· 在發(fā)送電子郵件之前，重新閱讀一遍，想象一下對方在心情最糟糕的情況下閱讀這封電子郵件的情況。大多數(shù)電子郵件給對方留下的印象都比你預(yù)想的更咄咄逼人。你應(yīng)該想一想在最糟糕的情況下對方腦海中的畫面。這樣做會大大減少風(fēng)險。

· 進行角色互換。在電子郵件中首先提一些與對方有關(guān)的事情 相當(dāng)于聊天?！跋Ｍ愀忻耙呀?jīng)好了。”“聽說你那里下大雪了?！边@樣做會讓你更富有人情味，也會使其更像一次有著更多人際交流的面對面的會談。

· 心煩或生氣的時候千萬不要發(fā)送電子郵件。因為你會說出一些原本不想說的話。如果可以，先寫好電子郵件并保存為草稿，過些時候再重新讀一遍。

· 盡量使電子郵件簡短些。如果你要提一些需要花很長時間進行檢查的復(fù)雜建議，電子郵件并非最佳手段。如需發(fā)送報告，請以附件形式發(fā)送，標(biāo)出你希望對方閱讀的時間段（“在您方便的時候”或“在未來幾天之內(nèi)”）。這樣做既考慮了對方的時間，也不至于使對方一拍腦門說：“噢，天哪，又是一封長長的郵件！”

· 如果你正在寫一封特別敏感的電子郵件，在發(fā)送之前請找一位同事或朋友先檢查一遍。另一雙眼睛的視角通常會對你有很大幫助。

· 如果不得不在心情不好的時候發(fā)送電子郵件，應(yīng)主動向?qū)Ψ秸f明。郵件開頭可以這樣寫，“我現(xiàn)在的心情真的非常糟糕，所以請原諒我的語氣”，或其他任何需要對方諒解的話。

· 幽默非常有效，但前提是對方看待幽默的方式與你相同。幽默風(fēng)趣的語句就像聊天一般令人感到輕松。

最后，想想對方的溝通方式，盡可能與其接近。這并不是要你刻意模仿他們，而是在為對方作出轉(zhuǎn)變。

如果對方是一名工作繁忙的高管，他/她也許只會看寥寥數(shù)語。關(guān)鍵是要確保對方聽到了你想讓他們聽到的內(nèi)容。你采用的溝通方式在此會起很大作用。

為比爾·科格里安內(nèi)斯的婚禮設(shè)計邀請函的設(shè)計師，晚了一個多星期還沒交上設(shè)計樣品，而且只能通過電子郵件才能聯(lián)系上他。這位設(shè)計師的助理讓比爾再等一星期。比爾沒有匆忙地給予對方憤怒的回應(yīng)，而是發(fā)送了一封電子郵件，感謝設(shè)計師為他設(shè)計婚禮邀請函。接著，他以實事求是的態(tài)度告訴對方婚禮帶給自己的各種壓力，說自己和未婚妻真的需要對邀請函的樣式作出決定。他想知道，設(shè)計師怎樣才能幫助他們完成這個計劃？

第二天，比爾拿到了連夜快遞來的設(shè)計樣品?！凹词乖谝环怆娮余]件中，對待延誤也不必態(tài)度粗魯?！北葼栒f。他還補充說，那封電子郵件不帶任何情緒，輕松地就讓設(shè)計師采取了迅速而積極的行動。

注意各種信號

如果你仔細(xì)觀察和傾聽，大多數(shù)人都給出用以說服他們的方法。但我們往往沒有充分注意對方的言行。注意各種信號 語言的和動作的 可以為你提供許多有用的信息以說服對方。

如果對方說：“我不可能在這個時候為你這樣做?！蹦憔蛻?yīng)該問：“那你什么時候能這樣做呢？”或“還有誰能這樣做呢？”如果對方說：“這是我們的標(biāo)準(zhǔn)合同?！蹦憔蛻?yīng)該問：“貴方曾有過例外情況嗎？”如果對方說：“我們從來不議價。”你就應(yīng)該問：“好吧，那你們議什么呢？”要注意對方的每一個用詞、每一個語調(diào)的變化和每一個舉動。

梅利莎·格魯扎德要求降低房租，房東拒絕了。梅利莎問房東最近是否能少收點房租。“兩年前可以，今天可不行?！狈繓|說?，F(xiàn)在是芝加哥一名律師的梅利莎捕捉到一個信號：“今天不行”，于是她問道：“好吧，如果今天不行，那明天呢？”房東最后降低了房租。

法比奧·瓦塞爾想讓瑞銀投資銀行在他未能及時取得簽證的情況下保留他的工作機會。人力資源經(jīng)理說：“我無能為力?！狈ū葕W說：“好吧，那誰能做主呢？”他找到了可以為他保留了工作機會的人。法比奧現(xiàn)在是倫敦野村國際的一名投資銀行家，他當(dāng)時因為認(rèn)真傾聽，所以得到了這樣的信號：人力資源經(jīng)理只是說了她自己的職權(quán)范圍。