內容繁多的時候。無論什么時候，只要有大量無序存儲的信息，紙質文檔都不是很好的選擇。利用紙質文檔，無法實現(xiàn)快速查找，而在計算機中以數(shù)字形式存儲信息時，則可以快速找到有關內容。要在紙質文檔中找到特定內容，你只能在自己認為可能出現(xiàn)的地方苦苦搜尋。前面已經討論過，這可是一件苦差事。此外，筆記本、文件夾之類實物都要占用物理空間。如果把那么多的信息存放在電腦硬盤或互聯(lián)網上，這要比在租金昂貴的辦公室里安放文件柜便宜得多，而且也實用得多。

自己不知道何時何地用到的時候。信息以數(shù)字形式存儲，比以紙質形式存儲具有更大的靈活性。利用數(shù)字化工具，你無須事先確定將來在什么地方、什么時候、以什么方式使用相關信息。

譬如，在一天深夜，你正在修改次日一早要用的演講稿。突然之間，你想到幾個打算補充的要點。不幸的是，支持你的論點的有關材料來自辦公室里的一篇紙質文檔，而你的住處離辦公室有30分鐘的車程?，F(xiàn)在你面臨一個實在可惡的抉擇：花一小時開車回辦公室取回材料，抑或第二天清晨再早一點趕到辦公室補充演講稿。盡管兩個選擇造成的損失有所不同，不過這兩種做法肯定都會讓你損失睡眠時間。二者都不是我喜歡的選擇。

然而，假如需要用到的那個文檔以數(shù)字形式存放在計算機上，而你那天晚上又把筆記本電腦帶回家中，那你極有可能馬上就能找到臨時決定使用的那篇文檔。好極了，只要把相關內容補充到演講稿中，然后上床睡覺就行了。即便是你忘了把筆記本電腦帶回家，可能還有其他辦法。只要把有關文檔保存在網上（利用在線備份服務或者類似于Google文檔之類的Web服務），或者可以遠程訪問，你就可以使用家里的計算機獲取所需內容。（有了遠程訪問服務，可以使用一臺計算機獲取保存在另一臺計算機上的文件。）

對于那些機密文檔，或是無論如何都不可替代的文檔，我也主張采用數(shù)字化工具實現(xiàn)安全存放。2008年9月，美國得克薩斯州遭到颶風襲擊，災害發(fā)生之后第二天看到的新聞鏡頭特別令人震撼，我至今難忘。鏡頭里，美國有線電視新聞網的一個記者走在休斯敦市中心的大街上，可以看到背景畫面中摩天大樓的窗戶敞開著，一張張的紙片被風吹得在大街上四處飛舞。只見記者從雜亂的大街上撿起一張紙，對著鏡頭展示給觀眾看，紙上標記著“機密”字樣。

這可不是你愿意讓自己的機密文檔遭遇的命運。颶風之類災害當然比較罕見，散落在休斯敦大街上的紙質文件可能也是計算機文件的打印版。不過，新聞當中還有一個值得關注的地方：發(fā)生災難或者不可預見的事件之后，你可能無法迅速回到辦公室保護（客戶信息記錄之類）紙質文件。然而，如果這些信息存儲在互聯(lián)網或是本地計算機上，那么業(yè)務恢復就會迅速得多。

別人可能需要使用的時候。有些信息需要跟別人共享，這種信息的最佳存儲方式就是以數(shù)字形式保存，而不是以紙質文檔保存。數(shù)字信息比紙質信息更容易共享。例如，你可以使用電子郵件把電子文檔發(fā)送給他人，也可以讓他人訪問自己的共享文件夾。大部分人也都可以打開閱讀Word、PDF之類標準格式的電子文檔，而紙面上的手寫信息可能讓別人難以辨認（我有時候都看不懂自己手寫的內容）。