國際商務寫作教程

近年來, 世界經(jīng)濟貿(mào)易做法日起靈活, 關系日益廣泛, 進行各種有效的心理溝通已越來越受到從事國際商務活動者的重視, 故而一種理論性和技巧性較強. 形式活潑. 內(nèi)容新穎的專門學科一商務聯(lián)系學（Business Communications）自問世以來就廣為國際商務界所接受, 并無可爭議地成為北美. 西歐等地區(qū)經(jīng)濟管理院校的必修課程.
隨著我國改革. 開放政策的實施, 以及社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和發(fā)展, 商務聯(lián)系學也已悄然在我國經(jīng)貿(mào). 金融等領域顯示了自己的地位, 并為發(fā)展經(jīng)濟貿(mào)易關系. 開拓市場. 提高效益發(fā)揮了獨特的作用. （國際商務寫作教程》一書正是為適應這種形勢需要而編著的, 其目的是讓具備一定經(jīng)驗的商務工作者和經(jīng)貿(mào)
院校本科高年級的學生能通過對本書的學習和訓練, 了解商務聯(lián)系學的基本原則和內(nèi)容, 掌握其中的技巧, 寫出有效的書信, 更妥善地解決國際商務磋商過程中發(fā)生的實際問題.
（國際商務寫作教程》所展示的信例絕大部分選自國內(nèi)外貿(mào)易公司和商務機構(gòu)的對外交往信件. 筆者以眾家商務聯(lián)系學有關著作的理論原則和技巧為主導思想, 結(jié)合我國當前對外貿(mào)易的一些新做法和特點, 對所選的各環(huán)節(jié)典型信例進行了改寫. 歸類, 并逐個進行分析. 比較, 向讀者展示若干規(guī)范的. 高水平的書信及其寫
作技巧. 《 國際商務寫作教程》全書分八章, 共二十五課. 第一章（國際商務聯(lián)系學概念 AN OVERVIEW OF INTERNATIONAL BUSI－NESS COMMUNICATION）簡單介紹了國際商務聯(lián)系學的宗旨及其在該領域的重要性和實用性, 目的是讓讀者熟悉聯(lián)系學的一些基本概念和原則, 為學習后七章積累一定的理性知識.
第二章（商務書信的格式THE LAYOUT ANDAPPEAR－ANCE OF BUSINESS LETTERS）較為詳細地介紹了國際商務書信的格式和組成部分, 強調(diào)了英. 中文書信的不同特盧. . 系統(tǒng)學習商務書信的七大標準部分（7 tandard Parts）和六大特殊部分（6 Specialized Parts）將為日后準確無誤地寫好各類書信奠定基礎.
第三章（日常詢函 ROUTINE INQUIRIES AND RE－QUESTS）主要介紹一些有關咨詢產(chǎn)品. 服務以及人事方面情況的日常書信, 強調(diào)此類書信只限于日常業(yè)務. 其特盧. 是形式規(guī)范, 語言簡明扼要.
第四章（傳遞中性和肯定信息的書信 LETTERS WITHNEUTRALANDPOSITIVE INFORMATION）重點介紹了表達中間或積極態(tài)度. 傳遞中性和肯定信息的商務書信的寫法. 為了達到. G理的溝通, 開拓更多的業(yè)務機會, 這類書信使用的是直接表達法, 即在信的一開頭就傳遞對方期待的信息. 信文必須充分表現(xiàn)作者熱情. 友好的態(tài)度.
第五章（傳遞否定信息的書信 LETTERS WITH NEGATIVEINFORMATION）展示了若干傳遞不愉快信息的否定答復信. 為了讓收信人較為自然地接受其并不希望得到的信息, 使用間接表達法將會起到疏通障礙的作用. 本章通過分析和比較商務磋商過程中一些不愉快問題的解決及其所使用的語言, 幫助讀者加深對這類書信的構(gòu)思. 表達. 及其靈活性的理解和應用.
第六章（說服信LETTERS OF PERSUASION）屬本書中難度最大的一章, 重點介紹了特別懇求. 還盤. 索賠. 催款. 促銷等特別情景的來往書信. 這類書信所處的特定條件是：讀者將不情愿或可能拒絕寫信人的要求或建議. 為了促使對方按寫信人預定的計劃辦事, 寫信時必須使用有效的說服技巧. 這類信體現(xiàn)聯(lián)系學內(nèi)容最為豐富, 其中所闡述的技巧對解決一些較為棘手的問題頗有指導意義和實用價值.
第七章（特別友好來往書信SPECIAL GOODWILL LET-TERS）介紹了幾種看起來似乎與業(yè)務的直接關系不大, 但又必不可少的傳遞特別信息的書信. 本章闡述了這類書信與前幾章所討論的書信的不同寫法, 但目的依然是建立和發(fā)展雙方的友好關系, 以利于各種商務活動的順利進行. 這類書信感情色彩較為濃厚, 筆調(diào)較為親切, 需要寫信人有較扎實的語言基礎.
綜觀第三至七章, 結(jié)構(gòu)大體相同, 每章的開始部分均為該章的學習要點和目的（Introduction）, 然后逐課按問題的類別提供信例（Specimen Letters）, 每個信例的各大段落均配有注釋, 說明該部分的內(nèi)容和特點, 對其表現(xiàn)手法和使用的語言加以分析和比較, 讓讀者較為直接地找到正確的寫作途徑. 每課信例后配有七到十句常用例句（Language in Use）, 目的是向讀者提供更多類似的表達法. 每課的詞匯表（Glossary）主要是解釋一些難度較大的單詞和術(shù)語. 每課后所配復習題（Review Questions）主要供復習該課內(nèi)容之用. 每課的最后部分是應用題（Application Problems）, 這是檢驗掌握該課知識的尺碼. 適量的練習將會加深對同類情景書信技巧的熟悉, 提高運用技能.
本書最后一章（電傳和傳真 TELEX AND FAX）重盧. 介紹了電傳字詞常用略語的組成以及電文的寫作, 目的是讓讀者在實際L作中能運用標準和規(guī)范的語言進行電報. 電傳. 傳真等現(xiàn)代通訊聯(lián)系的商務寫作.
本書在編著過程中得到了尊敬的諸葛霖教授. 史天陸教授. 外籍專家 Tony Gallagher等的指導和幫助, 在引表示深切的感謝, 此外, 我的一些學生在試用過程中曾提出過不少寶貴的建議, 香港廣域?qū)崢I(yè)有限公司等在業(yè)務咨詢方面也提供了許多有價值的參考意見和資料, 在此也表示衷心的感謝.
由于編著時間倉促, 水平有限, 不妥之處在所難免, 在此懇請有關專家. 學者給予批評和指正.
王素清
一九九五年六月
CHAPTER ONE第一章
AN OVERVIEW OF INTERNATIONAL BUSINESS
COMMUNICATION
國際商務聯(lián)系學概論
Lesson 1 Introduction to Business Mmmunlcatlon
商務聯(lián)系學簡介
Lesson 2 Principles for Business Written
Communication
商務聯(lián)系的寫作綱要
CHAPTER TWO第二章
THE LAYOUT AND APPEARANCE OF BUSINESS
LETTERS
商務書信的格式
Lesson3The Standard Parts of Business Letters
商務書信的標準部分
Lesson4The Specialied Parts of Business Letters
商務書信的特別部分
CRAPTER THREE第三章
ROUTINE INQUIRIES AND REQUESTS
日常詢函
Lesson 5 Letters about Routine Inquiries
日常詢盤信
Lesson 6 Letters about Routine Orders
日常訂貨信
Lesson 7 Letters about Routine Claims and Complaints
日常索賠和投訴信
CHAPTER FOUR第四章
LETTERS WITH NEUTRAL AND POSITIVE
INFORMATION
傳遞中性和肯定信息的書信
Lesson 8 Neutral Replies to Routine Requests
對日常詢函的中性答復
Lesson 9 Letters Saying Yes to Inquiries
對詢函的肯定答復
Lesson 10 Letters Saying Yes to Orders
對訂貨信的肯定答復
Lesson 11 Letters Saying Yes to Claims and Complaints
對索賠和投訴信的肯定答復
CHAPTER FIVE第五章
LETTERS WITH NEGATIVE INFORMATION
傳遞否定信息的書信
Lesson 12 Letters Saying No to Requests for Favors
對請求的否定答復
Lesson 13 Letters Saying No to Orders
對訂貨的否定答復
Lesson 14 Letters Saying No to Adjustment Requests
對理賠要求信的否定答復
CHAPTER SIX第六章
LETTERS OF PERSUASION
說服信
Lesson 15 Persuasive Requests for Favors
求助說服信
Lesson 16 Bargaining for Better Terms
討價還價信
Lesson 17 Spedal Adjustment Requests
要求特別理賠信
Lesson 18 Letters for Colleeting Payments
索款信
Lesson 19 Sales Letters
促銷信
CRAPTER SEVEN第七章
SPECIAL GOODWILL LETTERS
特別友好來往書信
Lesson 20 Letters of Appreciation
感謝信
Lesson 21 Letters of Congratulation
祝賀信
Lesson 22 Letters of Sympathy
慰問信
Lesson 23Letters of Recommendation
推薦信
CHAPTER EIGHT第八章
TELEX AND FAX
電傳和傳真
Lesson24 Construction of Telex Words and
Expressions
電傳字詞的組成
Lesson 25 Construction of Telex Messages
電傳的寫作
Specimen Letters 信例
Routine Inquiries and Requests
日常詢函
5. 1A Routine Inquiry Concerning a Product
詢問產(chǎn)品
5. 2 An Inquiry for a Meeting Brochure
索取會議手冊
5. 3 A Request for Extension of a Letter of Credit
要求展期信用證
5. 4A Form Letter for Rountine lnquiry
日常詢函格式
6. 1A Repeat Order for One or
Two Kinds of Goods
再訂貨購一. 兩種商品
6. 2A Routine Order for Sport Supplies
日常訂貨（訂購運動用具）
6. 3A Form Letter for Placing an Order
格式化訂貨信（一般限于再訂貨）
7. 1A Letter of Claim for Correction on
Part of an Order
要求更換部分供貨
7. 2 A Letter of Claim for Replacement
要求替換
7. 3 A Letter of Complaint Concerning
Non-Delivery
未到貨投訴信
Letters with Neutral and Positive Information
傳遞中性和肯定信息的書信
8. 1Routine Response to an Inquiry for a Brochure
對索取商品目錄來函的日常答復
8. 2Routine Reply to an Inquiry for
Product Information
對索取產(chǎn)品信息來函的日常答復
8. 3 Form Letters of Acknowledgement to Orders
對日常訂貨的固定答復
9. 1 A PositiveReplyto anInquiryfor
Reports about a Product
對來函索取產(chǎn)品使用報告的肯定答復
9. 2 A Positive Reply to an Inquiry for
Modification of a Furniture Range
同意按要求調(diào)整家具系列產(chǎn)品
9. 3A Positive Reply to a New Inquiry for
a Commodity Catalog
對首次來函索取商品目錄的肯定答復
10. 1A Letter Saying Yes to a Trial Order
對試訂貨的肯定答復
10. 2 A Psitive Acknowledgement to
a Steady Customer
對老客戶訂貨的肯定答復
10. 3A Favorable Response to a
Non-Routine Order
對特別訂貨的肯定答復
11. 1Granting a Correction
Seller Sending Wrong Goods
答允更換貨物（賣方錯發(fā)貨）
11. 2 Granting an Allowance
Seller Using Improper Packaging
同意補貼（賣方包裝不妥造成損失）
11. 3 Granting a Replacement
Buyer Making a Wrong Choice of Engine
同意換貨（買方誤購發(fā)動機）
11. 4 Granting an Extra Spare Part
Buyer Ignoring the Operation Instruction
同意增發(fā)配件（買方忽略操作說明）
Letters with Neqative Information
傳遞否定信息的書信
12. 1Refusing a Reservation Request for Rooms
無法滿足預訂房間的要求
12. 2 Saying No to the Request for
Sole Distribution Rights
謝絕對獨家經(jīng)銷權(quán)的請求
12. 3 Declining a Request for Information
on Technical Training Programs
婉拒提供技術(shù)培訓計劃的有關情況
12. 4 Saying No to a Job Applicant
婉拒求職申請
13. 1SayingNo Dueto Stock Unavailabilily
現(xiàn)貨不足, 無法供貨
13. 2 Declining a Small－Size Order
訂貨量過小, 不能供貨
13. 3 Delaying an Order Due to
Non—Approval of Import Permission
未獲取進口許可, 推遲供貨
13. 4Delaying an Incomplete Order
訂貨內(nèi)容不清, 推延供貨
14. 1Saying No to a Claim for Repair Fees
拒絕償還修理費
14. 2 Unfavorable Reply to a Claim for
Returning Medicine
無法接受退藥的要求
14. 3 RejectingaClaimin Whicha Third PartyIs
Supposed to Be at Fault
責任在第三方, 拒絕理賠
14. 4DenyingResponsibilityfor
Improper Construction
拒絕承擔建筑工程有誤的責任
Letters of Persuasion
說服信
15. lAsking a Favor of a Speaker
邀請演講人
15. 2Asking a Favor from a Computer Business
請求租用電腦
15. 3 Asking for Confidential Information
咨詢機密信息
16. lAsking for Allowance on Prices
要求價格減讓
16. 2 Rqecting Buyer''s Counteroffer
賣方不接受買方的還價
16. 3 Buyer Insists on Payment by Collection
買方堅持托收付款方式
17. l Asking for Replacement of a Damaged Silk Scarf
under a No-Return Policy
要求替換有毛病的絲巾（商店規(guī)定售后無退換）
17. 2 Requesting a Correction of an Order on the
Assumption that the Buyer is at Fault
要求更換錯發(fā)的貨物（買方被認為有責任）
17. 3 Requesting an Adjustment for Poor Machine
Peformance While People Concerned Deny
Responsibility
要求解決機器故障問題（當事者再三推卸責任）
18. 1Reminders of Overdue Payments
提醒支付拖欠款
18. 2 Inquiries for Oerdue Payments
請求支付拖欠款
18. 3 Letters of Urgency for Overdue Payments
敦促支付拖欠款
18. 4 Letters of Ultimatum
最后通碟
19. 1A Sales Letter with an Appeal to Convenience
加強潛在客戶對產(chǎn)品使用便利的認識
19. 2 A Sales Letter with an Appeal to Pride
以自豪感激勵購買行為
19. 3 A Sales Letter with an Appeal to Economy
宣傳產(chǎn)品物美價廉
Special Goodwill Letters
特別友好來往書信
20. 1A letter of Appreciation
for Arrangement of a Visit
對訪問安排表示感謝
20. 2A Letter of Appreciation to a New Customer
歡迎新客戶
20. 3A Letter Welcoming a Foreign Guest
歡迎外國客人
20. 4A Thank-you Letter for a PleasantEveningat
Someone''s Home
感謝在某人家里度過的愉快夜晚
21. 1Congratulation on Someone''s Promtion
祝賀某人晉升
21. 2Congratulation on an Award of a
Public Honor
祝賀某人獲得榮譽
21. 3 A Short Note of boulation Marriage
恭賀新婚
21. 4 Replying to Congratulation on an
Award of Honor
答謝信（對祝賀某人獲得榮譽信件的答復）
21. 5 Replying to Congratulation on Promotion
答謝信（對祝賀某人晉升信件的答復）
22. 1 A Letter of to a Business Associate
悼念業(yè)務伙伴
22. 2 A Letter of Condolence to a Friend
悼念友人
22. 3 A Letter of Sympathy to a Business Assiciate
問候受傷的業(yè)務伙伴
22. 4 An Acknowledgement of Condolence
對吊唁信的答復
23. 1 Request for Information about an Individual
個人情況咨詢信
23. 2 Requestfor Writing a Recommendtion
請求別人寫推薦信
23. 3 A Letter of Recommendation from a Former
Employer
來自原雇主的推薦信
23. 4 A letter of Recommendation froma Former
Professor
來自原教授的推薦信