·只要你覺得一段時(shí)間內(nèi)似乎主次不分，輕重緩急不明時(shí)

我常勸大家做“每周回顧”，它已經(jīng)成了運(yùn)用一套系統(tǒng)性方法、使GTD行之有效的標(biāo)志性的成功要素。它提出一套具體程序“處理滯后，及時(shí)更新”—最好在一周結(jié)束時(shí)作總結(jié)（當(dāng)然別的時(shí)間也行）。它的作用是讓你清空大腦，掌握最新動(dòng)態(tài)，保持創(chuàng)造力。

“清空大腦”的目的是支撐系統(tǒng)，捕捉系統(tǒng)的內(nèi)容，也就是把身邊、你腦子里積攢起來的松散線頭收集起來，納入系統(tǒng)加以整理和組織。包括清理電子郵件和公文包，整理口袋里和桌面上的票據(jù)、電話筆記、即時(shí)貼以及收集在電腦里的其他零碎東西。

“掌握最新動(dòng)態(tài)”的目的是更新“行動(dòng)和項(xiàng)目清單”，把一周內(nèi)未能按照計(jì)劃完成的部分再作安排。時(shí)間一天天過得飛快，你很難事事考慮周全，以及對(duì)它們的進(jìn)展?fàn)顩r和下一步行動(dòng)了如指掌。我坐下來做每周回顧時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)清單上有些任務(wù)我已經(jīng)完成，卻來不及把它勾掉。也可能過去幾天出現(xiàn)了一些新情況，引出一些必須執(zhí)行的新項(xiàng)目，我卻懵懵懂懂，直到回顧時(shí)才恍然意識(shí)到。只要我知道自己的項(xiàng)目清單是最新的，我就必然把每個(gè)項(xiàng)目的下一步行動(dòng)在系統(tǒng)中各有安置，通常要么列在日程表上，要么列在行動(dòng)清單上。

涵蓋新情況的典型范例，也許莫過于我們推薦的日程表總結(jié)，即瀏覽過去兩周的執(zhí)行和進(jìn)展情況，提前設(shè)想后幾周可能要承擔(dān)的事務(wù)，以彌補(bǔ)疏漏。如果別人可能給你添加日程表事務(wù)，尤其應(yīng)該進(jìn)行每周回顧。

日程表是你安排時(shí)間的工具，把日程表與項(xiàng)目清單對(duì)照總結(jié)，你還可以及時(shí)注意到最后期限的重合（這種情況在所難免），并根據(jù)情況靈活調(diào)整時(shí)間的分配。許多事務(wù)都有時(shí)間要求，不過，事事精確計(jì)劃、周密協(xié)調(diào)的情況卻極少，所以，一旦約見的時(shí)間有變，或者出現(xiàn)新情況，影響到你的輕重緩急的安排，你就可以進(jìn)行靈活調(diào)整。你翻看日程表，想著幾天來哪些事務(wù)有變。當(dāng)你意識(shí)到，下周你可以抽出整整兩個(gè)小時(shí)時(shí)間不受打擾，能按時(shí)完成起草文件的任務(wù)，你就會(huì)覺得喜出望外，原來焦頭爛額、身不由己的感覺會(huì)大大削弱。

“保持創(chuàng)造力”也是每周回顧的組成部分，只要給它留出充足的時(shí)間，無須刻意為之，創(chuàng)造力自然勃發(fā)。如果你照我說的去做，把各項(xiàng)內(nèi)容妥善納入系統(tǒng)并逐一總結(jié)回顧，實(shí)用的想法和巧妙的點(diǎn)子必然會(huì)源源不斷地冒出來。如果你不總結(jié)回顧，就想不到這些點(diǎn)子，或者只在萬不得已、急中生智時(shí)才能想到。你想帶妻子去舊金山慶祝生日，最好提前一個(gè)月考察一下在那里有哪些娛樂活動(dòng)，不要等到已經(jīng)抵達(dá)舊金山，才想起購買座位靠前的演出門票。

在這個(gè)層面，最好至少每隔七天瞭望一下全局。有些項(xiàng)目要持續(xù)關(guān)注、經(jīng)?？偨Y(jié)，特別是如果你在星期一才接到一個(gè)大項(xiàng)目，而星期五必須完成。有些項(xiàng)目比如計(jì)劃9個(gè)月后休長假，你也許可以不慌不忙地分幾個(gè)星期抽空完成。

GTD模型支持“大腦延伸”，它的一大好處是不但可以減緩大腦中央處理器的壓力，保證程序正常運(yùn)行，還可以在你想到待辦事務(wù)時(shí)，自動(dòng)啟動(dòng)全速思考。換句話說，你列好項(xiàng)目清單，把任務(wù)妥善歸置，輪流執(zhí)行，一次處理一項(xiàng)，那么，就可以最大限度地發(fā)揮你的創(chuàng)造力，讓它起到最大作用。