當(dāng)你查看租賃文件時，明確哪些是標(biāo)準(zhǔn)語言哪些是非標(biāo)準(zhǔn)語言是非常重要的。有時候，每一份租約都是一份通過使用文字處理程序來準(zhǔn)備的原始文件?這時候就可能沒有改動的標(biāo)記。而有時候，你的公司可能會提供一份打印好的標(biāo)準(zhǔn)文件模板，這樣增刪和改動的部分就可以清楚地標(biāo)記出來，也可以用星號（*）在每頁頁腳標(biāo)出新的或附加的內(nèi)容。這種方法就簡單很多了。你可以快速瀏覽摘要，然后查看租賃文件來找到修改的內(nèi)容。

然而，隨著計算機技術(shù)日益成為商業(yè)社會的一個重要部分，購物中心的經(jīng)理們現(xiàn)在都在電腦中對文件草稿進行修改，而不用打印出來。這樣，有一種方法能夠方便你查找文件的修改部分。在Word程序中你可以使用“修訂”功能將修改的地方用“紅線”標(biāo)記出來。如果這份文件沒有進行過修改，那么它與原始文件并無它樣；如果進行過改動，那么在刪節(jié)和增加的地方會用紅線標(biāo)記出來。如果你正好拿到的這份文件是別人用這個功能改動的，那么你就馬上能看到修改之處了。如果不是這樣，那么強烈建議你首先閱讀一下原始的租賃文件，然后將“紅線”版本文件中修改部分用其他顏色的筆標(biāo)記出來，以顯示與標(biāo)準(zhǔn)文件的不同之處。這樣做會耗費不少時間，不過當(dāng)你再需要重新回顧這些信息時，你就會發(fā)現(xiàn)這個工作的重要性了。

做一個聰明的購物中心經(jīng)理

了解租賃文件的格式和每篇文章的內(nèi)容對于管理租賃活動來說還只是第一個步驟。除此之外，你還需要有一些做事情的方法幫助你利用租賃文件并保證它們對于整個租賃活動都是有效的。這就是你處理與租賃相關(guān)事宜的方式和這方面自己的管理風(fēng)格。下面提到的一些小技巧也許會對你有所幫助。

保密原則

租賃合同是房地產(chǎn)相關(guān)的關(guān)系中雙方之間的法定協(xié)議。在這方面，美國的不少州都有具體的法律保證租賃文件的保密性，所以你必須了解這一點并遵守?？傆行┤讼氪蚵犉渌鈶舻淖赓U內(nèi)容。購物中心的經(jīng)理往往會被租戶問到其他店鋪的情況，或者被一家店鋪里的雇員打聽這家店鋪的租賃條款。為了保護租賃文件的保密性，你不得在任何情況下泄露其中的任何內(nèi)容，即使是在非正式或隨意的場合也是如此。

及時原則

在不少租賃文件中，你都會發(fā)現(xiàn)這么一句話“時間就是生命”。在房地產(chǎn)行業(yè)如此，在購物中心領(lǐng)域這句話尤其重要。租賃文件會包含與該租賃活動中各方的義務(wù)和要求。租賃中的不少方面是有對應(yīng)的及時性和截止日期的?！皶r間就是生命”這句話要求了各方在相應(yīng)的時間框架內(nèi)發(fā)生某些行為。因此，當(dāng)你得到一份正式通知時（往往是專遞或掛號信），你必須立即閱讀，確定該通知中是否包含要求你方發(fā)生的行為，并確定你該采取的行動，然后（很重要的一點）保證你記錄下了你的行動。如果在仔細(xì)閱讀文件而有爭議的情況下，如果文件中要求一方“立即”，或至少是“及時”處理某件事情，而該方只是無動于衷，那么最后只會對自己不利。所以請你在處理與租賃相關(guān)事宜時，一定要做一個有高度責(zé)任心的經(jīng)理。

備注：專遞（certified mail）: 郵件上帶回執(zhí)的(只保證遞送不負(fù)賠償損失責(zé)任的郵件)。

引用租賃文件

對于購物中心經(jīng)理來說，理解并適當(dāng)使用租賃文件是非常重要的。這時候你應(yīng)當(dāng)知道，除非你獲得法律學(xué)位，否則你或者你的戶都不是律師。你會發(fā)現(xiàn)一些租賃文件的語言無論在結(jié)構(gòu)上還是術(shù)語上都非常令人費解。所以在開始處理與租賃相關(guān)的活動中，無論是口頭還是文字上把這些語言完全搬過來都不是最好的辦法。你需要培養(yǎng)一種能夠瀏覽租賃文件并對內(nèi)容進行口頭討論的能力。比如說，當(dāng)你用文字向租戶說明其租賃責(zé)任時，制作一個簡單的路演就是不錯的辦法。這樣，通過商業(yè)化的方式而非法律化的方式，往往你就可以更加容易達(dá)到事情的目的。相反，口頭地或書面地使用法律術(shù)語，往往會把一個需要討論的簡單話題提升到法律的范圍之中。這也是你需要避免的。

然而，有時候也必需完全引用書面的租賃文件用語。正式的請求書(demand letters)、終審?fù)ㄖ獣╨ast resort letters）、法律通告和其他官方文件要求你使用合適的租賃條款用詞，從而避免行為的誤解。如果你在處理一次已經(jīng)由正常的商業(yè)交流惡化為對抗的事件時，你最好拿著租賃文件并閱讀其中有爭議的條款。無論何時，如果你面對這類情景，語言的準(zhǔn)確和精確性都是至關(guān)重要的。請你反復(fù)核查你將書寫或言說的內(nèi)容，因為你可以確信一點－－-你的合作伙伴也將這么做。

詮釋文件

如果你不能完全了解一份租賃文件的標(biāo)點符號和更加復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)，你是否能完全理解這份文件的。租賃文件的有些句子可能有十多行，還包含一大堆的分號、逗號、破折號等其他符號，使你覺得把這些句子弄懂是一件非常艱巨的任務(wù)。在處理這類文件結(jié)構(gòu)的時候，你可能需要把句子進行拆分，所以你要非常了解句子的標(biāo)點從而來很好地理解每一個部分。比如我們來看以下這段租賃條款：

在出租方于所指的公共區(qū)域（與之前定義的范圍一致）內(nèi)所花費的運營、維護和維修的費用總和的基礎(chǔ)上，租戶應(yīng)當(dāng)支付其相應(yīng)份額的公共區(qū)域成本，這部分費用不得以其他方式抵消或扣除，同時這些費用還應(yīng)當(dāng)包含額外15%費用，用來補償出租方與所指的公共區(qū)域相關(guān)的會計事務(wù)和記賬方面的工作。

如果我們把這句話拆開來看，會發(fā)現(xiàn)如下表述：

1. 租戶支付公共區(qū)域維護的費用。

2. 無論租戶是否有爭議，都必須支付這筆費用。

3. 出租方支付的費用將成為租戶支付的一部分。

4. 租賃文件中已經(jīng)對公共區(qū)域進行了具體的定義。

5. 出租方的另外15%費用也是租戶支付費用中的一部分。

通過這種方式對句子進行拆分，而不用消化整個句子或短語，你不僅能夠理解句子內(nèi)容而且能夠更好地向客戶和其他同事解釋。當(dāng)你閱讀租賃文件的各個部分時，如果你發(fā)現(xiàn)有些地方的語言復(fù)雜冗長，你就可以試著用上述方式將其中的每一個句子成分寫下來。這樣，你會發(fā)現(xiàn)容易理解很多。通過幾次這樣的練習(xí)，你就能夠提高分析句子和理解文章的能力。