引言：秘書工作在我國(guó)歷史悠久，早在漢代就已出現(xiàn)了“秘書”一詞。所謂秘書，就是掌管文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的工作人員。秘書工作的本質(zhì)就是充分發(fā)揮參謀、助手、綜合協(xié)調(diào)、反饋溝通等作用，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。當(dāng)前，在社會(huì)變革和經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展時(shí)期，不斷變化的形勢(shì)從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容上都對(duì)秘書工作提出了新的要求。那么如何適應(yīng)這些要求，更好地發(fā)揮秘書作用，下面我們就帶您走進(jìn)秘書職場(chǎng)。

秘書——一個(gè)需重新認(rèn)知的行業(yè)

曾在英國(guó)獲得“Super Secretary”（“超級(jí)秘書”）頭銜的Shirley Taylor發(fā)現(xiàn)，在中國(guó)，秘書并不是一個(gè)足夠受人尊敬的職業(yè)。同時(shí)，秘書的專業(yè)訓(xùn)練不夠完善，一些人只要會(huì)打字、會(huì)使用電腦、復(fù)印機(jī)就可以做秘書了，根本談不上專業(yè)性。她認(rèn)為，中國(guó)秘書未達(dá)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。而馬來西亞跨勢(shì)集團(tuán)創(chuàng)辦者施國(guó)忠先生則認(rèn)為，在很多情況下，中國(guó)秘書不夠自信，他們自覺地把自己定位在一個(gè)“低級(jí)”的角色，只是等待老板命令，而不會(huì)主動(dòng)提前解決問題，這顯然不符合秘書的職業(yè)定位。由此可見，秘書在中國(guó)是一個(gè)需被重新認(rèn)知的行業(yè)。

秘書——職業(yè)概述

秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的工作輔助人員，是聯(lián)系上下、溝通各方的橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)決策的“情報(bào)部”、工作進(jìn)度的“顯示屏”、把握大局的“晴雨表”和發(fā)現(xiàn)并處理問題的“預(yù)警器”。秘書人員對(duì)其所供職的單位和輔佐的人士具有不可缺少的參謀作用、助手作用、提供信息作用和協(xié)調(diào)作用。

秘書——職業(yè)大揭秘

揭秘一工作內(nèi)容

一、普通秘書

1.撰寫會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、日常信件和工作報(bào)告；

2.接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；

3.收發(fā)與回復(fù)日常郵件；

4.會(huì)談、會(huì)務(wù)安排；

5.記錄、歸檔、備份信件及其他文檔；

6.安排商務(wù)差旅，做好預(yù)訂工作；

7.接待訪客并做好相關(guān)記錄。

二、高級(jí)秘書

1.會(huì)面預(yù)約的接受與轉(zhuǎn)達(dá)；

2.時(shí)間運(yùn)籌與工作計(jì)劃的安排，包括計(jì)劃表的制作、分發(fā)，計(jì)劃改變的聯(lián)系、調(diào)整（有關(guān)人員的聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整、老板的再認(rèn)可）；

3.領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人計(jì)劃的管理；

4.領(lǐng)導(dǎo)外出計(jì)劃的管理，住宿的選定與預(yù)約，交通工具的選定，旅程表的制作，有關(guān)人員的通知；

5.辦公室照明、色彩、修飾、樣式的管理，辦公室的布局，辦公室的安全和保密工作；

6.公司內(nèi)外文書的寫作、收發(fā)，整理歸檔（整理、保管、保存、銷毀），資料整理（名片、商品名錄、會(huì)客簿等）。

揭秘二職業(yè)要求

在專業(yè)方向和學(xué)歷水平上，秘書職業(yè)要求具有秘書、中文等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷，受過文書寫作、檔案管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基本知識(shí)等方面的培訓(xùn)。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作能力方面的具體要求包括：熟練操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等；擁有良好的口頭表達(dá)和書面表達(dá)能力；具有出色的人際交往和溝通交流能力，親和力強(qiáng)、人際圈廣；善于分析和解決問題，具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌、規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)技能；擁有認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，高效明朗的辦事風(fēng)格，以及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、適時(shí)調(diào)整心態(tài)等能力。

揭秘三職業(yè)資格

與秘書職業(yè)相關(guān)的職業(yè)資格有一個(gè)（相關(guān)內(nèi)容詳見附錄A）：

證書007《國(guó)家秘書職業(yè)資格證書》。

揭秘四職業(yè)前景

近10年來，現(xiàn)代社會(huì)的城市化、商業(yè)化、市場(chǎng)化趨向?yàn)槊貢@一“白領(lǐng)”職業(yè)的發(fā)展提供了良好契機(jī)。由于社會(huì)職業(yè)分工越來越細(xì)，工作內(nèi)容專業(yè)性和技術(shù)性越來越強(qiáng)，在協(xié)作中需要協(xié)調(diào)、溝通、彌合的地方也越來越多。這給秘書工作拓展了空間。秘書學(xué)認(rèn)為，秘書的主要職能是通過辦理事務(wù)性工作發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)作用和信息作用。因此，只要有領(lǐng)導(dǎo)與基層、組織與社會(huì)、組織內(nèi)的部門與部門這多重關(guān)系存在，就會(huì)有秘書職業(yè)的發(fā)展空間。

揭秘五薪酬水平

秘書一般月薪范圍在1500~8000元。根據(jù)個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)性質(zhì)、特點(diǎn)等的不同而有所差別。從學(xué)歷來看，擁有碩士學(xué)歷者的薪資為平均薪資的1.5倍以上；從外語(yǔ)能力來看，外語(yǔ)精通者的薪資為平均薪資的1.4倍左右，較為熟練者的收入也在平均值的1.1倍左右；從工作年限來看，3~5年工作經(jīng)驗(yàn)是薪資增長(zhǎng)期，而8年以上則是薪資豐厚期。從企業(yè)性質(zhì)來看，外商獨(dú)資、歐美企業(yè)的秘書薪資均為平均年薪的1.2倍以上，其中上海達(dá)到了1.36倍，居各地之首。

揭秘六適合人群

根據(jù)知遇網(wǎng)的職業(yè)要素模型，秘書需要具備的職業(yè)興趣和能力傾向如圖1-22和圖1-23所示（圖中每一項(xiàng)的具體內(nèi)涵詳見附錄B）。

圖1-22秘書的職業(yè)興趣雷達(dá)圖圖1-23秘書的能力傾向要素圖職業(yè)發(fā)展“路在何方”

秘書屬于公司內(nèi)勤工作人員，是和老板比較接近的人。如果能有效處理老板交代安排的所有工作，自然會(huì)得到老板的器重，許多主管人選都是從秘書里產(chǎn)生的。一般而言，秘書的晉升是比較緩慢的，但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看這一崗位是非常穩(wěn)定的。秘書經(jīng)常需要與辦公室的其他工作人員溝通，因此，需要有很強(qiáng)的文字和口頭表達(dá)能力。如果會(huì)一門外語(yǔ)，則會(huì)獲得更多參與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，尤其具備較強(qiáng)的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，則有機(jī)會(huì)晉升為行政經(jīng)理。

同時(shí)，秘書也可以向市場(chǎng)專員、人力資源助理、行政助理職位發(fā)展。

秘書的職業(yè)發(fā)展路徑如圖1-24所示：

圖1-24秘書的職業(yè)發(fā)展路徑