Google桌面搜索和計算機操作系統(tǒng)自帶的搜索工具的工作方式極為相似。這些搜索工具都會為計算機上存儲的大量文件建立索引，同時也會為計算機各個存儲盤（比如備份硬盤）建立索引。這些索引跟Google及其他搜索引擎創(chuàng)建的索引類似，其中包含計算機上各種文檔的內(nèi)部文本信息。不過，計算機上存儲的文件越多，索引建立的速度就越慢。（有時候速度對我來說至關(guān)重要，這時我會選擇關(guān)閉Google桌面的索引功能。）

桌面搜索工具先給存儲在計算機硬盤上（不僅是桌面上）的各種文件建立索引，然后再對所有文件進行全面搜索。桌面搜索工具為之建立索引并進行搜索的文件類型，包括電子郵件、Word文檔、Excel表格、PDF文檔、PowerPoint演示文件、日程安排文件及網(wǎng)絡瀏覽器書簽文件。附有文件名之類文本信息的圖像文件、視頻文件及音頻文件，也可以建立索引并進行搜索。各種搜索工具在索引及搜索的文件類型方面略有不同，不過上面所列的文件類型在大部分搜索工具中都可以建立索引，進行搜索。

桌面搜索的操作十分簡單。例如，在Windows Vista系統(tǒng)中，打開“Start”（開始）菜單，然后在菜單底部的“Start Search”（開始搜索）框中輸入要查找的字詞或短語。在Mac系統(tǒng)中，先找到放大鏡圖標（總是出現(xiàn)在屏幕右上角），點擊放大鏡，然后輸入搜索條件即可。

在計算機本地搜索中，前面提及的在網(wǎng)絡搜索引擎上行之有效的訣竅很多時候同樣也管用。例如，無論是在網(wǎng)絡搜索還是在桌面搜索中，加上引號的“Paris hotels”都可以確保搜索結(jié)果中出現(xiàn)的只能是兩個詞連在一起而不是僅僅包含這兩個詞的相關(guān)內(nèi)容。

借助桌面搜索，在歸置計算機文件時，我不會把這些文件存放在一層套一層的文件夾中。大部分情況下，我只是把文件存放在一個主要的“文檔”文件夾中。如果像本書寫作涉及的資料那樣，有關(guān)某個特定主題的文件特別多，我才會把它們存放在專門的文件夾中。在保存文檔的時候，你想用多少個文件夾，就可以用多少個文件夾，這正是搜索功能的美妙之處。

依賴搜索工具來組織管理計算機上的各種資料，似乎有些風險，起碼一開始的時候是這樣?；蛟S十分相信搜索工具會幫你找到你要的內(nèi)容，或許就是你早已習慣了把文件保存在一層套一層的文件夾中，因而對其他任何做法都會感到不自然。假如你就是愿意那樣做，也沒有關(guān)系。前面已經(jīng)說過，我的組織安排方式可能不適合你，反之亦然。關(guān)鍵在于：我要說明的是，不要僅僅因為那是你過去習以為常的行事方式，你就必須始終按照那種方式行事；我愿意幫你保持開放的態(tài)度，積極嘗試有序組織的新方式；向你展示如何最好地發(fā)揮現(xiàn)有可用工具的作用，前提是你愿意選用這些工具。

當然，找到自己需要的信息只是一個開端。要想真正做到井然有序，在獲得信息之后，必須決定如何處理這些信息。應該記住這些信息嗎？把它存儲起來，以備今后使用嗎？或者徹底拋諸腦后嗎？在下一章中，我會告訴你，為了記憶有序組織所需的信息，我是如何使用過濾和重復這兩項技術(shù)的。

你一定要知道的

因為有了搜索功能，你再也不必像以前組織管理有形文件一樣進行分門別類的存放，所有的電子資料可以在計算機中任意存儲。

搜索是我們今天需要采用的組織方法的基礎。即使在5年之前，這些辦法都不可能用得上，因為直到最近我們才擁有這些組織方法需要用到的工具。

學會使用計算機搜索，這是十分重要的，因為這已經(jīng)成了我們?nèi)粘Ｉ钪斜夭豢缮俚慕M成部分。

對搜索技術(shù)理解得越透徹，你濾除次要信息的效果就越好，速度就越快，這樣你就可以集中精力解決核心問題。

沒有哪兩個搜索引擎的運行機制是一模一樣的。在不同的搜索引擎上使用同樣的條件搜索，可能得到不同的搜索結(jié)果，原因就在于此。

很多簡單易行的辦法有助于Google搜索，從而獲得最佳搜索結(jié)果。學會這些搜索竅門，可以節(jié)省時間和精力，最重要的是，可以獲得自己需要的信息。