溫馨地提示一句：在使用電腦一個(gè)小時(shí)之后，要休息5到10分鐘，不讓眼睛過(guò)度疲勞；同時(shí)要站起來(lái)活動(dòng)一下筋骨，這樣才不至于因?yàn)樽藙?shì)不良而影響健康。這些提醒的重點(diǎn)都在于讓自己身體的器官和肌肉得到放松，使之不會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)期在電腦前工作而造成病變。

7.秘書(shū)如何熟練使用傳真機(jī)

傳真機(jī)是企事業(yè)單位最常見(jiàn)的通信工具之一，具有方便、快捷、準(zhǔn)確等優(yōu)點(diǎn)。熟練使用傳真機(jī)是一個(gè)現(xiàn)代秘書(shū)日常工作的一項(xiàng)基本技能。

下面我們以HP Officejet 4110傳真機(jī)為例，談一下傳真的發(fā)送與接收。

（1）傳真的發(fā)送

①自動(dòng)發(fā)送傳真：如果您沒(méi)有連接電話機(jī)，可以直接通過(guò)面板按鍵發(fā)送傳真，前提是對(duì)方傳真機(jī)必須設(shè)為自動(dòng)接聽(tīng)狀態(tài)。

方法是：放好原件后，按前面板上的藍(lán)色<傳真>按鈕，液晶屏上出現(xiàn)“Fax Number”，這時(shí)通過(guò)一體機(jī)面板上的數(shù)字按鍵，輸入對(duì)方的傳真號(hào)碼（注意有些交換機(jī)需要用戶在電話號(hào)碼前加撥“9”或“0”），按機(jī)器<開(kāi)始>區(qū)域中的<黑白>按鈕發(fā)出黑白傳真；或者點(diǎn)擊<彩色>按鈕發(fā)送彩色傳真（彩色傳真需要對(duì)方也是彩色傳真機(jī)方可實(shí)現(xiàn)）。

②手動(dòng)發(fā)送傳真：如果您的一體機(jī)背部串有話機(jī)，把原稿放好，然后拿起話機(jī)上的聽(tīng)筒，在電話機(jī)上（而不是一體機(jī)按鈕面板上）撥對(duì)方的傳真號(hào)碼（注意有些交換機(jī)需要用戶在電話號(hào)碼前加撥“9”或“0”）。跟對(duì)方通話時(shí)闡明自己是要發(fā)送一份傳真給他，之后可以用以下兩種方法發(fā)送傳真，如下：

A請(qǐng)告訴對(duì)方“我要先給您傳真信號(hào)，一會(huì)兒當(dāng)您聽(tīng)到話筒里面沒(méi)有聲音了，并伴隨著‘嘟——嘟——’的低聲后，再按你傳真機(jī)上的開(kāi)始鍵來(lái)建立通訊即可?！睂?duì)方明白您的用意后，您就可以按自己一體機(jī)上的<黑白>按鈕了，之后掛上話筒，觀察您的一體機(jī)液晶屏上會(huì)顯示“connecting”，之后是faxing page 1等，直到發(fā)送成功。

B先讓對(duì)方給您傳真信號(hào)，當(dāng)在話筒中聽(tīng)到刺耳的傳真音后，盡量在2秒鐘內(nèi)按一體機(jī)上的<黑白>按鈕發(fā)出黑色傳真，或者點(diǎn)擊<彩色>按鈕發(fā)送彩色傳真?？吹揭壕姘屣@示“connecting”以后，掛上聽(tīng)筒，等待發(fā)送完畢。

（2）傳真的接收

①自動(dòng)接收傳真：開(kāi)機(jī)后，在就緒的時(shí)間狀態(tài)顯示下，按<設(shè)置鍵>，隨后按3，再按3，顯示的是自動(dòng)應(yīng)答鈴聲數(shù)，您可以按左右箭頭鍵配合輸入鍵選擇。這樣您的一體機(jī)就會(huì)在您設(shè)置的鈴聲數(shù)后自動(dòng)接收傳真。通常在傳真機(jī)無(wú)人值守的時(shí)候設(shè)為自動(dòng)接收模式。

②手動(dòng)接收傳真：注意手動(dòng)接收傳真，必須提前在一體機(jī)背后串接電話機(jī)。由于這款一體機(jī)無(wú)自動(dòng)接收按鈕設(shè)計(jì)，所以需要在菜單中修改值，您可以同樣按<設(shè)置>鍵，隨后按3，再按3，用左右箭頭配合輸入鍵，將之?顯示的值更改為No Answer。這樣設(shè)置后，有電話來(lái)電時(shí)，一體機(jī)就不會(huì)自動(dòng)給應(yīng)答信號(hào)，而是一直響鈴，直到您拿起電話聽(tīng)筒與對(duì)方通話。當(dāng)?shù)弥獙?duì)方是要發(fā)送傳真給自己時(shí)，按<黑白>按鈕給出傳真信號(hào)，之后掛斷話筒等待接收和打印即可。對(duì)方聽(tīng)到您給出的刺耳傳真信號(hào)后，也會(huì)按下他傳真機(jī)上“開(kāi)始”按鈕，雙方就開(kāi)始傳輸信號(hào)了。

發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)提前放置傳真原件，將有內(nèi)容的一面向里，標(biāo)題朝下放入上面的進(jìn)紙盒，并用滑動(dòng)卡槽把原稿的兩邊固定好。這時(shí)液晶面板上就會(huì)在時(shí)間的下面出現(xiàn)“Original loaded”的提示。

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傳真機(jī)是一?自動(dòng)化辦公設(shè)備，它可以提高秘書(shū)的辦事效率，既快捷又方便，熟練掌握它的使用方法，無(wú)疑會(huì)給辦公工作帶來(lái)極大的方便。