這樣不僅方便使用，也讓辦公桌顯得整潔很多。

……

總之，一個(gè)小小的習(xí)慣，一次短短的整理，意義非同尋常，這將是你邁向成功、保持快樂(lè)的起點(diǎn)。不妨接受這一提議，并漸漸地養(yǎng)成習(xí)慣，相信你定會(huì)有意想不到的收獲。