把工作安排記錄在筆記本上，對于許多辦公室一族來說并不算什么新鮮事。但是小章卻在這一點上頗費心思，“我們公司的上班時間是九點，而我通常會提前一刻鐘到辦公室。我用這段時間重新梳理一下自己的工作日記?！?/p>

和別人的工作任務(wù)清單不一樣，小章習(xí)慣在工作列表中使用彩色的水筆做出標(biāo)記，用紅色表示重要的事情，用黃色表示緊急的事情，綠色則用來表示需要完成的事情?！霸诠ぷ髦?，我慢慢地發(fā)現(xiàn)，會出現(xiàn)‘忙不完的’情況通常是用綠色標(biāo)記的這些事情。”

小章是負(fù)責(zé)公司的廣告方案策劃的，“比如我做一項方案策劃，并不一定要在緊急的時間內(nèi)交出來，但是其中卻可能會涉及到多個環(huán)節(jié)。如果在工作安排中，只把這一項當(dāng)作‘要完成的事情’來做，就可能會影響到整體的工作節(jié)奏，到了deadline之前往往忙得焦頭爛額，錯誤百出?！币虼?，小章經(jīng)常會把一些復(fù)雜的工作事項拆分成幾個環(huán)節(jié)，把各個環(huán)節(jié)的安排加入到自己的整個工作周期中，把綠色事項逐層升級到黃色、綠色階段，對他提高工作效率起到了很大的幫助。

小章的工作日記還加入了一個“時間里程表”。除了每天需要完成的工作清單外，他還對完成工作的時間進(jìn)行了詳細(xì)的標(biāo)注?！拔也⒉皇呛唵蔚匕凑障挛缫稽c完成某某工作來標(biāo)注，我習(xí)慣把一項工作任務(wù)分成三份，到幾點完成工作的三分之一，到幾點完成工作的三分之二，以及什么時候完成最后的工作。”這樣的細(xì)化，更利于小章進(jìn)行計劃與實際工作進(jìn)度的比照，從很大程度上避免了工作低效、拖拉的問題。

這些筆記本里看似平常的小細(xì)節(jié)，其實就是小章永遠(yuǎn)走在時間前面，獲取“超能力”的秘訣，善于管理時間是他在同事中脫穎而出的一件法寶。

讓你脫穎而出的第二象限

記得電視節(jié)目人洪晃在她所主持的一期“大人在說話”的節(jié)目時，談到自己在管理員工時，通常會給他們一個較短的任務(wù)限期，因為她發(fā)現(xiàn)，“很多員工在一個星期完成的工作表現(xiàn)和三天之內(nèi)幾乎是沒有什么區(qū)別的?！?/p>

這和時間管理學(xué)中對工作任務(wù)的“四象限”劃分不謀而合。

在時間管理學(xué)中，把行動分成了四種類型：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要和不緊急也不重要?？梢酝ㄟ^數(shù)學(xué)里象限的方式表示出來。

重要且緊急一般都是指必須立刻或在近期內(nèi)要做好的工作。不少像洪晃一樣的經(jīng)理人發(fā)現(xiàn)，在這樣情況下，時間管理幾乎不會出現(xiàn)什么樣的問題，員工通常都能夠把自己的工作處理好。原因很簡單，因為這些工作任務(wù)的緊急和重要性，它們比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的因素，那么現(xiàn)在已經(jīng)不能再拖延了。

事實上，對職場人提出最大考驗的往往是第二象限的時間管理。他們在處理這個象限的事件時，并非那么明智，因此會帶來更大的壓力，覺得時間無處籌措。如果能把這兩個象限的時間管理做好，無疑你就能夠像小章一樣，具有“超能力”，讓你在緊張的工作節(jié)奏中得到舒松，也更加容易以出色的工作表現(xiàn)吸引老板的目光。

我們不妨先來看看第二象限：重要但不緊急的事情。在我們的工作和生活中，很多事情都屬于這個類型，它們是重要的，但是可以現(xiàn)在或稍后再做，甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二個象限實際上是與第一象限卻是互通的，第二象限的擴(kuò)大會使第一象限的事件減少。比如有一項工作任務(wù)，限期為一周。如果采用一味拖延的方式，直到工作限期將至，才開始緊張地工作，不僅加重了自己的負(fù)荷，更加大了工作錯誤發(fā)生的幾率，如果遇到突發(fā)事件，甚至?xí)e手無措。工作的效果打折扣，職場人的工作能力也會因此受到老板的懷疑。