有人認(rèn)為自己很忙，每天被繁雜的事務(wù)糾纏著，可是當(dāng)他問(wèn)自己：“我今天做了什么？我今天完成了什么？”答案通常是“什么都沒(méi)有”。

姑且將這類人稱作“窮忙族”。那么，現(xiàn)在我們要深入分析他們一天的時(shí)間安排情況。為了揭示他們真實(shí)的時(shí)間使用狀況，我們制作了“時(shí)間記錄表”，實(shí)事求是地記錄下他們一天的“時(shí)間去向”。

示例如下表：

時(shí)間記錄表

時(shí)間行動(dòng)

8:30—8:55公司例行晨會(huì)，簡(jiǎn)述一天的工作計(jì)劃，同事的分享

8:56—9:20部門經(jīng)理講話，內(nèi)容為上周拜訪客戶的過(guò)程與成果分享

9:21—9:28整理雜亂的辦公桌文件

9:29—9:32著手寫一個(gè)批復(fù)，剛剛起草，就收到主管在MSN上發(fā)來(lái)的消息，催著交上周的總結(jié)和計(jì)劃，突然想起總結(jié)和計(jì)劃還沒(méi)有寫

9:33—9:50匆匆寫完總結(jié)與計(jì)劃，心驚膽戰(zhàn)地交給了主管

9:52—10:10接到一個(gè)客戶投訴電話，好不容易處理完畢

10:11—10:18同事從新疆帶來(lái)堅(jiān)果，忍不住吃了幾個(gè)

10:20—11:35被主管叫到辦公室，要求整理一疊調(diào)查問(wèn)卷

11:36—11:59瀏覽體育新聞和幾個(gè)常去的論壇

12:00—13:30午飯和午休時(shí)間，吃飯和聊天

13:31—14:00繼續(xù)上午的批復(fù)，可是感覺(jué)很困，眼皮一直往下掉

14:01—15:13瀏覽網(wǎng)頁(yè)，其間接了4個(gè)電話，1個(gè)是打錯(cuò)的，2個(gè)來(lái)自客戶，還有一個(gè)是保險(xiǎn)公司的推銷電話，而最后一個(gè)電話花費(fèi)了20分時(shí)間

15:14—15:20喝茶時(shí)間

15:21—15:27尋找一個(gè)遺失的文件

15:28—15：49接了一個(gè)即將結(jié)婚的朋友的電話

15:50—16:27參與同事的閑聊，瀏覽娛樂(lè)版網(wǎng)頁(yè)

16:28—16:59簽收了從網(wǎng)上新買的書，隨意翻看

17:00—17:30打開郵箱，發(fā)現(xiàn)一封客戶發(fā)來(lái)的郵件，需要制作一份產(chǎn)品方案，而期限就是明天上午9點(diǎn)，于是著手制作

17:31下班時(shí)間到了，只能把工作帶回家

時(shí)間的謎團(tuán)

仔細(xì)研究這份“時(shí)間記錄表”，我們驚訝地發(fā)現(xiàn)——這位“窮忙人”一天中的絕大部分時(shí)間花費(fèi)在與成果毫無(wú)關(guān)聯(lián)的事情上！

為什么呢？是人們普遍缺乏自律能力嗎？是無(wú)數(shù)節(jié)外生枝的瑣事消磨了有限的時(shí)間嗎？是不得不立即處理的緊急事件占用了絕大多數(shù)時(shí)間嗎？

——這些都不是本質(zhì)的原因！

在日常生活中，等待人們處理的事情確實(shí)太多太多，有些事情瑣碎、繁雜甚至毫無(wú)意義，卻不得不做。你永遠(yuǎn)也沒(méi)有足夠的時(shí)間辦完所有的事情。

當(dāng)我們忙于和時(shí)間賽跑，將注意力全部集中在速度上，卻忽略了我們?nèi)绱嗣β档淖罱K目的和意義是什么。

我們不斷要求自己加快步伐，節(jié)省出更多的時(shí)間。事實(shí)上，我們拼命加速、同時(shí)處理多樣事務(wù)，甚至瘋狂加班，到頭來(lái)時(shí)間卻所剩無(wú)幾！無(wú)論我們?nèi)绾尉o湊地安排一天中的每一分鐘，依然捉襟見肘，不足以應(yīng)付眼前的所有事情。最終，就像一個(gè)解不開的謎團(tuán)，我們的24小時(shí)變得越來(lái)越短。

史蒂芬·柯維這樣對(duì)“窮忙族”說(shuō)：“試想一下：如果有人揮舞一根魔棒，突然使你的效率比傳統(tǒng)時(shí)間管理方法所許諾地提高了15%或20%，這能使你在時(shí)間管理方面的問(wèn)題得到解決嗎？雖然最初你可能會(huì)對(duì)提高效率感到興奮，但是……你最終可能會(huì)得出結(jié)論，斷定自己所面臨的挑戰(zhàn)僅僅靠提高在更短時(shí)間內(nèi)做更多的事情的能力是解決不了的?！?/p>

由此看來(lái)，僅僅通過(guò)提升速度來(lái)解決時(shí)間不充裕的問(wèn)題，簡(jiǎn)直是天方夜譚。無(wú)論你多么勤奮地埋頭做事，無(wú)論你運(yùn)用了多么巧妙的快速工作法，你都無(wú)法在有限的時(shí)間內(nèi)做完所有事情。

【小貼士】

時(shí)間竊賊

1.不速之客

不速之客包括：沒(méi)有事先預(yù)約的、突然光臨的來(lái)訪者，他們可能是公司內(nèi)的，也可能是公司外的。他們的突然到來(lái)，擾亂了你既定的計(jì)劃，你不得不將一整天的工作安排重新梳理一遍；你還需要在其他事情上擠出時(shí)間，以彌補(bǔ)你接待他們所耽誤的時(shí)間。他們打擾你的工作，打斷你的思路，降低了你的效率。有時(shí)，他們會(huì)沒(méi)完沒(méi)了地談?wù)摕o(wú)關(guān)緊要的事情，讓你無(wú)法工作。

2.電話干擾

多數(shù)人都曾被推銷電話騷擾過(guò)。電話響起，雖然是一個(gè)陌生號(hào)碼，但是你無(wú)法知道究竟是誰(shuí)、為了什么事打來(lái)這個(gè)電話，所以你不會(huì)不接。一個(gè)絲毫不能打動(dòng)你的推銷電話，但是出于禮貌，你不得不尋找合適的理由拒絕對(duì)方；這個(gè)電話打斷了你的思路，對(duì)你造成干擾，迫使你放下正在處理的事情。當(dāng)你掛斷電話后，你不得不重新整理思路，你總會(huì)走神，并發(fā)現(xiàn)自己很難繼續(xù)處理面前的工作。

3.交際與閑談

有誰(shuí)細(xì)致得考察過(guò)自己花在與人交際上的時(shí)間？據(jù)研究者統(tǒng)計(jì)，一個(gè)身在職場(chǎng)的人大約有75%的工作時(shí)間花費(fèi)在與他人的交流活動(dòng)上。不幸的是，其中有一半的時(shí)間浪費(fèi)在與工作無(wú)關(guān)的閑談上，換言之，有一半的時(shí)間對(duì)成果的產(chǎn)生不起絲毫作用。交際消耗了可用來(lái)完成工作的時(shí)間。

4.無(wú)效會(huì)議

計(jì)劃中的或計(jì)劃外的會(huì)議至少消耗了你40%的時(shí)間。它們可能是正式會(huì)議，也可能是非正式會(huì)議；可能是團(tuán)體會(huì)議，也可能是一對(duì)一的會(huì)議；可能發(fā)生在辦公室里，也可能發(fā)生在走廊里。

事實(shí)上，許多會(huì)議都是沒(méi)有必要的，基本上就是在浪費(fèi)時(shí)間。如果一個(gè)會(huì)議沒(méi)有達(dá)成實(shí)質(zhì)性成果，或是對(duì)成果的達(dá)成起重要推動(dòng)作用，這樣的會(huì)議就是無(wú)效的會(huì)議。現(xiàn)實(shí)中，很多會(huì)議實(shí)際上是某個(gè)人的費(fèi)話筒或大家的抱怨會(huì)。

5.拖拉和拖延

很多人都有一種習(xí)慣，就是無(wú)論什么事，總喜歡拖一拖，他們的口頭禪是“容我再想想”、“這事我知道了，我會(huì)處理”、“過(guò)兩天我給你答復(fù)”、“再等等”……他們總是不愿意當(dāng)場(chǎng)決策，不愿意立即執(zhí)行。就像《明日歌》里寫的那樣：“明日復(fù)明日，明日何其多。事事待明日，萬(wàn)事成蹉跎。”

拖延常常和優(yōu)柔寡斷聯(lián)系在一起。它會(huì)產(chǎn)生不必要的文書、信件和任務(wù)。它們既浪費(fèi)你的時(shí)間，又浪費(fèi)他人的時(shí)間。 

事實(shí)上，絕大多數(shù)事情可以當(dāng)機(jī)立斷、即時(shí)處理；那些因?yàn)橥涎佣e壓下來(lái)的事情，無(wú)形中造成巨大的壓力。更重要的是，拖拉和拖延的習(xí)慣就像一個(gè)小偷，它會(huì)竊取你的時(shí)間。

6.處理緊急事件

處理緊急事件以及解決不可避免的危機(jī)是消耗時(shí)間的主要事項(xiàng)。正當(dāng)你準(zhǔn)備處理重要的事情時(shí)，某件完全意想不到的事情發(fā)生了，讓你無(wú)法處理主要任務(wù)。有時(shí)，因此浪費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)小時(shí)或更久。

【工具箱】

時(shí)間記錄表

時(shí)間星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日

5：30      

6：00      

6：30      

7：00      

7：30      

8：00      

8：30      

9：00      

9：30      

10：00      

10：30      

11：00      

11：30      

12：00      

12：30      

13：00      

13：30      

14：00      

14：30      

以此類推……      

要事為先

“多數(shù)時(shí)候，我沒(méi)有享受生活。每做一件事，我會(huì)想到十件沒(méi)做的事，而且使我感到內(nèi)疚。在所有能做的事情中，試圖斷定應(yīng)該做什么，這給我?guī)?lái)了持續(xù)不斷的緊迫感，這種持續(xù)不斷的緊迫感產(chǎn)生了持續(xù)不斷的壓力。我應(yīng)該怎么去做？怎么才能樂(lè)此不疲？”

“每個(gè)人都說(shuō)我非常成功。我做了，受傷了，做出了犧牲，達(dá)到了巔峰，但我并不快樂(lè)，內(nèi)心深處有一種空虛的感覺(jué)?！?/p>

“我簡(jiǎn)直就是無(wú)能為力。由于公司股價(jià)下降，董事會(huì)和股東像群蒼蠅一樣追著我不放。在我的管理班子中，我不停地扮演著賽馬場(chǎng)裁判的角色。由于要主抓單位的改進(jìn)質(zhì)量的計(jì)劃，我感到壓力巨大。員工士氣低落，我為未能帶領(lǐng)他們擺脫困境并聽取更多的建議感到內(nèi)疚。此外，盡管全家人要去休假，但是家里人都把我排除在外，因?yàn)樗麄儚膩?lái)見不到我?！?/p>

“日子過(guò)得忙忙碌碌！我整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)——開會(huì)、打電話、寫文件、赴約。我把自己推到極限，晚上倒在床上精疲力竭，第二天早早起來(lái)，又是如此，周而復(fù)始。我成績(jī)斐然，做了許多事，但有時(shí)內(nèi)心會(huì)有這樣的感覺(jué)：‘這又怎么樣呢？你所做的真的那么有價(jià)值？’我不得不承認(rèn)，自己對(duì)此不知道?！?/p>

這是“窮忙族”的心聲。我相信，我們幾乎每個(gè)人都被自己想到做的、別人要求我們做的以及我們不得不履行的責(zé)任和義務(wù)拖得疲憊不堪。到底應(yīng)當(dāng)怎樣做？

根據(jù)成果導(dǎo)向原則，我們知道，行動(dòng)必須圍繞成果開展。換言之，應(yīng)當(dāng)去做“我們認(rèn)為重要的事情”，而絕對(duì)不是被“緊急的事情”牽著鼻子走。

這就是行動(dòng)力系統(tǒng)的構(gòu)建基礎(chǔ)——要事為先原則。

什么是要事？要事就是與成果息息相關(guān)的事情——關(guān)系越緊密，優(yōu)先等級(jí)越高；如果某件事是達(dá)成成果的關(guān)鍵事件，那么，這件事無(wú)疑就是最重要的事情。

何為行動(dòng)力？

追求行動(dòng)的高效率，絕非單純地提升行動(dòng)速度就可以實(shí)現(xiàn)。速度越快也許錯(cuò)得越多，損失得越慘重。想一想“南轅北轍”的故事吧，走得越快，離目的地就越遠(yuǎn)！

很多人之所以沒(méi)有效率，是因?yàn)樗麄兛偸腔煜诵袆?dòng)本身和行動(dòng)成果的區(qū)別。他們單單用行動(dòng)來(lái)填滿每一天，把注意力放在過(guò)程而不是成果上。他們天真地以為，付出大量的行動(dòng)，尤其是艱苦的行動(dòng)，就一定會(huì)取得成果。然而，我們清晰地知道，任何一項(xiàng)行動(dòng)都不能確保產(chǎn)生成果。

【案例鏈接】

我的兩位同窗

我的一位大學(xué)同窗，喜歡讀書做學(xué)問(wèn)。他在大二就開始寫萬(wàn)字以上的論文，大三開始在期刊上發(fā)表。他曾創(chuàng)下一學(xué)期在國(guó)家級(jí)核心期刊發(fā)表論文4篇的記錄，并被多種知名媒體全文轉(zhuǎn)載。這樣的成績(jī)即使放在一位大學(xué)教授身上也是讓人羨慕的！何況他僅僅是一名在讀本科生。

后來(lái)他獲得省級(jí)獎(jiǎng)學(xué)金，在頒獎(jiǎng)臺(tái)上，他被問(wèn)到“取得如此驕人的成果有何秘訣”時(shí)，他笑容憨厚，回答得更是質(zhì)樸。他說(shuō)：“是‘目標(biāo)’二字?！痹瓉?lái)，他圍繞著自己感興趣的課題，閱讀各種資料，利用身邊可利用的資源不斷做研究，由寬到精，由淺入深，最后得出自己的結(jié)論。

我的另一位同學(xué)則熱愛學(xué)習(xí)外語(yǔ)，每天練口語(yǔ)，記單詞，天天如此，未曾改變過(guò)這個(gè)習(xí)慣。她在大三就考到了專業(yè)六級(jí)證書，大四又順利拿到高級(jí)口譯證書。這樣的成果在我們看來(lái)簡(jiǎn)直是遙不可及。

為什么他們成果卓著？我們可以明顯看出，他們具有清晰的目標(biāo)，案例中，第一位同學(xué)的目標(biāo)是在專業(yè)上取得學(xué)術(shù)成果；第二位同學(xué)的目標(biāo)是提升外語(yǔ)水平。他們通過(guò)持之以恒的行動(dòng)達(dá)成了目標(biāo)，取得成果。

完整的行動(dòng)力定義是，以目標(biāo)為指引、以成果為導(dǎo)向，在特定的時(shí)間范圍內(nèi)，提高工作效率的素質(zhì)和技能。

行動(dòng)力四要素

為了更加深刻地透視行動(dòng)力，需要分析行動(dòng)力具有的四個(gè)基本要素：

1.方向性

最無(wú)效的行動(dòng)就是出色地完成了根本不需要做的事情。在采取行動(dòng)之前，你必須弄清楚，此行動(dòng)的目的是什么，你希望通過(guò)此行動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)或得到什么？

任何行動(dòng)都必須要有明確的目標(biāo)。不清楚自己到底追求什么，不知道什么對(duì)自己來(lái)說(shuō)才是最重要的，把時(shí)間花在與成果無(wú)關(guān)的事情上，這是缺乏行動(dòng)力的最大表現(xiàn)。

高效率人士之所以比別人行動(dòng)效率高，取得的成果多，首要的原因就是，他們非常明白自己的目標(biāo)是什么。做事缺乏主動(dòng)性和積極性的主要原因就是目標(biāo)不清晰，對(duì)自己應(yīng)該做什么、為什么做這些事情，感到既迷茫又混亂。

前文描述的“越忙越空虛”的現(xiàn)象，正是因?yàn)樾袆?dòng)缺乏方向性所致的。沒(méi)有明確目標(biāo)為指引的行動(dòng)好比沒(méi)有導(dǎo)航的輪船，在茫茫大海中隨意漂流，結(jié)果可想而知。

2.持續(xù)性

很多人有目標(biāo)，但無(wú)法最終實(shí)現(xiàn)。他們花費(fèi)很多時(shí)間與精力制定出完美的行動(dòng)計(jì)劃，并且付諸行動(dòng)，但是，這些行動(dòng)都沒(méi)有真正的結(jié)尾。古語(yǔ)云：“無(wú)志之人常立志，有志之人立長(zhǎng)志?！闭f(shuō)的是有了目標(biāo)，還必須持續(xù)不斷地采取行動(dòng)直到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。行動(dòng)有了方向，卻是三分熱情，等熱情減退，行動(dòng)也跟著減少或者干脆停止了行動(dòng)，那么，最終的成果永遠(yuǎn)是可望而不可即。無(wú)數(shù)的目標(biāo)都是因?yàn)槿狈Τ掷m(xù)的行動(dòng)而半途夭折的。

3.有效性

行動(dòng)的有效性包含兩層意思：第一，正確地做事；第二，做正確的事。前者不難理解，方法正確行動(dòng)才會(huì)有效。

后者是指，面對(duì)永遠(yuǎn)做不完的繁雜事務(wù)，必須選擇那些與成果達(dá)成息息相關(guān)的事情；分出事情的輕重緩急；與成果的達(dá)成無(wú)關(guān)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)果斷舍棄。通過(guò)有效的方法和運(yùn)用技巧，你提高了工作效率，但與此同時(shí)又增添了不少新的工作，結(jié)果陷入了越有效率反而越忙的惡性循環(huán)。為什么？——因?yàn)闆](méi)有消減根本不必要做的那部分事情。

4.速度

從行動(dòng)到達(dá)成果是有時(shí)間限制的，在時(shí)間限制的區(qū)間之內(nèi)，行動(dòng)是有意義的，一旦溢出限制的區(qū)間，行動(dòng)則變得毫無(wú)意義。行動(dòng)的速度尤為重要。當(dāng)然，此處所言的速度是在方向正確、方法有效的前提之下，是從行動(dòng)到成果的加速器。

【案例鏈接】

出版社的教訓(xùn)

某出版社計(jì)劃出版一本大型統(tǒng)計(jì)資料集，由于總編特別重視數(shù)據(jù)部分的視覺(jué)效果設(shè)計(jì)，所以，除了編輯人員之外，另外還找來(lái)了兩位設(shè)計(jì)人員參與編輯工作?？偩幷J(rèn)為，所要出版的是新的資料集，所以就算內(nèi)容繁瑣也無(wú)所謂，只要能在幾個(gè)月內(nèi)完成還是非常不錯(cuò)的。但是設(shè)計(jì)人員力求完美，要求總編給10個(gè)月的制作時(shí)間。然而，一年后，書稿才完成一半多，卻出現(xiàn)了夭折的危機(jī)。因?yàn)?，已?jīng)有別的出版社將出版發(fā)行同類書稿。此時(shí)就算繼續(xù)完成似乎也沒(méi)什么意義了，結(jié)果，前期投下的金錢、人力和物力都將付諸東流。