小敏是北京龍輝公司常務(wù)副總劉軍的秘書。前天她去劉總的辦公室送郵件時，劉總正在打電話，見她進(jìn)去之后，他馬上捂住話筒對她說：“你趕緊把黃經(jīng)理找來！”說完繼續(xù)打他的電話。于是，小敏馬上打電話給黃經(jīng)理，說劉總有急事找他。當(dāng)黃經(jīng)理急急忙忙來到劉總的辦公室時，劉總冷冰冰地問他：“你有什么事嗎？”原來劉總是南方人，說話王黃不分，他要找的是王經(jīng)理，卻被小敏聽成了“黃經(jīng)理”。結(jié)果小敏不僅挨了劉總的訓(xùn)斥，而且還把黃經(jīng)理給得罪了。

　　昨天上午，小敏去劉總辦公室送材料，劉總正在看資料。她進(jìn)去之后，他頭也沒抬就對她說：“把那份資料給我拿來！”“哪份資料？”小敏一頭霧水，有些莫名其妙。

　　“哪份資料？”劉總有些詫異，抬起頭來盯著她，似乎覺得她問得多余，她沒有理由不知道自己要哪份資料。他愣了一下之后便說：“就是關(guān)于××公司的資料。”小敏給劉總當(dāng)秘書將近半年了，但是直到現(xiàn)在只要一進(jìn)劉總的辦公室，她心里就有些緊張。她不知道自己要怎么樣做才能與劉總“合拍”，因此她想調(diào)換工作，甚至跳槽。小敏在工作上之所以難與劉總“合拍”，是因為她對劉總?cè)狈ζ鸫a的了解。如果秘書對上司缺乏起碼的了解，在工作中就很難領(lǐng)會上司的意圖；不能領(lǐng)會上司的意圖，自然就抓不住自己工作的重點，所以，一些秘書經(jīng)常費力不討好，甚至給上司幫倒忙。很多秘書總覺得自己工作被動，就是因為他們不了解自己的上司，在工作中沒有提前量；工作一被動，就缺乏樂趣，感覺是在“打雜”。

　　秘書必須像推銷員了解自己的客戶那樣了解自己的上司。秘書必須充分了解自己的上司，這可以說是從事秘書職業(yè)的起碼要求。秘書應(yīng)了解上司的工作內(nèi)容、權(quán)限以及上司的工作習(xí)慣，并對上司的性格、價值觀、交往的范圍和一些家庭私事也有基本的了解。如果秘書十分了解自己的上司，知道上司在想什么和準(zhǔn)備做什么，那他的工作就會很主動，工作就會有提前量。工作主動，上司自然就會很高興，并給予積極評價，因而秘書就能享受自己工作的樂趣，“打雜”就不再是件苦差事了。

　　但是秘書與上司雙方在地位、年齡、經(jīng)驗和閱歷等方面存在著巨大的差異，而且每一個上司也都是有七情六欲的人，他們都有自己的個性和愛好，在工作中有自己的工作習(xí)慣和思維方式，所以，秘書要了解上司并不是一件很容易的事。在工作中，如果上司作指示時一是一、二是二，條理清晰，批示明確，秘書理解和執(zhí)行起來就比較容易，很多上司因為工作繁忙，除了重大問題，很少對秘書作明確而又完整的指示，日常工作中的指示大都是口頭和即興的，因而他們的指示大多是含糊和零碎的，這又增加了秘書理解的難度。當(dāng)然，有些時候，連上司自己都不知道自己在想些什么，他當(dāng)然就不可能告訴你他到底在想什么，事實上在一般情況下，上司也不會向秘書作“思想?yún)R報”。

　　留心觀察，循序漸進(jìn)

　　秘書要了解上司和上司的工作，只能循序漸進(jìn)，慢慢地細(xì)心地去觀察和了解上司，例如，他每天見了哪些人，打了哪些電話，批了哪些文件；他在約見客人時，先后順序的安排，談話時間的長短，說話的口氣，關(guān)注的問題等。通過這種日常觀察，秘書就可以逐步了解上司，知道他內(nèi)心真正在想些什么，例如，他目前最關(guān)心哪些問題，哪些問題最讓他頭痛，他有哪些項目想急于實現(xiàn)，他正在籌劃什么項目或行動。如果秘書能真正了解上司在想些什么，那么他也就基本把握了自己的工作重點，在上司想要材料的時候，你已經(jīng)準(zhǔn)備好了；在他想要見什么人的時候，你已經(jīng)把對方的電話號碼找出來了；在他想要杯咖啡的時候，你也已經(jīng)把咖啡沖好了……這樣，即使上司的指示是含糊的甚至只是一個手勢或一個眼神，你也能猜得八九不離十。如果秘書與上司能在工作中配合默契，就能讓自己與上司的工作相得益彰。