2.3.3  對(duì)大型社會(huì)公眾活動(dòng)的管理需要較強(qiáng)的項(xiàng)目管理能力

大型社會(huì)公眾活動(dòng)的項(xiàng)目管理，具有一般項(xiàng)目和項(xiàng)目集管理的共性，也存在自身的特殊性。最突出的就是在對(duì)大型社會(huì)公眾活動(dòng)的管理過(guò)程中，存在著期限嚴(yán)格、活動(dòng)場(chǎng)地高度集中、社會(huì)媒體關(guān)注、參與方面廣層次多、界面復(fù)雜、人群高度密集和安全風(fēng)險(xiǎn)高等特點(diǎn)。

公眾活動(dòng)的層次較多，即使是通過(guò)市場(chǎng)化運(yùn)作，也是有鮮明的政府參與特點(diǎn)。調(diào)動(dòng)區(qū)域的綜合實(shí)力、體現(xiàn)社會(huì)的綜合功能、協(xié)調(diào)相關(guān)領(lǐng)域與區(qū)域社會(huì)生活的方方面面是政府組織大型公眾活動(dòng)成功的關(guān)鍵。這使得政府采用適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理組織（項(xiàng)目式、矩陣式、網(wǎng)絡(luò)式等）有效地與原有的科層式職能管理組織相結(jié)合成為必然的選擇。為了便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、有效溝通、協(xié)調(diào)行動(dòng)、解決問(wèn)題，運(yùn)用現(xiàn)代項(xiàng)目管理的技術(shù)、方法和工具，采用先進(jìn)適用的項(xiàng)目管理軟件，把科學(xué)的管理理念落實(shí)為可操作的方案、方法就變得十分必要。比如，2010年廣州市政府和廣州亞組委在亞運(yùn)會(huì)的籌辦和組織中有效地運(yùn)用了適合大型公眾活動(dòng)項(xiàng)目集管理的項(xiàng)目管理軟件——“整合之星”，取得了很好的效果。在對(duì)開(kāi)閉幕式籌備過(guò)程的溝通中以及對(duì)開(kāi)閉幕式當(dāng)日運(yùn)行方案在表達(dá)方式上，相關(guān)單位通過(guò)“整合之星”，采用可視化管理方式，編制了大量的流程圖表，實(shí)現(xiàn)了“專(zhuān)業(yè)問(wèn)題通俗化，復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化，抽象問(wèn)題具體化，潛在問(wèn)題明顯化”。圖表的優(yōu)點(diǎn)在于醒目、易于理解、便于溝通，有利于高層領(lǐng)導(dǎo)分析決策，團(tuán)隊(duì)成員對(duì)此有目共睹。同時(shí)，圖表也有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)局部問(wèn)題對(duì)全局的影響，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，并且還有利于團(tuán)隊(duì)成員迅速將“感覺(jué)”變?yōu)椤袄斫狻焙托袆?dòng)，發(fā)揮了非常好的作用，如圖2-3所示。

大型社會(huì)公眾活動(dòng)項(xiàng)目（集）通常由活動(dòng)策劃、活動(dòng)籌備、活動(dòng)執(zhí)行、活動(dòng)宣傳推廣、活動(dòng)營(yíng)銷(xiāo)、活動(dòng)收尾、活動(dòng)后處理和活動(dòng)后評(píng)價(jià)等多項(xiàng)內(nèi)容組成，涉及內(nèi)容廣，參與方數(shù)量多，具有很強(qiáng)的現(xiàn)場(chǎng)性、廣泛的社會(huì)影響性、多層面的風(fēng)險(xiǎn)性等特點(diǎn)，管理起來(lái)相對(duì)要復(fù)雜。搞好這一類(lèi)項(xiàng)目和項(xiàng)目集的管理，需要政府相關(guān)部門(mén)及相關(guān)參與人員具備較強(qiáng)的項(xiàng)目管理能力。