不好意思，我要問(wèn)一個(gè)私人問(wèn)題：近來(lái)你跟紙張的關(guān)系如何？

我跟紙張的關(guān)系有點(diǎn)兒復(fù)雜，這或許會(huì)讓你感到吃驚。譬如，盡管絕大部分函件都可以采用電子形式收發(fā)，可我還是愿意在郵箱里收到紙質(zhì)的賬單和票據(jù)。與此同時(shí)，別人還在記錄本上做會(huì)議筆記，我卻已經(jīng)在使用“Google文檔”（ Google Docs）輸入內(nèi)容了。

我們?nèi)巳硕加幸恍┬枰涗浵聛?lái)，卻沒(méi)有必要記在腦子當(dāng)中的信息。在日常工作中，我會(huì)選擇紙質(zhì)文檔和電子文檔混用。為了保存信息，今天有不同的存儲(chǔ)介質(zhì)和現(xiàn)成工具可以選擇。我們每天都要接收和創(chuàng)造那么多信息。哪項(xiàng)工作使用哪種工具，我們?cè)撊绾芜x擇呢？這個(gè)問(wèn)題從來(lái)就不容易搞明白，不過(guò)本章會(huì)為你提供幫助。

首先，在接收信息、存儲(chǔ)信息以及組織信息的過(guò)程中如何選擇不同方式，有幾個(gè)影響因素，認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)是十分重要的。不過(guò)，這些因素并非總是能夠引導(dǎo)我們找到最佳工具。

年齡偏好會(huì)在這個(gè)方面發(fā)揮作用。一個(gè)50多歲的人，盡管他會(huì)用電腦，而且免費(fèi)的完整電子版報(bào)紙網(wǎng)上就有，他可能還是會(huì)一如既往地閱讀刊印出來(lái)的報(bào)紙。由于他是天天讀著印刷版報(bào)紙長(zhǎng)大的，因而他傾向于從印刷版報(bào)紙上看新聞，盡管這些報(bào)紙會(huì)把他的房間弄得很凌亂，而且還耗費(fèi)木材。

根深蒂固的習(xí)慣是另一個(gè)影響因素。我在第二章中曾經(jīng)提到，盡管有些做法并不是最好的，可就是因?yàn)槲覀儗?duì)此習(xí)以為常，因而會(huì)一直堅(jiān)持下去。我們害怕變革，或者說(shuō)我們深信不同的做法需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力，因而會(huì)得不償失。長(zhǎng)期以來(lái)，桑婭一直使用記事臺(tái)歷，她覺(jué)得沒(méi)有理由放棄記事本，轉(zhuǎn)而使用電子日歷。雖然電子日歷可以更好地滿足她的需要，但是她看不到花時(shí)間學(xué)習(xí)使用電子日歷帶來(lái)的好處。

還有一個(gè)影響因素是我們的依戀感。我們會(huì)對(duì)自己使用的記事臺(tái)歷、黑莓手機(jī)、iPhone手機(jī)及筆記本電腦產(chǎn)生（有時(shí)候是不健康的）依戀感。在需要決定如何處理信息的時(shí)候，這種依戀感可能會(huì)阻礙我們作出最佳決定。無(wú)論你的看法如何，實(shí)際上數(shù)字設(shè)備并非始終都是最好的信息存儲(chǔ)和信息組織工具（在這一章中，我們會(huì)探討什么情況下數(shù)字設(shè)備是最佳工具，而什么情況下不是）。

最后，缺乏信任是另一個(gè)影響因素。一個(gè)很有意思的現(xiàn)象是，就像對(duì)紙質(zhì)文檔不放心一樣，我們通常也不信任數(shù)字工具。如果把重要信息放在網(wǎng)上，我們經(jīng)常會(huì)擔(dān)心病毒攻擊和系統(tǒng)崩潰會(huì)造成信息的永久丟失。無(wú)獨(dú)有偶，如果把內(nèi)容記在紙上，我們也會(huì)害怕把記錄這些內(nèi)容的紙張弄丟。不管是哪一種擔(dān)憂，這種情緒都會(huì)導(dǎo)致我們選用錯(cuò)誤的工具。

如我剛才所說(shuō)，我們跟紙張的關(guān)系會(huì)變得復(fù)雜起來(lái)。不過(guò)，弄清楚用紙質(zhì)工具還是數(shù)字工具這個(gè)問(wèn)題是很重要的，因?yàn)槿绻谔幚硇枰４娴男畔r(shí)沒(méi)有一個(gè)清晰明確的策略，我們就無(wú)法正確行事。如此一來(lái)，我們可能丟失信息，甚至一再重蹈覆轍。我們可能會(huì)看錯(cuò)預(yù)約時(shí)間，或者忘記某人的生日—這些失誤都會(huì)給我們?cè)斐蓧毫Α４送?，如果做不到井然有序，我們就無(wú)法跟別人分享重要信息。在這種情況下，人人都是輸家。

那么，如何形成自己的組織方法，從而能為每一項(xiàng)任務(wù)找到合適的工具呢？一開(kāi)始要對(duì)自己所使用的工具和方法加以客觀的評(píng)估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一個(gè)表，始終要記住你賴以組織安排工作和生活的任何東西都是一個(gè)工具：便箋貼、iPhone應(yīng)用程序、郵箱（實(shí)體的或電子的）以及手頭可用的任何東西。然后，對(duì)你之所以如此行事的前提予以檢討。盡量明確在什么地方、什么時(shí)候，你所采用的方法會(huì)失效—畢竟每一種組織方法都有其效應(yīng)拐點(diǎn)。事實(shí)上，我關(guān)于有序組織的第十六條原理正是：//沒(méi)有一個(gè)完美無(wú)缺的組織方法。//我們的目標(biāo)不是要發(fā)明一套盡善盡美的方法，因?yàn)楦咀霾坏?。一個(gè)好計(jì)劃就是盡量確定拐點(diǎn)在哪兒，并能找到繞開(kāi)拐點(diǎn)的途徑。