本書以文書難易程度為緯，以日常文書、事務文書、公務文書、傳播文書及禮儀文書等為經，涵蓋了高職學生在校及未來職業(yè)生涯所需的各類文種，共計七個項目。每個項目又包含若干個子任務，每個子任務由情境導入、知識點和能力點、經典例文和實戰(zhàn)演練構成。其中，“情境導入”的設計，旨在給學生創(chuàng)設一個良好的學習氛圍，使學生能夠輕松地進入角色，進而愉快地學習和訓練；“知識點”和“能力點”的確定，是圍繞每個學習任務確立的目標和方向；“實戰(zhàn)演練”的安排，目的是使學生對本任務學習中的知識點和能力點進行必要的再現(xiàn)和梳理。另外，項目的開篇設立了學習目標和工作任務，項目結束安排了實戰(zhàn)演練。這樣的編排，既體現(xiàn)了知識內容的系統(tǒng)性，又突出了技能訓練的實操性。同時，本書的編寫還特別注重實例分析，并且在實例選擇上，本著接近學生實際和適合學生需求的原則，一方面選取與學生群體或個體日常學習和生活密切相關的例文，讓學生感受到應用文就在自己的身邊，也為學生學習和實踐提供較好的參考資料；另一方面選取與學生今后的職業(yè)生涯相關的例文，以拓寬學生的視野。
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