2. 嚴(yán)格供應(yīng)商管理

對(duì)供應(yīng)商的嚴(yán)格管理是采購(gòu)管理中的重要任務(wù)，為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評(píng)，應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。

所謂重要性供應(yīng)商，即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商；而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商。當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來(lái)，且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)轉(zhuǎn)為重要性供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理。對(duì)于供應(yīng)商的管理，要求建立文檔表格和電子表格，而且用電子版保存。

主要存檔文件主要有：

1）供應(yīng)商選擇考察表：是在確定成為公司供應(yīng)商前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的表格，一般由采購(gòu)主管對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫(xiě)此表，填寫(xiě)完畢后交總經(jīng)理進(jìn)行審批。

2）供應(yīng)商名錄：包括公司名稱(chēng)、產(chǎn)品合格情況、生產(chǎn)證件是否齊全、生產(chǎn)能力、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等基本資料。

3）供應(yīng)商資料卡：內(nèi)容包括供應(yīng)商的名稱(chēng)、地址、電話、郵編、傳真、郵箱地址、聯(lián)系人、負(fù)責(zé)人、公司概況、人力資源情況、設(shè)備狀況、原料及產(chǎn)品介紹等基本資料。

4）供應(yīng)商考核表：是每年度對(duì)供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察的表格，根據(jù)考核結(jié)果決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。

5）詢價(jià)記錄：包括詢問(wèn)產(chǎn)品名稱(chēng)、詢問(wèn)人、時(shí)間、供應(yīng)商名稱(chēng)及聯(lián)系方式、詳細(xì)的報(bào)價(jià)等。

6）采購(gòu)記錄：內(nèi)容包括采購(gòu)物料的名稱(chēng)、日期、供應(yīng)商名稱(chēng)、物料單價(jià)、數(shù)量、總計(jì)費(fèi)用等。

7）到貨檢驗(yàn)報(bào)告：是貨物驗(yàn)收部門(mén)和人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收后，對(duì)所采購(gòu)貨物給出的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和處理意見(jiàn)。

8）終止供應(yīng)商的報(bào)告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)問(wèn)題或考核不合格等情況時(shí)，提出與其終止合作的報(bào)告，此報(bào)告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門(mén)向采購(gòu)中心提出，由采購(gòu)主管填寫(xiě)，逐級(jí)上報(bào)審批。

3. 遵循采購(gòu)原則

采購(gòu)應(yīng)遵循如下原則：

1）采購(gòu)經(jīng)辦人員接獲請(qǐng)購(gòu)單后，應(yīng)依據(jù)請(qǐng)購(gòu)的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)并經(jīng)分析后議價(jià)。

2）采購(gòu)申請(qǐng)人在采購(gòu)過(guò)程中提出撤消采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，采購(gòu)經(jīng)辦人員要及時(shí)轉(zhuǎn)入撤銷(xiāo)程序，即中止本次采購(gòu)作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋撤銷(xiāo)章。

3）采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于請(qǐng)購(gòu)單詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，擬訂訂購(gòu)廠商交貨期限與報(bào)價(jià)有效期限，經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核。

總之，為了有效地控制和降低采購(gòu)成本，并保證采購(gòu)材料的質(zhì)量，公司采購(gòu)員應(yīng)做好材料采購(gòu)市場(chǎng)的有關(guān)價(jià)格信息的收集和整理，及時(shí)地了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài)，并與已采用的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和分析，同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新。