還有一個好主意：在任何可能的時候，盡量把一天的工作安排結(jié)構(gòu)化，以便具有類似背景的任務和會議—不管它們涉及同一個主題，或者跟同一個主題相關，還是同樣會用到大腦的某個部分—能夠連續(xù)進行。例如，如果我事先知道某個星期要召開三場有關季度業(yè)績的會議，那我就會盡量把三場會議排在一起，一場接一場地連續(xù)召開，這樣我就不必在有關公司預算的思維中來回轉(zhuǎn)換。（要讓會議開得更高效，參看“這次會議確有必要召開嗎？”。）

或者假設我必須參加一場跟自己正在負責的項目有關的宣講會。會后我會盡量安排時間，接著處理跟這個項目有關的一些任務。我發(fā)現(xiàn)，自己在這個時候的工作效率和專注程度都要高得多，因為大腦早已處在這個思維中。在從一種思維轉(zhuǎn)換到類似思維的時候，大腦同樣也會感到輕松，因為無須從短期記憶中清空那么多東西，也不必去回憶新思維下的目標是什么。不費多少精力，新任務馬上就能上手。這就跟參加體育運動時人體的工作機制類似：由于大腦已經(jīng)完成熱身，因而馬上就能投入比賽。必須要做的事情越少，下班時精神疲憊的程度就越輕。這就是第二十條有序組織原理：//把類似的任務放在一起。//在你規(guī)劃一天的工作安排時，要想想自己將要來回轉(zhuǎn)換的不同思維，盡量把類似的任務排在一起。要注意哪些思維背景比其他的要求高。如有可能，把思維背景要求較低的任務—例如，有人向你咨詢你了如指掌的信息，你要給他回電話—留到精神可能最疲憊的時候去完成。

我在第三章中談到了識別個體制約—與眾不同的獨特之處。本著這種實事求是的精神，我現(xiàn)在建議你考慮一下每天經(jīng)歷多少自主式的思維轉(zhuǎn)換?？赡苣銜l頻從PowerPoint窗口中跳出，迅速進入eBay購物網(wǎng)站。這是怎么了呢？你是不堪重負了？受到脅迫了？還是僅僅因為厭倦了正在編輯的PowerPoint演示文稿呢？或許還有什么更重要的因素在起作用。你一直都很容易分心走神嗎？不管是什么原因，都要盡力找出來，并且設法繞開它。

假設你很容易分心走神，而電子郵件—大概是當今世界上最常見的讓人分神的事物—就是你面臨的特殊挑戰(zhàn)。無論什么時候，只要大腦發(fā)出提示信息，告訴你又收到了新郵件，你就禁不住要放下手頭工作，去查看新郵件。更有甚者，盡管回復郵件并非緊急任務，可你有種無法控制的沖動，迫不及待地要去回復這個郵件。然后還有一個又一個的郵件接踵而至，在回復那個郵件之前，你到底在做什么呢？

如果這種情形跟你類似，可能這就是你改變自己的郵箱設置以使電腦在新郵件到達時不再發(fā)出提示聲響的時候了。要么設置郵箱選項，規(guī)定必須手動點擊“發(fā)送/接收”按鈕，才能查看新郵件。在解決需要經(jīng)常停頓的難事時，你可以回頭處理自上次查看之后積攢下來的電子郵件。很多組織管理方面的著作建議，每天安排有限的幾次時間查收和回復電子郵件即可。這么做是很有道理的，因為在手頭工作和電子郵件對應的思維之間，每天只是轉(zhuǎn)換幾次而不是幾十次，這會提高你的工作效率和專注程度，并且也能讓大腦所受的壓力減到最小。

數(shù)字化工具會讓你分心走神，電子郵件只是一個例證。除了電子郵件，我還要收發(fā)短信，也在Twitter上發(fā)布消息，同時我還對YouTube喜愛有加。所有這些工具都很重要，能把你的大腦從棘手的繁雜內(nèi)容中解脫出來。但是，如果你定力不夠，它們也有負面作用。盡量約束這些容易讓人分心走神的東西，使之出現(xiàn)在大塊的工作之間。不管有些人會怎么想，適當?shù)男菹嶋H上可以提高而非降低工作效率。在解決棘手工作的中間，讓大腦稍事休息，有助于養(yǎng)精蓄銳，從而可以精神抖擻地著手解決新任務。竅門在于要把休息當成對已完成工作的獎勵，而不是逃避工作的門道。