計劃無處不在

在中海殼牌，做每一件事情都必須有詳細的計劃。即使是外出訪問和交流，以及集體外出活動，也必須事先做出精心計劃和周密安排。2003年我們組團去中國石化廣東茂名石化公司參觀，就是一個典型的例子。

由于公司從成立之日起，就從國內各大型石化企業(yè)招聘了許多員工，其中從茂名石化招聘的員工最多，層次也較高，因此，為了進一步協(xié)調和改善地處同一地區(qū)、同一行業(yè)的兩個企業(yè)之間的關系，增進彼此之間的理解和信任，2003年4月，中海殼牌決定由開工總經理約翰?史蒂夫帶隊去茂名石化訪問?？紤]到訪問的級別和層次較高的原因，同時由于當年從該公司到中海殼牌的員工中，我的原職位最高，所以，公司決定由我來負責組織和協(xié)調這次訪問的有關事宜。訪問前，我的上司讓我來制定訪問計劃。由于同處廣東，惠州市到茂名市之間只有500多公里的距離，我想這種訪問一般比較簡單，因此就簡要地寫了一個訪問計劃。沒想到，計劃提交我的上級后，他卻就此提出了很多問題。經過幾次修改，我的這份訪問計劃才算過關。

這次訪問為期兩天，其中一天為來回路程，一天為訪問時間。整個計劃中的每項內容都要事先通過電話或電子郵件多次與對方確認，詳細內容包括：整個來回路程所要耗費的時間；工廠內參觀路線的確認；要會見的茂名石化高層領導姓名、職務；會議經驗介紹；攜帶的禮品檔次；住宿的賓館等等，就連進入廠區(qū)要安裝汽車尾氣阻火器也考慮到了。由于計劃做的詳細具體，訪問也就十分順利和成功，達到了預期的效果。

同樣，在公司組織團隊集體外出活動時，相關計劃也要做的詳細周到，并提前發(fā)送給大家知曉。通常來說，這類計劃要說明活動內容、時間安排、參加人員、地點，必要時還要畫出乘車交通路線圖等，以保證活動的順利展開。

除了這類集體活動，員工的休假也要做好詳細計劃。在中海殼牌，除了國家規(guī)定的法定休假以外，每個員工每年還有15天以上的帶薪休假。為了使自己的休假不影響工作，員工必須將自己的休假次數(shù)、每次的天數(shù)以及時間等填寫在休假計劃表中，由秘書統(tǒng)一匯總，并發(fā)布給大家，以便協(xié)調和交接工作。即使是最高管理層，也要在休假和出差前，做出詳細的計劃，并向全體員工發(fā)布出差或休假的天數(shù)、目的地，以及在休假期間的授權情況，包括責任代理和預算等。

那些需要出差、開會或者參加培訓的員工，也需要事先制訂計劃。如果沒有計劃和預算，上級一般不會批準下屬的申請。有一次，一位來公司不久的部門經理要求出差，當他請示上級時，上級問道：“有計劃嗎（Do you have planning）？有預算嗎（Budget）？緊急嗎（Urgent）？”“如果沒有，不要去（No Action）?！庇捎谑孪葲]有出差計劃，這位經理只好作罷。

這種計劃無處不在的現(xiàn)象，對我這個曾在特大型國有企業(yè)、大型民營企業(yè)工作過的高級經理人來說，感觸特別深刻。國內的一些企業(yè)老總總是說他們整天工作，疲于奔命，即使如此還是“按下葫蘆浮起瓢”，管理始終處在“救火”狀態(tài)。我想，除了缺乏有效授權外，其中最主要的原因，應該就是沒有在思想上認識到工作計劃的重要性。有的人由于對工作缺乏周密的計劃，結果就導致了眉毛胡子一把抓，越忙越亂的結果。有的人則由于計劃制定不嚴謹，結果朝令夕改，致使員工無所適從，執(zhí)行力大打折扣。

韋爾奇在掌控通用電氣時發(fā)現(xiàn)，如果每一次會議都建立在上一次會議的基礎上，這樣就能更有效率地解決問題，而不是在一些重復性問題上糾纏不休。事實上，對任何一家公司來說，計劃都應該像壘金字塔一樣，先把基礎做好，然后一層一層往上做，這樣就減少了重復性勞動，工作也變得更加有序。這實際上也就是跨國公司的老總工作時總是從容不迫，而企業(yè)效益卻穩(wěn)定增長的真正原因之一。他們平時很少加班加點，周末堅持休息、定期度假、打高爾夫球、在海上開游艇、釣魚，生活充滿了樂趣，卻又不耽誤工作，這一切，都是完美計劃的功勞。