干脆利落

電梯演講四部法之所以能夠幫助你與高級主管溝通，原因在于它促使你將思想組織成簡潔的陳述。在與高級主管的日常溝通中，你一定要干脆利落，直奔主題。你的上司忙，高級主管也同樣忙。通常他們希望你在談話中言簡意賅。在與機構高級主管會面之前，就準備好把你的想法總結成幾個要點。

多談解決辦法，少談問題

好的高級主管不希望你在與他們談話時唯唯諾諾，他們希望你拿出積極可行的解決問題的辦法。CGI-AMS公司總裁唐娜·摩里亞講述了她希望手下的主管們應該怎樣做：

我認為，你表示懷疑的方式很重要，需要深思熟慮，也需要技巧。作為主管，整個機構都要靠你來領導。你對某件事的焦慮、疑問和質疑肯定會被放大。處理的藝術在于承認挑戰(zhàn)和弱點，但是要在建立建設性解決方案的框架內。你不能再像當基層經(jīng)理時那樣發(fā)牢騷、泄怨氣。你可以承認問題的存在，但同時要有解決方案或快速制定解決方案。

我認識的一些新任主管喜歡就所有在特定情況下容易出錯的事情小題大做。這是他們處理問題的程序，但是他們沒有意識到，在上級主管面前這樣的表現(xiàn)會留下事情比真實情況更糟糕的印象。同時，還給人留下了他們深陷憂郁情緒不能自拔的印象，而不是能夠領導人們渡過難關的印象。在這個問題上檢查一下自己的表現(xiàn)，要是發(fā)現(xiàn)你有這個習慣，今后盡量不要流露出世界末日將近的想法。

介紹工作背景環(huán)境

向高級主管匯報成績和工作進展時，你可以通過介紹你的工作背景來更好地積累他們的支持和承認。為了寫這本書，我采訪了一位財富500強公司的主管，他的前任被炒魷魚，就是因為沒能向機構高級主管們介紹工作的背景環(huán)境?，F(xiàn)任的這位主管在同樣的職位上取得了成功，他把成功的很大一部分歸功于幫助主管們理解他和他的團隊工作進展。采訪時，他對比了他和前任的不同做法：

我前面的那個家伙只是把數(shù)字列到紙上，大多數(shù)高級主管都不太明白這些數(shù)字究竟代表了什么。和目標數(shù)字比較，他們能了解這些數(shù)字的意思?？墒?，對于和周圍環(huán)境相比較或者在預算削減50%的情況下還能夠達到這些數(shù)字的意義，他們茫然無知。高級主管們沒能看到成績，是因為我的前任沒有花時間向他們解釋是在什么樣的背景環(huán)境下取得這些成績的。高級主管們只看到了紙上的數(shù)字，并在此基礎上進行判斷。

我花費時間去解釋是在什么樣的市場環(huán)境下采取什么樣的做法，介紹我們與過去相比要采取什么新措施。我做的就是把成績放到大背景下，不斷解釋這些成績的真正含義。我手下的團隊還是原來那批人，原來他們的工作成績要比我接管以后好，但是我認為在讓整個機構理解團隊表現(xiàn)的背景環(huán)境方面，他沒有我做得好。

在高級主管面前發(fā)言

作為主管，正式講話是家常便飯。但是令人驚訝的是，真正擅長講話的主管并不多。說實話，在你的職業(yè)生涯中，有幾次聽到精彩的業(yè)務發(fā)言？大多數(shù)人的回答都是不多。通過針對不同的觀眾進行恰到好處的發(fā)言，將有機會使你在主管層的人群里鶴立雞群，為你的機構爭取到很多東西。有很多資料介紹如何當一名更好的演講者。但是，我的管理顧問們提供了幾項原則，如果運用得好，這些原則會幫助你在高級主管面前發(fā)言時成為一名高效的溝通者。

對你想達到的目標心中有數(shù)

幫助客戶準備重要講話或會議涉及恰到好處溝通的本質，我經(jīng)常問他們想要在會上達到什么結果。為了使他們的預期結果清晰可見，我又接著問，“你希望聽眾的想法是什么？你想讓他們感受到什么？你想讓他們做什么？”對這些問題自問自答，能使你清楚地知道自己想要達到的目標。

針對聽眾做足準備

威瑞森公司的邁克·拉尼爾說，當他準備在高級主管面前的發(fā)言時，他試圖把自己放在他們每個人的角度上，從他們的觀點出發(fā)理解商業(yè)問題。他試圖弄清楚高級主管們的痛處在哪里，他提的建議如何幫助他們成功解決這些痛處。你的主管們想要聽到或需要聽到什么內容？他們可能支持什么？贏得他們的支持又需要什么？

比爾·克里斯托弗（Bill Christopher）是麥克森公司（McKesson Corporation）一個分支機構麥克森流程技術（McKesson Process Technologies）的副總裁。他的工作要求他經(jīng)常在高級主管們面前發(fā)言，同時又要聆聽同僚們的講話。依據(jù)這些經(jīng)驗，他總結出以下這些原則，可以在準備給高級主管們講話時使用：

* 在準備向高級主管講話時，首先要了解他們的想法、喜愛的風格和方法。

是觀看的材料還是聽的材料？具體細節(jié)還是宏觀戰(zhàn)略？做成電子表格還是幻燈片？使你的方法適合于他們喜歡的接收信息的方式。

* 與那些向他們做過發(fā)言的同僚溝通。

什么得到了贊同？得到贊同的講話和建議的風格和內容是什么？

* 記住，形式先于功能。

基層主管的發(fā)言如果讓人覺得不錯并且很專業(yè)的話，他們要比那些即使觀點很好但是發(fā)言草率的人得到更正面的關注。