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決議具有一定的實(shí)用性指導(dǎo)作用，單位或個(gè)人通過決議，可以對自己下一步的工作進(jìn)行更好的安排和部署。議案是我國政府機(jī)關(guān)或某些特定人士才能使用的一種公文，在日常生活中，切不可隨便亂用。指示是一種上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作的下行公文，具有一定的指導(dǎo)性意義。值得注意的是，指示在平級(jí)單位之間切不可混淆使用。

11.如何寫函、意見、制度

（1）函

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

第一部分，首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩項(xiàng)內(nèi)容。

標(biāo)題公函的?題一般有兩種形式，一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；另一種是由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于報(bào)送全國政府部門機(jī)關(guān)事務(wù)工作座談會(huì)材料的函》。公務(wù)實(shí)踐中，前一種標(biāo)題式樣用得比較多。

主送機(jī)關(guān)即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號(hào)。

第二部分，正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

開頭主要說明發(fā)函緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)問題函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。緣由部分講?兩層意思：一是發(fā)文目的；二是發(fā)文根據(jù)。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

主體是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對性和明確性。

結(jié)尾一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?。即或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時(shí)復(fù)函，或請對方提出意見，或請主?部門批準(zhǔn)等。

結(jié)語通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函可以不用結(jié)束語，如便函，可以像普通信件一樣，使用“此致，敬禮”。

第三部分，尾部。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名寫上機(jī)關(guān)單位名稱，并加蓋公章；成文時(shí)間寫明年、月、日。

函最常見的形式包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系函、答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函、老客戶聯(lián)絡(luò)問候信函、索取樣品函、詢價(jià)函、回復(fù)商業(yè)詢購函、報(bào)價(jià)函、要求約見信函、答復(fù)求職者信函?多種。

建立業(yè)務(wù)關(guān)系函，是為了企業(yè)的生產(chǎn)與銷售，通過多種途徑了解客戶后，經(jīng)論證值得與之建立貿(mào)易關(guān)系而與之聯(lián)系所用的信函文書。

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函是企業(yè)收到希望建立貿(mào)易關(guān)系函后，迅速按對方要求完整地答復(fù)所用的商業(yè)信函。

老客戶聯(lián)絡(luò)問候信函是企業(yè)為了鞏固與老客戶的關(guān)系，在廠慶、節(jié)日等特殊的日子，寄給他們聯(lián)絡(luò)信函，并在節(jié)日中對他們表示祝賀。

索取樣品函指要求對方提供樣本及樣品的信件。

詢價(jià)函是由買方向賣方就某項(xiàng)商品交易條件提出的詢問。詢價(jià)目的是請對方報(bào)價(jià)，詢價(jià)對交易雙方?沒有法律上的約束力。

回復(fù)商業(yè)詢購函是指企業(yè)（公司）收到的詢問（詢價(jià)、詢購）信后，予以回復(fù)的商業(yè)信函。

報(bào)價(jià)函是指賣方向買方提供商品的有關(guān)交易條件的信函。

要求約見信函是推銷員為了推銷其產(chǎn)品及服務(wù)，給客戶的要求約見的信函。它比冒昧求見更有禮貌和效率。

答復(fù)求職者信函是人事部的負(fù)責(zé)人向求職者答復(fù)是否安排面試或者錄用的答復(fù)信函。

（2）意見

意見并不是人們常常說的“提意見”的“意見”，而是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常用的公務(wù)文書之一，是用于對重要問題提出見解和處理辦法的一種事務(wù)性公文形式。

意見通常由首部、正文兩部分組成，有的還有附件，但一般沒有尾部。其格式、內(nèi)容和寫法如下：

第一部分，首部。一般包括標(biāo)題和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。不過，有的在成文時(shí)間前注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；有的以文件形式直接行文下發(fā)的意見還有主送機(jī)關(guān)的項(xiàng)目。

標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。例如《中共××市委組織部關(guān)于×××的意見》。

在標(biāo)題中標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，一般于標(biāo)題之下用括號(hào)注明成文的年、月、日期。但標(biāo)題中省略發(fā)文機(jī)關(guān)一項(xiàng)的，有的于成文日期前注明發(fā)文機(jī)關(guān)，有的不在此處注明發(fā)文機(jī)關(guān)，卻將其署于正文之后。

第二部分，正文。意見的正文部分大都包括發(fā)文的緣由和具體意見兩項(xiàng)內(nèi)容，個(gè)別的還有貫徹執(zhí)行的要求。所謂發(fā)文的緣由，具體是指提出意見的背景、依據(jù)、原因、目的等，表述文字可長可短。有的具體意見在正文結(jié)束時(shí)有結(jié)尾部分。結(jié)尾部分的內(nèi)容，大多是提出要求。

（3）制度

制度，作為一種公務(wù)文書，不是指在一定條件下形成的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的體系，如政治制度、經(jīng)濟(jì)制度等，而是指一個(gè)系統(tǒng)或單位制定的要求下屬全體成員共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，如工作制度、財(cái)務(wù)制度、作息制度、教學(xué)制度等?

制度的內(nèi)容由標(biāo)題和正文兩部分組成。

第一部分，標(biāo)題。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，但很多時(shí)候標(biāo)題中省去發(fā)文機(jī)關(guān)，只寫事由和文種。發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)布日期寫在標(biāo)題下用括號(hào)標(biāo)注。

第二部分，正文。一般分三部分寫：寫明制發(fā)制度的緣由，用“特制定本制度”一語承上啟下；寫明各種具體條文，即制度的具體規(guī)定是什么；寫實(shí)施范圍、生效日期、修訂權(quán)、解釋權(quán)等內(nèi)容，并且視其內(nèi)容決定是否分章寫。

例文：

用電管理制度

（××廠××××年×月×日發(fā)布）

為了合理利用國家電力資源?充分發(fā)揮用電設(shè)備潛力，達(dá)到安全、經(jīng)濟(jì)、合理、節(jié)約用電目的，特制定本制度。

第一條　加強(qiáng)用電管理，嚴(yán)格用電制度。實(shí)行內(nèi)部合同制，每月根據(jù)生產(chǎn)、工作任務(wù)把用電指標(biāo)下達(dá)到車間、部門，做到日清、旬結(jié)、月考核，實(shí)行節(jié)獎(jiǎng)超罰，充分調(diào)動(dòng)各用電部門的積極性。

……

第六條　各部門要經(jīng)常開展節(jié)約用電常識(shí)，使有限的電力資源在我廠發(fā)揮應(yīng)有的作用。

第七條　全廠車間、部門都應(yīng)自覺執(zhí)行，本制度自公布之日起生效。

第八條　本制度的修改權(quán)、解釋權(quán)歸廠職工代表大會(huì)。