嫻熟的辦公技能會(huì)迅速地提升一個(gè)人的重要性，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你刮目相看，能夠讓同事對(duì)你另眼相待，同樣也能夠使你的成就感得到提升。?備良好嫻熟的辦公操作技能，將會(huì)使你的秘書生涯得心應(yīng)手。

1.秘書應(yīng)嚴(yán)格遵守公文處理的原則及基本要求

公文處理應(yīng)遵循以下原則。

（1）實(shí)事求是的原則

公文處理工作必須要發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、調(diào)查研究、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，因?yàn)楣牡某霭l(fā)點(diǎn)和最后的目的就是要解決實(shí)際的問題，它是公務(wù)活動(dòng)面對(duì)實(shí)際問題必須借助的方法、工具之一。

同時(shí)，公文處理的實(shí)踐者要能對(duì)搜集上來的各種情況和材料的性質(zhì)、真?zhèn)巍⑹欠?、可行性做出?zhǔn)確的分析判斷推理，運(yùn)用科學(xué)的方法論從客觀事實(shí)中得出正確的結(jié)論，能夠發(fā)現(xiàn)問題?提出問題，分析問題，最終還是要落在能有效地解決問題。所以在公文處理實(shí)踐中，最重要的是要能指出解決問題的具體方法、手段、途徑、措施。

（2）精簡(jiǎn)的原則

精簡(jiǎn)是使公文處理活動(dòng)能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證。

首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結(jié)構(gòu)、種類都要力求簡(jiǎn)化。其次，公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡(jiǎn)，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán)節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯(cuò)的機(jī)會(huì)，最終實(shí)現(xiàn)逐步簡(jiǎn)化過程。再次，公文處理的實(shí)踐者必須從觀念上樹立起精簡(jiǎn)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到簡(jiǎn)便易行的程序、責(zé)任到人的工作安排、規(guī)范功用強(qiáng)的方法和工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。

（3）高效的原則

效率和質(zhì)量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節(jié)奏、高時(shí)效，更取決于公文處理的高質(zhì)量，只有將每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)都做到準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、周到，使公文處理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質(zhì)完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實(shí)現(xiàn)。

同時(shí)，公文處理應(yīng)具有以下基本要求。

（1）及時(shí)

及時(shí)就是要求在公文處理活動(dòng)中，確立高度的時(shí)間觀念，珍惜時(shí)間，注重時(shí)效。公務(wù)活動(dòng)是具有時(shí)間要求的，公文作為公務(wù)活動(dòng)的工具必須抓住時(shí)機(jī)，維護(hù)其時(shí)效，使各項(xiàng)工作能迅速有效地處理。

在公文處理活動(dòng)中維護(hù)了時(shí)效性，也就提高了組織時(shí)間的利用價(jià)值，從而體現(xiàn)了“時(shí)間就是金錢，效益就是生命”的現(xiàn)代管理思想?！凹皶r(shí)”的要求既是由公文處理的內(nèi)在規(guī)律所決定的，也是客觀實(shí)踐所要求的。

（2）準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是公文處理工作的基本前提和起碼要求。沒有準(zhǔn)確就沒有及時(shí)、安全和高效。要做到準(zhǔn)確，就需遵循統(tǒng)一的公文處理制度，落實(shí)崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，建立健全激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高實(shí)踐者的素質(zhì)?

（3）安全

公文處理的保密工作是指在公文處理活動(dòng)中，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的保密規(guī)定，運(yùn)用各種制度和手段，確保公文處理活動(dòng)中涉及的國(guó)家秘密被限于一定時(shí)期和一定范圍內(nèi)的人員知悉，使之不失密、不泄密、不被竊密。