資料文檔也要追求精美

觀察一個人是否真的愛干凈，最好的辦法就是去看他家里的廚房和廁所。如果這個人在外面是西裝革履，干凈利索，家里的廚房和廁所卻臟亂不堪，那他顯然并不是真的愛干凈。同樣，看一家企業(yè)是否真正追求工作的完美，不要去看那些能夠直接為公司創(chuàng)造價值的工作環(huán)節(jié)，而是要看那些不能為公司直接創(chuàng)造價值的環(huán)節(jié)，比如資料和文檔的制作及管理。如果一家公司的各種資源和管理重心全部放到了能為公司直接創(chuàng)造價值的環(huán)節(jié)，比如研發(fā)、銷售，而對文檔管理這種“后勤工作”漠不關心，或者抱有無所謂的態(tài)度，那么可以肯定，這家公司不是真正地追求工作完美。即使它對研發(fā)、銷售這些工作極其重視，那也只是利益的驅動，而非良好的工作理念的驅動。

殼牌是真正追求完美工作理念的企業(yè)，這一點，從它十分重視資料和文檔的制作及管理就可以看出。殼牌的文獻資料通常都不是枯燥的純文字，而多采用圖文并茂的形式，既精細完美，又令人感到賞心悅目。一些制作精美，像藝術品似的文獻和資料，通常會用電子版本的形式保存在公司內部網絡上，以方便保存和閱讀。這樣做，不但可以培養(yǎng)員工追求完美的精神，而且有利于加深員工的理解和記憶，提高他們的工作效率。事實上，在我所接觸和了解到的企業(yè)中，很少有公司像中海殼牌這樣重視文檔資料的制作、編制、管理、歸檔和保管，并把它列為管理的一項基礎性工作。

以中海殼牌的“員工HSE手冊”為例，該手冊顯示了每個人進入廠區(qū)必須穿的全套勞保用品，包括安全帽、安全鞋、防護眼鏡、安全帶、安全熒光背心等。同時，還在旁邊附上標準作業(yè)著裝照片，照片中還顯示出現(xiàn)場施工時的標準作業(yè)姿勢，包括標準作業(yè)姿勢、現(xiàn)場安全用電、登高作業(yè)等現(xiàn)場安全規(guī)范的作業(yè)說明。每張作業(yè)說明都要附上一張標準姿勢照片和一張違章作業(yè)照片，以便員工和施工人員進行對照和比較，從而規(guī)范自己的作業(yè)管理。

員工手冊還包括公司的電話號碼、每個員工的部門、員工編號、員工姓名、員工座位號、電話號碼、手機號碼、電子郵件地址等信息，以及公司的職業(yè)道德、員工的福利政策、相關規(guī)章制度的簡要說明等，內容十分齊全。手冊會定期進行更新，以保證信息的準確和完整。同時為了方便閱讀，員工手冊的表格中每隔一行顏色都不同。

組織結構圖也體現(xiàn)出了中海殼牌的完美工作。在中海殼牌的組織結構圖中，每個人員的崗位都是以方塊的形式顯示在各自部門的組織結構圖上。為了使員工清晰了解同事間的上下級關系，通常會在方框中附上一張個人一寸免冠彩色照片。同時，在組織結構圖的每個方塊中，還會標出人員的相關信息（比如員工姓名、職位、國籍、崗位工作級別等），以便讓新來的員工和管理者看到組織結構圖后，可以對工作關系一目了然。

現(xiàn)代科學研究表明，人的溝通與記憶效果由低到高是這樣排列：語言聲音、文字說明、圖形、模型。因此，中海殼牌的員工在溝通時多使用圖形、表格、曲線、照片、模型等，而盡量減少冗長的文字說明。公司也明確要求，員工在做計劃或報告書時，除了正文要進行一般的文字敘述外，還要盡可能地使用附件形式來詳細表達和說明。附件的內容要盡量采用圖表、曲線和圖片等形式，以充分體現(xiàn)計劃書的細致和嚴謹。這樣要求的好處顯而易見：一是可以讓上級管理者快捷準確地了解計劃方案的內容重點，二是使用附件可以更加詳細地了解工作的主要內容和步驟，便于理 解和記憶。（圖5  溝通記憶圖）