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商務(wù)信件及電子郵件禮儀(1)

佩蓉談商務(wù)禮儀 作者:(美)蔣佩蓉


琳達(dá)的故事

在我做高級(jí)技術(shù)銷售工程師的那段時(shí)間里,因?yàn)楣ぷ鞒煽?jī)比較顯著,受到了老板的認(rèn)可。為面對(duì)不斷擴(kuò)展的業(yè)務(wù)和持續(xù)增加的銷售指標(biāo),老板要給我配備一名初級(jí)技術(shù)銷售人員做我的助理,并由我來(lái)負(fù)責(zé)對(duì)這位助理的面試和培訓(xùn)工作。就這樣,琳達(dá)被人推薦給了老板,受雇做我的助理。老板選擇她的理由是她精通與顧客溝通的技巧,能與我的技術(shù)專長(zhǎng)相得益彰。然而等她正式上崗后,一個(gè)棘手而尷尬的問(wèn)題擺在我面前了:她年齡幾乎大我20歲,高學(xué)歷高學(xué)位的同時(shí)還獲得了MBA,而我卻只有工程學(xué)位;但因?yàn)槲襾?lái)到公司的時(shí)間比她長(zhǎng),又有良好的工作表現(xiàn),得到了老板的信任,因此我成了她的上司,要“管理”她。只有我知道琳達(dá)對(duì)于要經(jīng)常向一個(gè)工作資歷比自己淺、學(xué)位比自己低的人匯報(bào)工作一直耿耿于懷,因此經(jīng)常對(duì)我陽(yáng)奉陰違,但對(duì)外,她卻是另一番說(shuō)辭,她對(duì)同事們說(shuō)能在我的手下工作、親耳聆聽(tīng)我的教誨是一件多么幸福的事兒。

剛開(kāi)始時(shí),我邀請(qǐng)她加入我們的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),幫她為客戶建立一些演示模型,希望在此過(guò)程中能教會(huì)她如何使用我們的產(chǎn)品。然而未待模型完成,她就捷足先登,獨(dú)自將快要完成的模型展示給客戶,在獲得客戶的認(rèn)可并有簽單意向后,馬上讓老板和同事知道是她在短時(shí)間內(nèi)成功做成了這個(gè)買賣,而我還被蒙在鼓里。接下來(lái),老板和同事都對(duì)她贊許有加,大家表?yè)P(yáng)她加快進(jìn)度趕制了產(chǎn)品,獲得了潛在客戶的認(rèn)可,剛開(kāi)始工作就能很快變成“熟手”。她一邊大方接受大家的表?yè)P(yáng),告訴大家這是“團(tuán)隊(duì)努力”的結(jié)果,感謝大家對(duì)她的幫助;一邊持續(xù)地從我的工作中邀功。

如果此時(shí)我表示不滿或者擺出證據(jù)、以正視聽(tīng),那會(huì)給人以小氣,或者不夠大度、愛(ài)嫉妒的印象,因此我保持了沉默,但是我并沒(méi)有懈怠,而是經(jīng)過(guò)一番深思熟慮,總結(jié)這次得來(lái)的寶貴經(jīng)驗(yàn),用于以后的工作實(shí)踐:我開(kāi)始養(yǎng)成使用書面商業(yè)信件來(lái)記錄我的工作進(jìn)程的新習(xí)慣,白紙黑字使得一切都黑白分明,哪項(xiàng)工作由誰(shuí)來(lái)做,做了多少也一清二楚。之后,我發(fā)現(xiàn)她早已開(kāi)始向上級(jí)管理層發(fā)動(dòng)一場(chǎng)“顛覆運(yùn)動(dòng)”,試圖顛倒她是我的下屬的事實(shí)。實(shí)際上,她想管理我,因?yàn)樗蠱BA的學(xué)位,而我只有工程學(xué)位。我和她之間的溝通因?yàn)橛辛藭娴恼勗拏渫浐虴mail通信的記錄,確保了有關(guān)責(zé)任和工作范圍的歸屬;而同樣,我也將此內(nèi)容拷貝給了我的老板,這些記錄表明她將功勞全歸自己是站不住腳的。同時(shí),這樣做也保證了有第三者清楚每個(gè)人在一個(gè)共同參與的項(xiàng)目中的貢獻(xiàn)。

在工作中,我并不愛(ài)獨(dú)占功勞,也一直都在無(wú)私地為團(tuán)隊(duì)中的其他人提供力所能及的幫助。但這件事讓我學(xué)會(huì)如何在團(tuán)隊(duì)工作中保護(hù)自己的合法權(quán)益和勞動(dòng)成果,如何明確團(tuán)隊(duì)合作中各自的權(quán)限和承擔(dān)的責(zé)任,如何不被暗中存在的政治手段所操縱。接下來(lái),我們?nèi)匀欢分景簱P(yáng)地一起完成下面的工作,但我的書面記錄微妙地告訴她我很清楚她在做什么,也不會(huì)茍同于她借政治手段完成職業(yè)生涯的跨越。一年后,她主動(dòng)轉(zhuǎn)到了另一個(gè)部門工作,我們友好地分手了。她的到來(lái)幫助了我,從那以后我就在工作中養(yǎng)成了以書面的形式與同事或客戶溝通和確認(rèn)的習(xí)慣,一直持續(xù)到今天。


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